Medlemsmøte 24. april 2017

 

Møtet ble holdt kl. 18:00 -19.30 i Klubbhuset på Hvitstein stadion. Den annonserte dugnaden før møtet ble avlyst på grunn av været.

Til stede: 29 medlemmer

Møteleder og referent: Lars Gunnar

1 Orienteringssaker

Det ble orientert om sommersesongen 2017 i HPK (Holmestrandcupen og klubbmesterskap. Nytt av året er klubbmesterskap i trippel åpen klasse. Oversikten er å finne under kalender 2017 på HPKs hjemmeside.

Det ble orientert om våre to nasjonale stevner: Holmestrand Open 10. og 11. juni og «Gausengrisen» 16. september, Sistnevnte bør få nytt navn. Dette tar styret opp etter forslag fra medlemmer.

Det ble redegjort for planleggingen av NM 2017. Både kommunen og HIF har vært meget samarbeidsvillige. Det samme gjelder Seksjon Petanque. Så planleggingen går greit. Vi trenger stor innsats fra medlemmene både før, under og etter arrangementet.

2 Oppfølging av budsjettvedtak på årsmøtet 2017

Forslag til revisjon av HPKs budsjett 2017 ble enstemmig godkjent, jf. årsmøtevedtak

3 «Min innsats 2017» – oppsett av dugnadsplaner

Resten av møtet ble brukt til å orientere om - og å melde seg på -  diverse dugnadslister:

  • Kioskvakter tirsdager og ved klubbmesterskap samt to nasjonale stevner v/Glenn og kioskkomiteen. Meld deg til Glen!
  • Dugnadsinnsats utover kiosktjenester og resultat-føring på våre to nasjonale stevner v/Johnny og turneringsutvalget. Meld deg til Johnny!
  • Vertskapsteam under NM v/Lars Gunnar. Meld deg til Lars Gunnar!
  • Resultatservice (data) v/Helge Skjørberg. (Oversikt er laget under Kalender 2017)
  • Vakter på mandagsarrangementene på Kjærsenteret v/Thor Stang. Meld deg til Thor!
  • Rigging, vedlikehold og rydding av baner v/banemester Daniel. Her bruker vi vanlige rutiner.
  • Dugnadsbehov i Peter Pan-hallen foran neste sesong v/Ståle og hall-styret. Tas opp på seinsommeren

Dersom de nødvendige dugnadslistene ikke blir fylt opp gjennom frivillig påmelding i løpet av 2-3 uker, kan styret pålegge medlemmer å bidra.   

Medlemsmøte 13.2.2007

Referat fra medlemsmøtet 13.02.2017

Til stede: 22 medlemmer

Møteleder: Lars Gunnar Lingås

Referent: Thor Stang

8 saker på sakskartet. Sak nr. 7 og 8 vil bli behandlet på et senere tidspunkt.

Sak 1  Premiering med Flax lodd på onsdager: Skal spillere som spiller både tirsdag og onsdag og blir nr. 1 eller 2 under onsdagens spill og i utgangspunktet er kvalifisert til premiering med flaxlodd, motta denne premieringen. Dette da til fortrengning for de som bare spiller onsdag.

Konklusjon: Dagens ordning opprettholdes

Sak 2  Baneforholdene: Det har vært ulike synspunkter på underlaget på banene. Det har vært variasjoner i mengde og størrelse på grusen som er benyttet. Størst kritikk var det rettet mot at grusen inneholdt for store steiner. Det bør ved grusing benyttes noe finere grus som ikke inneholder så store steiner som i dag. Imidlertid, slik som banene fremstår pr i dag, bør forholdene kunne aksepteres av alle.

Konklusjon: Hallkomiteen ved Ståle avgjør om det skal legges på grus eller ikke på banene og hvilken dimensjon grusen bør ha. Eventuelle innspill vil bli vurdert

Sak 3  En mer spennende meny på spillekveldene i Peter Pan-hallen. Må sees i sammenheng med om vi har personell som kan ta seg av dette.

Konklusjon: Som en prøveordning: Vi kjøper inn frosne pizzastykker (porsjonsstykker) som kan varmes i mikrobølgeovnen

Sak 4  Klubbens facebookside. Facebooksiden benyttes svært lite. Det er valgt feil konsept. Gruppeside antas å øke aktiviteten

Konklusjon: Nåværende side fjernes og en ny gruppeside side opprettes. Roger Johansen ordner dette

Sak 5  Nye internasjonale regler. Hvis det står uavgjort ved rundens avslutning, må man fremover spille til ett av lagene har vunnet? Skal vi følge alle de nye reglene, eller kan vi benytte egne regler? Bør tilpasse oss det som benyttes internasjonalt. Nye regler gjeldende i Norge kommer etter avholdelsen av tinget.

Konklusjon: Vi venter til tinget er avholdt

Sak 6  Klubbdrakter med logo: Enkelte klager på at nåværende trøyer fra Univern gjør brukere klamme på ryggen. Vi har imidlertid allerede investert i et antall trøyer med trykk.

Konklusjon: Vi bruker opp de trøyene vi allerede har fra Univern

Sak 7:  Kommende uteserie. Spille 3 eller 4 kamper pr kveld? Behandles senere.

Sak 8:  Hva gjør vi med rekrutteringen fremover? Behandles senere.

 

 

 

 

Referat fra styremøtene

For nyere referater se her

Referat fra styremøte 2. november 2015

i Peter Pan-hallen kl. 18-20

 

Til stede: Thor, Peter, Kjell-Rune, Ingri, Hilde, Glen, Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

 

29/15   Godkjenning av referater

Referat fra styremøtene 3.8 og 29.9 ble godkjent

30/15   Diverse orienteringer

     i.      Opplegg for vinterens medlemsaktiviteter. Blant andre Helge og Bjørn-Arne sørger for resultatføring på de onsdagene Peter er forhindret. Det fungerer med resultatutsendinger.

    ii.      Oversikt over bruken av hallen. Eksterne bestillinger går via Lars Gunnar. Peter lager en oppdatert oversikt over bestillingene, unntatt den faste bruken mandager («Botnegjengen»), tirsdager og onsdager (Peter Pan-cupen)

   iii.      Den nye petanquebanen på Dulpen er ferdig, og har blitt skikkelig fin. Vi takker Holmestrand kommunen! (se sak 42 nedenfor)

   iv.      Sponsoravtale DnB mm (Thor). Det er lite trolig at DnB vil forlenge avtalen. Avklares 13.11.

31/15    Status økonomi – hvordan ligger vi an med klubbens økonomi?

HPKs økonomi er god. Ingen budsjettoverskridelser så langt, og mer inntekter enn budsjettert.

32/15    Status antall medlemmer og medlemsoversikt, antall lisenser

85 har betalt kontingent 2015. Om lag 10 har kun ett års restanse

og består som medlemmer inntil årsmøtet. 20 eller 21 har lisens (1 innbetaling er navnløs inntil NFF finner ut av det).

Helge S. og Peter oppdaterer medlemsoversikten på HPKs hjemmeside

33/15   Evaluering av utesesongen

2015 ble en fin utesesong med mange fine spillekvelder og god

stemning. Noen etterlyste to spillekvelder også i sommersesongen.

34/15   Vaktene på Kjærsenteret – oppsummering.

Avviklingen av tilbudet på Kjærsenteret har fungert knirkefritt i

2015. Thor har hatt godt grep om dette og alle som har påtatt seg vaktansvar, har stilt opp. Fornøyde spillere!

35/15   Mediadekningen av klubbens aktiviteter

Rolf Bjerke og Lars Gunnar prøver å få inn referater hver uke i

Jarlsberg. Ellers er petanqueresultater på Facebook mye besøkt

36/15  Oppdatering av HPKs webside

HPKs hjemmeside er nå rimelig bra oppdatert og jevnlig besøkt. Helge S., Peter og Lars Gunnar er de som nå oppdaterer, men vi ønsker en webansvarlig valgt på årsmøtet.

37/15  Innkjøp av nytt kjøleskap og annet utstyr på kjøkkenet

Dette er vedtatt før, men ikke effektuert. Vi kjøper nytt skap (ca.

200 l kjøl og 60-70 l frys). Thor effektuerer dette, gjerne i forbindelse med salg. Pris 2-3.000 kroner pluss frakt til hallen.

38/15   Ev. innstilling på nye æresmedlemmer

Vi venter 1 år før ev flere æresmedlemmer foreslås

39/15  Julebord 21.11 – påmelding, bestilling av lokaler og mat. Innslag.

Leie av Ødegårdbua er i orden fra 12:00 lørdag 21.11 til 12 neste

dag, kontrakt undertegnet. Leiepris 1000 kroner inkluderer service

og dekketøy.

Hilde kontakter Wenche Berg for levering av mat (samme som i

fjor og alle var meget fornøyd med maten). Påmeldingsfristen er

11.11.

Styret sørger for pynting og pådekking med hjelp fra frivillige.

Det oppnevnes egen ryddekomite.

Det fremkom kritikk av at leder hadde satt påmeldingsavgiften til kun 50 kroner. Leder begrunnet dette med at vi har bevilget nok penger på årsmøtet til julebord.

Prisen på 50 kroner fastholdes (mot 2 stemmer)

40/15  Gravering av pokaler. Premier

Det er laget en liste over hvem som har vandrepokaler som leveres inn i uke 45. Hilde prøver å få gravert navn på vinnere 2016, men tiden er knapp.

Det kjøpes inn 90 Flax-lodd samt noen andre premier fra Petanqueklubben

41/15  Skal vi søke NM 2017? Våre arrangement 2016

Vi sjekker utleie av Hvidsten stadion og går ev videre også med ytterligere utsjekking av Nykirke. Vi trenger et par sentrale kandidater til et arrangementsutvalg. Og vi satser på å engasjere eksterne krefter til kioskdrift. Hvis alle premisser faller på plass, sender vi søknad til forbundet innen 14.11.

For sesongen 2016 legger vi inn søknad om å arrangere Holmestrand Open (medio juni), Gausengrisen (ultimo august) og +55 kvalik.

42/15  Kjøp av en informasjonstavle på den nye petanquebanen på Dulpen (kostnad, tekst osv.)

Vi ønsker å spandere et blått buet informasjonsskilt (stilen er lagt av kommunen). Teksten skal være meget kort: hva er petanque, litt om HPK pluss logo, samt utleie av kuler (hotellet, turistinfo). Ståle B.og Lars Gunnar utformer tekst. Vi bestiller hos Botneskilt, og prøver å få det på plass før våren. Vi sjekker pris og tar det opp på nytt hvis det er dyrere enn 2-3.000.

43/15   Melding til valgkomite fra styremedlemmer som er på valg

Lars Gunnar, Kjell Rune, Ingri og Sissel er på valg. Valgkomiteen får

beskjed fra disse om de tar gjenvalg eller ei.

44/15   Eventuelt

Thor påtar seg å lage et tilbud om en petanque/ferie/handletur til

Tarp ved Flensburg (jf sak 18 d).

 

Referat fra styremøte mandag 3. august 2015

 

Møtet ble holdt hjemme hos Lars Gunnar kl. 18-19:30.

Til stede: Ingri, Hilde, Glen, Kjell Rune, Peter og Lars Gunnar

Leder i turneringsutvalget Johnny Skjørberg tiltrådte møte vedr. sak 23.

Avbud: Thor og Sissel

Referent: Lars Gunnar

 

Sak 21/2015

Referat fra styremøte 1.6 samt ekstraordinært styremøte 7.7.

Gjennomgang av oppfølgingssaker: sak 17/2015 (NM 2017). Grusbanen på Nykirke er egnet og lokal fotballklubb kan utfordres vedrørende kioskansvar.

Vedtak: Referatene fra styremøtene 1.6 og 7.7 godkjennes

Vi innleder dialog med forbundsstyret vedrørende mulig arrangøransvar for NM 2017

 

Sak 22/2015

Økonomisk status: Vi har ca. 75.000 på bok og har ingen budsjettoverskridelser så langt. Holmestrand Open ga gode inntekter. Vi registrerer oss for Momsfritak 2014.

Vedtak: Orienteringen tatt til etterretning

 

Sak 23/2015

Gausengrisen 2015 22. august – rekruttering av folk til diverse tjenester.

Vedtak: Ingri starter registering av frivillige til kiosktjenester og baking de to neste tirsdagene.

 

Sak 24/2015

Innkommet forslag fra Jan Åge Paulsen om premiering av kvinner i klubbturneringene.

Vedtak (enstemmig): Forslaget avvises

 

Sak 25/2015

Kvalifisering til Europacup for lag 2016

Vedtak: HPK kan ikke påta seg å arrangere kvalifiseringen 15 og 16. august, da dette er uka før «Gausengrisen».

HPKs deltakelse i kvalifiseringen forutsetter at en kvinne senest 4. august melder sin interesse for å delta på et lag. Dersom så skjer, vil styret innen 7. august ta ut et lag.

 

Sak 26/2015

Eventuelt

Ingen saker under eventuelt.

 

Referat fra ekstraordinært styremøte tirsdag 7. juli 2015

 

Møtet ble holdt i pausen under spillekvelden på Nedre Gausen

 

Til stede: Thor, Peter, Ingri, Sidsel og Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

Møtet ble avholdt som ekstra styremøte uten forhåndsinnkalling for å behandle to kurante økonomiske saker

 

 

Sak 19/2015

Søknad fra Helge Skjørberg, Ståle Baksetersveen og Hans-Erik Rønneid Hansen om økonomisk støtte til å representere HPK og Norge i 6 nasjoners landskamp for veteraner i Danmark i september (2000 kroner pr person).

Vedtak:

Søknaden innvilges i henhold til vedtatte retningslinjer for reisestøtte

 

Sak 20/2015

Søknad om dekning av deltakeravgift ved kvalifisering til landslag for veteraner. HPK stilte med tre lag (a 300 kroner).

Vedtak:

Søknaden innvilges. Kasserer refunderer/ betaler regningene 

 

Referat fra styremøte mandag 1. juni 2015

 

Møtet ble holdt i Peter Pan-hallen mandag 1. juni kl. 18:00- 19:00.

 

Til stede: Thor, Peter, Ingri, Hilde, Glen, Kjell Rune og Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

 

 

Sak 12/2015

Referat fra styremøte 9.3 ble godkjent

 

Sak 13/2015

Økonomisk status er som forventet for perioden mars-april-mai.

80 av 95 registrerte medlemmer har betalt kontingent.

Vedtak:

Peter sender purringer. De som skylder for to år vil få brev fra leder. Hvis de ikke betaler eller svarer, ble det vedtatt å stryke dem fra medlemslisten. Vi har fem nye medlemmer i år.

 

Sak 14/2015

Holmestrand Open 13 og 14. juni – rekruttering av folk til diverse tjenester.

Vedtak:

Hilde besørger nødvendig innkjøp. Thor setter opp liste over kakebakere og kioskvakter. Lars Gunnar snakker med Jan Øivind Lønn om sekretariatfunksjonen.

 

Sak 15/2015

Kommunen vil lage en liten petanquebane på Dulpen ved hotellet. Det gir muligheter for rekruttering blant badegjester og hotellgjester.

Vedtak:

HPK påtar seg vedlikeholdet på denne. Lars Gunnar informerer kommunen om dette

 

Sak 16/2015

Avtalen med Alf Johan Svele om leie av Peter Pan-hallen. Avtalen varer til 30.4.2016. Se også sak 09/15

Vedtak:

Vi innleder forhandlinger med Svele om forlengelse av avtalen. Vi satser på leie ut 2018 eller lenger.

 

Sak 17/2015

NM 2017.

Vedtak:

Peter undersøker to-tre mulige egnede baner. Dersom disse er tilfredsstillende og kan leies, innleder vi forhandlinger med VPK og TT om samarbeid. Dersom disse forutsetningene er til stede, melder vi vår interesse til forbundet.

 

Sak 18/2015

Eventuelt og orienteringer

  1. Peter har registrert noen påmeldinger til NM
  2. Vi minner om treningsmuligheter torsdager kl. 18
  3. Noen Hof-innbyggere planlegger en bane der og har hentet nyttig informasjon hos oss. De er velkomne på tirsdagene.
  4. Thor redegjorde for planer på sikt om «treningsleir»/feriemuligheter ved et hyggelig hotell i Tarp ved Flensburg (dansktalende del av Tyskland), Det er kun på skisseplan ennå ettersom det må gjøres sonderinger med hotellet vedrørende bane og lokale petanqueklubber.
  5. Alle som trenger og ønsker drakter (piquetskjorter, flisgensere og regnjakker) med logo vil lunne få dette på Univern. Glen snakker med Univern om dette, og Lars Gunnar oversender logo.

 

Referat fra styremøte 24. mars 2015

 

Møte i Peter Pan-hallen 24.3.2015 kl. 17.15

Til stede: Thor, Peter, Kjell Rune, Lars Gunnar

Referent: Lars Gunnar

Avbud (uten innsigelser til innstillingen i saken): Hilde, Glenn og Ingri

Sak 12/2015 Dekning av utgifter ved deltakelse i turneringer mm.

Jf sak 08/2015 samt 06/14 “Godtgjørelse for bilførere”.

Saken ble behandlet for å få tydeligere og oppdaterte retningslinjer. Følgende retningslinjer, gjeldende fra 24.3.2015, ble enstemmig vedtatt:

Dekning av utgifter ved HPK-medlemmers deltakelse i turneringer

  1. 1.       HPK dekker inntil 100 kroner pr reise av de reiseutgiftene som medlemmer har til felles transport til og fra turneringer i Østlandsregionen. Med turneringer menes Vinterserien og nasjonale stevner i alle deltakerklasser som er annonsert av Petanqueforbundet. Med Østlandsregionen forstås spillesteder utenfor eget fylke i Østfold, Buskerud, Akershus og Oslo. Reiseutgifter til turneringer i eget fylke dekkes ikke.
  2. 2.       Det forutsettes at medlemmer organiserer felles biltransport til og fra turneringer med minimum 2 spillere i hver bil. Det avtales at de som reiser sammen, spleiser på utgifter som bilfører har utover tilskuddet fra klubben. Medpassasjerenes andel skal sammen med klubbens tilskudd dekke bileiers utgifter slik:

 

  1. a.       Reiser med bruk av Bastøyferga: kr 300 pr bil
  2. b.      Reiser til og fra Oslo: kr 500 pr bil pluss bompenger og ev parkeringsutgifter
  3. c.       Reiser til andre lokaliteter i regionen: kr 3 pr km pluss bompenger

Disse satsene reguleres i mars hvert år dersom prisnivået tilsier det. Utbetaling av klubbens tilskudd som er innenfor disse kriteriene, behandles på fullmakt av kasserer.

  1. 3.       Reisetilskudd til deltakelse utenfor Østlandsregionen og i utlandet behandles av styret etter søknad i forkant av slik deltakelse. Søknad bør sendes minst 2 uker i forkant eller så snart det er mulig etter påmelding. Tilskuddet vil kun dekke en del av utgiftene og øvre grense for slike tilskudd vil være 2000 kroner.
  2. 4.       Tillitsvalgtes reiseutgifter til ivaretakelse av verv og representasjon dekkes av HPK etter billigste reisemåte
  3. 5.       Ved deltakelse i NM dekker HPK deltakeravgiften, men ikke reiseutgifter for aktive medlemmer. Med aktive medlemmer menes medlemmer som har deltatt på minst 5 spillekvelder i klubben i løpet av året samt at de har deltatt på minst 1 dugnad eller har minst 1 verv i klubben.

Referat fra styremøte 9. mars 2015

Møte ble hjemme hos Lars Gunnar Lingås mandag 9. mars kl. 18:00. Det ble servert middag.

Til stede: Thor Stang, Hilde Thorsen, Ingri Lie, Glenn Gurrich, Kjell Rune Karlsen og Lars Gunnar Lingås.

Avbud: Peter Häring

Referent: Lars Gunnar Lingås

 

Sak 04/2015

Referat fra styremøte 8.2 ble godkjent

 

Sak 05/2015

Drøfting av saker på årsmøte i Petanqueforbundet og Tinget for Fleridrettsforbundet 21.3.

Lars Gunnar får fullmakt til å fremme klubbens synspunkter vedrørende NM 2015 og videre framover

Mona Sundet godkjennes som delegat fra HPK på Tinget i tillegg til Lars Gunnar Lingås.

 

Sak 06/2015

Ansvar for mandagsarrangementene ved Kjærsenteret sommeren 2015. Lars Gunnar lager liste over aktuelle mandager og ber folk skrive seg på før oppstart 20.4. Thor tar ansvar for oppfølging.

 

Sak 07/2015

Tiltak for å øke HPKs deltakelse ved nasjonale stevner.

Det legges ikke noe press på medlemmer for å delta i nasjonale stevner. Vi spør de som tegner lisens for 2015 om deres motivasjon for å delta i større grad. En motivasjonsfaktor kan være at elitespillerne i klubben er mer åpen for å spille sammen med spillere på noe lavere nivå som gjerne vil prøve seg. Dette skal ev ikke gjelde NM.

 

Sak 08/2015

Prinsipper for reisestøtte mm til arrangementer

Thor og Lars Gunnar ser på tidligere vedtak og vurderer om det er behov for endringer. På bakgrunn av tidligere vedtak (ev med noen justeringer) gis det fullmakt til kasserer og leder å innvilge søknader. Prinsipper og retningslinjer legges ut på websiden.

Dekning av påmeldingsavgift til NM skal kun gjelde for aktive medlemmer, det vil si medlemmer som deltar i klubbspill og dugnader.

 

Sak 09/2015

Dugnad i hallen, tidspunkt og organisering

Hallstyret lager oversikt over gjøremål og oppussingsbehov. Lars Gunnar sjekker med utleier om utsikten for leiekontraktens varighet. Styret mobiliserer til dugnadsdeltakelse. Tidspunkt: etter påske.

Det etterlyses effektuering av tidligere vedtak om nytt kjøleskap.

 

 

Sak 10/2015

Utesesongen 2015.

Lars Gunnar avklarer med Statped/Statsbygg leieforholdet på Nedre Gausen sommeren 2015.

 

Treningskamper uten tellende resultat 7. og 14. april.

Tellende utesesong starter 21. april og går hver tirsdag til 8. september.

Det betyr 21 spillekvelder hvorav 15 blir tellende.

Singelspill 9. juni og 8. september. Turneringsutvalget utarbeider endelig oversikt over arrangementer og regler.

 

Klubbmesterskapene avvikles på torsdager slik:

Åpen singel:                                     04. juni

Damer singel:                                  11. juni

Veteran + 55 singel:                      18. juni

Veteran + 55 dobbel:                    23. juli

Veteran + 65 singel:                       30. juli

Veteran + 65 dobbel:                    6. august

Mix dobbel:                                      13. august

Åpen dobbel:                                   27. august

Åpen skyting:                                   03. september

 

Sak 11/2015

Eventuelt

a)      Økonomi pr 28.2.2015. Inntekter: 25.134,55; Utgifter: 22.739,92. Overskudd: 2.394,63. Så langt er kontingentinnbetalingene på 3.450,00 (23 medlemmer)

b)      Styret vedtar å gi en liten gave til alle aktive medlemmer ved oppstart av utesesongen

c)       Opprydning etter spill. Vi innfører samme ordning inne som ute, nemlig at spillere på bane 1 i siste spill får ansvar for rydding. Oppfordring til at alle dessuten rydder etter seg selv.

d)      Det er trening i PP-hallen inne hver torsdag kl. 18. Ute blir det trening fortrinnsvis på onsdager kl. 12 forutsatt at banen er tilgjengelig i forhold til Statpeds egen bruk.

e)      Kioskvogna: Hilde påtar seg å vaske denne. Glenn kjøper nye dekk til vogna. Begge deler før 21. april.

f)       Hilde kjøper inn nøkkelboks med kodelås til hallen.

g)      Neste styremøte estimeres til 8. juni kl. 18:00, ved behov tidligere.

Årsmøte 2015

 

 

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 9. februar 2015 kl. 19:00 i Peter Pan-hallen

 

Dagsorden

 

1) Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer

2) Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden

3) Valg av dirigent(er), sekretær(er), samt 2 representanter til å underskrive protokollen

4) Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg

5) Behandling av klubbens regnskap etter revisjon

6) Behandling av innkomne forslag og saker

7) Fastsetting av medlemskontingent for 2015

8) Vedta klubbens budsjett for 2015

9) Behandling klubbens organisasjonsplan

10) Valg:

                  a) Leder og nestleder

                  b) 5 styremedlemmer og minst 1 varamedlem

                  c) Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan                        

                  d) 2 revisorer samt vararevisor

                  e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner

                      klubben er tilsluttet

                  f) Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem

                      for neste årsmøte

 

 

1. Det møtte 20 stemmeberettigede medlemmer.                     

 

2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.

 

3. Arild Øynes ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Gunnar Strømmen og Mona Sundet ble valgt til å underskrive protokollen.

 

4. Klubbens årsberetning for 2014 ble gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget, årsrapport fra Hallstyret, årsrapport fra utvalg for hall/bane-prosjekt ble gjennomgått og orientering om Kiosk- og arrangementsutvalget ble gjennomgått.  Årsberetning for 2014 og rapportene fra nevnte utvalg ble godkjent.

 

5. Foreningens regnskap ble fremlagt. Regnskapet for 2014 ble godkjent. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet var i orden, og kasserer fikk ros for god økonomisk styring

 

6. Innkomne forslag

 

Forslag fra styret om Rullerende valgordning ved valg av styremedlemmer:

 

«Styrets medlemmer velges fra og med 2016 for 2 – to – år, slik at 3-4 av vervene er på valg annet hvert år.

For 2015 velges inntil halve styret for 2 år i denne rekkefølge:

Nestleder, kasserer og ett styremedlem velges for 2 år (2015-16):.

Leder, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer velges for 1 år (2015). I 2016 velges også disse vervene for 2 år»

     Forslaget ble enstemmig vedtatt

     Forslag fra hallkomiteen

«Hallkomiteen nedlegges. Arbeidet legges på is i 2015. Styret gjenoppnevner hallkomite, dersom det blir behov for det».

      Forslaget ble enstemmig vedtatt

     Forslag fra styret om Reglement for utleie av Peter Pan-hallen:

«I forståelse med eier har HPK anledning til å leie ut Peter Pan-hallen til formål som knytter seg til petanque.

All utleie administreres av leder av hallstyret, som velges av HPKs årsmøte. Alle som leier, skal navngi en ansvarlig person for leieforholdet.

Prioritet ved bruk av hallen

1. HPK og HPKs medlemmer har første prioritet ved bruk av hallen. HPKs styret, i samarbeid med klubbens turneringsutvalg, fastsetter i september hvert år HPKs egne innendørs turneringer (medlemsturneringer og nasjonale turneringer i regi av HPK). Disse får prioritet foran andre

2. Medlemmer som har betalt årsavgift kan fritt bruke hallen når som helst når den ikke allerede er booket

3. Andre interesserte (andre klubber, forbundet og andre klubbers medlemmer) bes sende sine ønskede bookinger for året i løpet av september. Disse ønskene besvares så snart som mulig

4. Andre interesserte kan booke seinere dersom det er ledig

Priser

1. Utleie til andre enn HPK og HPKs medlemmer som har betalt årsavgift koster 600 kroner pr gang uansett antall spillere.

2. Leieprisen faktureres av kasserer med 2 ukers betalingsfrist 

3. Avbooking må skje senest 1 uke i forveien for å slippe betaling

Annet

1. Hallstyret sørger for at hallen er i brukbar stand når den skal brukes eller utleies. Dette inkluderer at det er tilgjengelige kioskvarer for kjøp av brukere/leietagere

2. Brukere/leietakere v/navngitt ansvarlig skal sørge for betaling av kioskvarer, enten ved å legge igjen penger i betalingsboksen eller ved merket innbetaling til HPKs konto 1594 46 03856 (foretrekkes ved større beløp)

3. Hallen og toalettet skal forlates i ryddig tilstand»

 

     Forslaget ble enstemmig vedtatt

 

 

7. Fastsetting av medlemskontingent for 2015

 

Styret foreslo at medlemskontingenten for 2015 økes til 200 kroner pr medlem.

Ingri Lie foreslo at nåværende kontingent på 150 kroner blir uendret

Ved alternativ votering ble Ingri Lies forslag vedtatt med 11 mot 9 stemmer

 

Jan Åge Paulsen foreslo at studenter og skoleelever skal betale halv kontingent (75 kroner)

     Forslaget ble enstemmig vedtatt

8. Styrets forslag til budsjett for 2015 ble gjennomgått og justert som følge av vedtaket i sak 7.

Budsjettet ble enstemmig vedtatt med anslåtte inntekter på 164.500 kroner og anslåtte utgifter på 170.500 kroner

9. Styrets forslag til organisasjonsplan for 2015 ble lagt fram

«Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen.

Turneringsutvalg: Det velges 4 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Banemesteren er selvskreven medlem av utvalget.

Kiosk- og arrangementsutvalg: Det velges inntil 5 medlemmer som i samarbeid med styret har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer. Utvalget har ansvaret for forberedelser og avvikling av julebord og andre medlemsarrangementer. Utvalget vil også ha ansvar for kioskvognen, inkl. transport av denne til og fra Gausen.

Hall og Bane Prosjekt-utvalget. Dette utvalget oppnevnes av styret dersom utviklingen tilsier behov for et slikt utvalg i 2015.

 

 Organisasjonsplan for 2015 ble enstemmig vedtatt

 

10. Valg

 

Følgende valg ble foretatt, alle ved akklamasjon:

 

Styret

Leder                   Lars Gunnar Lingås     1 år

Nestleder             Thor Stang                 2 år

Kasserer                Peter Hæring            2 år

Styremedlem         Kjell Rune Karlsen     1 år

Styremedlem         Hilde Thorsen           2 år

Styremedlem         Glen Gurrich            2 år

Styremedlem         Ingri Lie                   1 år

Varamedlem          Sissel Skjørberg Nilsen 1 år

 

     Turneringsutvalg

Leder                 Johnny Skjørberg

Medlemmer         Peter Häring

                         Bjørn Arne Nordhagen  

                         Daniel Hushovd

Vara                   Jan Øyvind Lønn     

 

     Hallkomite

     Leder              Ståle Baksetersveen

     Medlemmer      Kjell Rune Karlsen

                            Harald Tronrud

     Kiosk-komite

Leder                    Sissel Skjørberg Nilsen

Medlemmer           Hilde Thorsen

                            Randi Jørgensen

                            Gunnar Strømmen

 

     Revisorer

     Hans Erik Dahl

     Jan Egil Sirèn

     Hans Erik Rønneid Hansen (vara) 

    

Valg av representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet

            Årsmøte delegerte til styret å oppnevne disse

 

      Valgkomite        Aina Johansen

                             Manni Norli

                             Johnny Skjørberg

                             Reidun Thorsen (vara)

 

Leder takket avtroppende styremedlem Johnny Skjørberg for innsatsen, og årsmøtet for 2014 ble avsluttet.

 

 

Holmestrand 10. februar 2015

Protokollfører: 

Lars Gunnar Lingås

 Undertegnere av protokollen:

 Gunnar Strømmen         Mona Sundet

 

 

 

 

Referat fra styremøte 9.2.2015

Referat fra styremøte torsdag 9. februar 2015

 

Møte ble avholdt i Peter Pan-hallen i forlengelse av årsmøtet

 

Til stede: Lars Gunnar, Peter, Glenn, Kjell, Ingri, Hilde, Sissel.

Thor hadde avbud på grunn av sykdom.

 

Sak 01/2015

Representasjon på Tinget for Fleridrettsforbundet

 

Vedtak: Lars Gunnar Lingås representerer HPK på Tinget 21. mars

 

Sak 02/2015

Søknad om reisestøtte til V65 Vestby mandag 16.2.15 fra 4 medlemmer

Leder foreslo å gi slik støtte. Det ble reist motforslag om å avslå søknaden fordi vi ikke har retningslinjer for bruk av reisestøtte, og fordi det ikke bør ytes til småutgifter ved deltakelse i lokale arrangementer. Ved avstemning fikk sistnevnte forslag 5 stemmer mot 2.

 

Vedtak: Søknaden innvilges ikke fordi tilskudd ikke ytes til småutgifter ved deltakelse i lokale arrangementer

Styret tar opp sak om retningslinjer for reisetilskudd på neste møte

 

Sak 03/2015

Neste møte

 

Vedtak: Neste ordinære styremøte for det nyvalgte styret innkalles i begynnelsen av mars

Referat fra styremøte 8.1.2015

                     

 

Møte ble avholdt hjemme hos Thor Stang i Ekebergveien 76.

 

Til stede: Lars Gunnar, Thor, Peter, Glenn, Kjell, Hilde, Sissel.

Johnny hadde avbud på grunn av sykdom.

 

Referent: Lars Gunnar

Alle vedtak var enstemmige

 

1.    Referat fra møte 17.9.14 ble godkjent

2.    Orienteringssaker:

  1. LG orienterte om ledersamlingen i forbundet (vinterserien, vinterens turneringer, utesesongen 2015, NM 2015). Se også punkt 5 e.
  2.  Diverse sportslige resultater ble referert. Styret er fornøyd med erfaringene med å dele de ukentlige turneringene på tirsdager og onsdager

3.    Saker vedrørende Peter Pan- hallen

           a  Det utarbeides utleieregler for fremleie fra høsten 2015. LG lager endelig

               reglement   etter at medlemmene har uttalt seg om følgende prinsipper som styret

               kom fram til:

                  i. Vi fastsetter i september HPKs egne turneringer som får prioritet foran andre

                  ii. Medlemmer som betaler årsavgift kan fritt bruke hallen når den ikke er booket

                 iii.  Andre interesserte bes gjøre sine bookinger for året i løpet av september

                  iv. Andre kan booke seinere dersom det er ledig

                  v.  Utleie til andre enn HPK koster 600 kroner pr gang uansett antall spillere

                 vi.  Leieprisen faktureres av kasserer

                 vii.  Avbooking må skje senest 1 uke i forveien for å slippe betaling

                 viii. Hallen skal forlates i ryddig tilstand

             b  Det lages snarest en dugnad for rydding og vasking av hallen

             c  Nytt og større kjøleskap kjøpes inn snarest av Johnny

             d Styret bevilger inntil 5000 kroner til fornyelse av hallen (snekring, maling,

                ommøblering, kommode og hyller). Medlemmer som er pensjonister med

                håndverkerkompetanse utfordres til å bidra eller gi råd og veiledning i utførelsen.

             e LG tar opp med utleier (Svele) spørsmålet om oppussing av WC. Thor stiller opp med

                malingsarbeid om nødvendig.

4.    Økonomi

  1. Peter orienterte om status ved årsskiftet, der vi har drøye 68 000 kroner i beholdning. Regnskap utarbeides og sendes revisorene så snart det er klart. Peter sjekker med tidligere kasserer rutinen for å søke MOMS-fritak. Vi har fått drøye 16000 i inntekt fra Grasrotandelen i Norsk Tipping
  2. Styret vil foreslå for årsmøtet å øke kontingenten til 200 kroner for 2015
  3. Peter og LG lager utkast til budsjett for 2015 på grunnlag av erfaringene med inntekter og utgifter i 2014

5.     Årsmøte 2015

  1. Styret vedtok å innkalle til årsmøte mandag 9.2.2015 kl 19 i Peter Pan-hallen. LG mailer dette 8.1.2015 slik at vi holder fristen i vedtektene for kunngjøring. Frist for å fremme forslag: 23.1.
  2. Saksliste og sakspapirer sendes 14 dager før, dvs. 26. 1.2015
  3. Styrets innstillinger på eventuelle innsendte forslag foreligger til årsmøtet
  4. LG la fram 1. utkast til styrets Årsberetning som ble bifalt. Thor kontakter hallstyret, turneringsutvalget (inkludert kioskdriften) for årsrapporter.
  5. LG har drøftet med forbundsledelsen spørsmålet om å få til en rullerende valgordning. Det er ingenting i standardvedtektene som vi bruker, som hindrer dette. Styret vil derfor foreslå til årsmøtet at følgende velges for 2 år (2015-16): nestleder, kasserer og ett styremedlem. Følgende velges for 1 år (2015): leder, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Fra 2016 velges de sistnevnte for 2 år. Dermed blir 3-4 av vervene på valg annet hvert år.
  6. Vi satser på at årsmøtet denne gang klarer å oppfylle kvinneandelen i styret, slik at vi slipper dispensasjon.
  7. Vi meddeler valgkomiteen at alle styremedlemmer som var til stede, er villige til å ta gjenvalg (!)

6.    Eventuelt

  1. Klubbantrekk/klær. På tips fra Mona sjekker vi priser for å få kjøpt klubbantrekk i svart påtrykt logo på Univern. Det er behov for antrekk til både nye og gamle medlemmer. Vi innhenter priser på: T-skjorter, flisjakker, ytterjakker, regnjakker, vester, treningsbukser. Glen sjekker dette og melder tilbake til styret.
  2. Forsikring. Vi har ulykkesforsikring via If som dekker ulykker ved klubbens sportslige aktiviteter
  3. Lisens 2015. Peter sender ut invitasjon til innbetaling av lisensavgift (300 kroner) i god tid før fristen for felles betaling, som igjen er før sesongstart.
  4. Medlemskontingent 2015. Når årsmøtet har vedtatt kontingentens størrelse, sendes kontingentkravet ut så snart som mulig. Medlemmer som ikke har betalt kontingent på 2 år, strykes etter en siste sjanse til å betale.
  5. Julebord. Den nokså lille (men hyggelige!) oppslutningen i 2014 tilsier at vi sjekker ut andre konsepter for julebord 2015 (sted, tidspunkt, gå ut på restaurant? osv). Thor påtar seg å lede en egen festkomite for julebordet 2015.
  6. Styret takket møtets vertskap for utsøkt servering av østeriksk gulasjsuppe.

Referat Styremøte og Medlemsmøte 13.10.2015

  1. Godkjenning av tidligere referater.    Godkjent.
  2. Diverse referatsaker. (Evt sa er som ikke er fulgt opp) Lars G undersøker dette med styremedlemmer på valg.
  3. Status økonomi.  Økonomien i klubben er bra.
  4. Oppsummering av utesesongen. Utesesongen har vært meget bra. Kansje begynne ute et par uker før,hvis været tillater det.
  5. Plan for innesesongen.
    A) Tidspunkt for oppstart.
    Tirsdag 7-10 starter vi inne. 15 tellende resultater i vintercupen.  
    B) Spilleprinsipper.
    Medlemsmøte bestemte at det spilles en vintercup, der du selv velger om du vil spille Tirsdager eller Onsdager. Velger du å spille Tirsdag, gjelder dette resultatet i cupen. Spiller du Onsdag, gjelder det i cupen. Du kan spille begge dager for treningens skyld.
    C) Priser for deltakelse.
    Samme som tidligere.
    D) Servering/kiosktjenester.
    Samme som tdligere, men det vil bli satt opp vaktliste blant medlemmene etter hvert.
  6. Vinterserien. HPK melder på 2 lag til årets vinterserie.
  7. Vaktene på kjærsenteret. (Hva gikk galt?) Mailproblemer av vaktliste. Sjerpes neste år.
  8. Innkjøp av eget kjøleskap til kioskvognen.  Ble enige om at det er viktigere med et større til hallen, med en større frysedel. Ser ann og sjekker priser.
  9. Julebord. Tid, sted og mat. Julebordet blir 28-11 og mat fra Meny Revetal. Sted kommer vi tilbake til, men mest sannsynelig i hallen. Påmeldingsliste legges i hallen.
  10. Gravering av pokaler. Hilde har tatt med disse.
  11. Eventuelt. Peter innhenter priser på internettilgang i hallen. Kongepokalvinnere til fotograf. Det blir nasjonale turneringer i hallen.

      Sekreteren.


 

Referat fra styremøte onsdag 7. mai kl 18:00

Til stede: Lars Gunnar, Thor, Peter, Johnny, Glenn, Hilde, Kjell Rune.

Forfall: Sissel. Referent: Lars Gunnar

1. Referat fra styremøtet 9. april ble godkjent og er sendt medlemmene

2. Orienteringssaker:

a. Avtalen med Statped er i orden hele 2014-sesongen og dugnaden er gjennomført

b. Aktivitetsplan sommeren 2014 v/ turneringsutvalget ble godkjent (se vedlagte oversikt)

c. Oversikt over ansvarlige for mandagstilstelningen på Kjærsenteret er utarbeidet. Det er fortsatt 4 ubesatte «vakter». Styret tar disse hvis vi ikke lykkes med å få med flere.

d. Nøkkel-liste henges opp på «vogna» for videre utfylling. Peter, Glenn og Daniel får slipt nøkler til vogna.

e. Det skaffes et kjøleskap til som plasseres permanent i «vogna». Glenn, Hilde og Johnny tar ansvar for at «vogna» blir satt i stand mandag 12.5 kl. 17.30.

3. Økonomisk oversikt

a. Bankavtalen er nå på plass med partneravtale som gir billigere banktjenester. Peter og Lars Gunnar har disposisjonsrett.

b. Økonomistatus ble tatt til etterretning. Vi har ca 53 000 kr på bok og vi har så langt ingen budsjettavvik.

c. Kontingentkrav 2014 er sendt ut med betalingsfrist 25. mai.

4. HPKs hjemmeside

a. Vi har en god hjemmeside, men vi satser på at Helge Skjørberg og Jan Åge Paulsen kan bidra i arbeidet. Lars Gunnar snakker med Roger Johansen som valgt redaktør om behov for avlastning. Det bør være mer enn 1 som har tilgang til oppdateringer. Thor innkaller til møte med disse.

5. Treningsdager. Det er uformelle treningsøkter torsdager (og noen søndager) kl. 18. Vi legger opp til 1/2 timers treningsøkter ut fra ønsker og behov med noe veiledning fra rutinerte spillere. Vika PK har dessuten spill på torsdager.

6. Ansvarsoversikt for kommende arrangementer

a. Både Holmestrand Open 24.5 og EM-kvalifiseringen for veteraner 30.-31.5 er stort sett på plass når det gjelder ansvar for ulike deler. Johnny spør Jan Øivind Lønn om å være turneringssekretariat 24.5. Turneringsutvalget har hovedansvar for begge arrangementene.

7. Eventuelt

a. Søknad om støtte fra tre spillere (Jan Åge Paulsen, Daniel Hushovd og Harald Tronrud) for å få dekket påmeldingsavgift til kvalifiseringen til EM for veteraner, ble innvilget

b. Spilleklær er det trolig behov for å skaffe mer av til nye medlemmer særlig. Johnny tar opp bestillinger på de første tirsdagene og setter i verk bestillinger når vi vet mer om behovet.

c. Neste ordinære styremøte blir mandag 4. august hos Thor

d. Lars Gunnar tar opp påmeldingslister til NM med frist 1. august

e. Lars Gunnar tar opp påmelding til klubbmesterskapene etter hvert som de skrider fram.