__________________________________________

 

STYREMØTE 19.9. 2018 

Det ble avholdt styremøte i Peter Pan hallen onsdag 19. september kl. 19. Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen, Hilde Thorsen, Glenn Gurrich og Ingri Lie. Avbud: varamedlemmer Jon Øystein Strand og Kjell Rune Karlsen. 

Før møtet ble offisielt åpnet, orienterte Ingri om hennes kontakt med Susanne Poulsen, Konsulent – Idrett og friluftsliv i kommunen – angående petanquebanen på Hvitstein. De to hadde tidligere på dagen blitt enige om å holde kontakten. 

Sak 

19/18      Hvordan tiltrekker vi yngre medlemmer. 

Styret sa seg enige i medlemsmøtets forslag om å sette ned en komitè til våren. Denne kan ta ansvar for annonser i avisen for å invitere til konkurranser, osv. Styret var ikke optimistiske for at dette vil vekke ungdommens interesse, men mente det var vel verdt et initiativ. 

Styret ble også enige om at Peter skal invitere Arild Skjæveland (leder i Stord PK) til neste styremøte. 

20/18      Hvordan kan vi inspirere nye konkurranse-emner. 

Styret mener det er viktig å involvere klubbens erfarne medlemmer for støtte, og Arnstein tok på seg oppdraget med å kontakte flere av disse for et eventuelt torsdags-opplegg – og et mulig fadder opplegg. I denne forbindelse ble det også diskutert eventuelt å redusere konkurranse-dagene, f.eks. ha èn uke i måneden med bare trening, men dette ble nedstemt. 

21/18      Reisestøtte 

Forslaget fra Peter og styret, ble lagt frem og godkjent på medlemsmøtet 7.9., med bare ett tilleggs-ønske: Budsjettet for reisestøtte baseres på halvårlig dekninger. Dette ble også godkjent av styret. 

22/18      Antall klasser i HPKs klubbmesterskap 

Styret godkjente medlemsmøtets forslag om å redusere antall klasser fra 10 til 8  (stryke veteran  singel 55+ og 65+) , og at turneringsutvalget kan bestemme at noen av veteran klassene kan arrangeres formiddager – eller helger.  

23/18      Premiering ute og inne 

Styret godkjente medlemsmøtets forslag om å avslutte flax-lodd premiering og bestemte at , dersom vi fortsatt får gratis pizza fra Bryggekanten,  vil pizza  bli premie for hver ukes 1.plass ,  og kr. 50.- for ukens 2.plass. 

I tillegg godkjente styret forslaget om utlodning av 1 pizza hver av uken spilledager  – og eventuelt også utlodning av vin. 

24/18      Hjemmesiden på nett 

Medlemsmøte uttrykte, og det var også styrets mening, at oppdatering er avgjørende viktig. Bjørnar Endal vil bli spurt om å påta seg denne oppgaven, mens resultater fortsatt er Helge og Peters ansvar. I tillegg har Jan Åge og Helge påtatt seg oppgaven  å skrive ned HPKs historie fra 12.9.2000 

25/18      Regler for uttak av klubblag (Euro-kvalik) 

Styret vedtok at uttaket skal baseres på resultatene på den nasjonale ranking-listen. 

26/18      Skjebnen til Innsamlede pokaler 

Disse vil bli plassert på hyllene i Peter Pan hallen – etter at Peter kontrollerer at ingen med 3 seire er uteglemt. 

27/18      Premiering av Hvitstein Cup og Klubbmesterskap 

Styret var enige i at premier for Hvitstein Cup blir utdelt ved første cup kamp i hallen, og at diplomer for Klubbmestersakp blir utdelt på årets julebord.  

28/18      Eventuelt 

Diskusjonen om reisestøtte fortsatte, og styret bestemte til slutt at budsjettet for slik støtte ikke bør overskrides.

29/18      Klubbens medlemsliste, inkl. e-post adr. Liste 

Thor fremhevet både skriftlig og muntlig viktigheten av at listen måtte oppdateres og vedlikeholdes. Dette var styret enige i. 

Peter foreslo at klubben skulle benytte seg av gratis system fra «Min Idrett». Han vil, på neste styremøte,  vise hvordan systemet er lagt opp. 

Møtet ble avsluttet kl. 20:45 

Ingri Lie

 

 

Styremøte 13. august 2018

Det ble avholdt styremøte i Peter Pan hallen mandag 13. august kl. 18:30. Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen, Glenn Gurrich, Jon Øystein Strand og Ingri Lie (møteleder). Avbud: Hilde Thorsen og Kjell Rune Karlsen.

12/18 Referat/dagsorden

Referat fra styremøtene 9. mai og 11. juni, pluss dagsorden for dagens møte, ble godkjent.

13/18 Styreleder og styremedlemmers oppgaver og ansvar

Thor har ansvar for oppfølging av sponsor-støtte, til tider krevende, men overkommelig. Han er også ansvarlig for oppfølging av HPKs støtte til mandags-trening på Kjærsenteret. Denne treningen er meget populær og er en fin reklame for HPK.

Peters hovedansvar, regnskapet, er under full kontroll. Når det gjelder medlemslister og e-post adr. lister, kan det være behov for flere hender. For å forenkle dette arbeidet, vil Peter ta kontakt og undersøke pris på Nif-godkjent medlemsregister. Saken blir tatt opp på neste styremøte.

Glenns hovedansvar er kiosk, hvor den største utfordring er å få støtte fra medlemmer til de forskjellige arbeidsoppgavene.

Både Glenn, Arild, Arnstein og Jon Øystein påtar seg gjerne oppgaver når det er nødvendig.

Alle tilstede var enige i at styreleders hovedoppgaver er ansvar, delegering og oppfølging.

14/18 Hvilke krav kan stilles til andre medlemmer ang. oppgaver/innsats

Styremedlemmer må vise eget engasjement og så oppmuntre til dugnader – når nødvendig. Forpliktende oppdragslister over frivillige til data, kiosk og bane må sendes ut i god tid, helst så snart sesongens aktivitets-kalender er klar.

15/18 Holmestrands-dagen/Kronprinsparets besøk

Lørdag 18.8. stiller vi stand i sentrum – etter anvisning fra Jarlsberg. Vi stiller med «mannskap» som anbefaler publikum til å prøve petanque på Dulpen. Også på Dulpen deler våre representanter på oppgaver, begge steder fra kl. 11-16.

-2-

Kronprinsparet besøker Holmestrand 4. september (fra kl 15-18). Planene for det korte møte på Dulpen, fra 17:05 til 17:15 er allerede klare. Det vil bli arrangert general-prøve fredag 24.8. (eller 31.8.) Jon Øystein og Ingri planlegger denne.

16/18 Ansvar for oppfølging/oppdatering av HPK’s hjemmeside.

Dette ble utsatt til neste styremøte. Innen da vil styremedlemmer studere sidene og notere synspunkter.

17/18 Medlemsmøte og sosialt samvær, når/hvor

Thor vil spørre Ståle om assistanse til det sosiale samværet etter medlemsmøtet. Følgende tema skal tas opp: a) Antall klasser i klubbmesterskapet. Flertallet i styret mener nåværende 10 klasser er ønskelig. Dette tas derfor ikke opp på medlemsmøte.

b)Hvordan tiltrekke yngre medlemmer (styrets forslag: be medlemmer invitere barn/barnebarn til petanque-introduksjon og moro. Våren 2019 – invitere, gjennom annonser, til 4-5 introduksjonskvelder – alle aldre). c) Inspirere nye konkurranse-emner (styrets forslag: fadder-system, både for nye medlemmer og konkurranse-emner). d) Premiering på ute- og inne-cup (styret, bortsett fra pizza-premie som nå – har ingen forslag. Hvordan premierer andre klubber lokale konkurranser?)

Tillegg: Hjemmesiden – er oppdatering viktig?

18/18 Eventuelt

Følgende bør også tas opp på medlemsmøte: Ha fast bestemte regler for uttaking av klubblaget til Euro-kvalik, og:

Årsmøtet ga styret fullmakt til å revidere retningslinjer for reisestøtte, og at forslaget må legges frem for medlemsmøte til godkjenning. Forslaget er utarbeidet, og godkjenning vil bli en post på medlemsmøtes agenda.

Møtet ble avsluttet kl. 20:45.

_____________________________________

Styremøte 5. juni 2018

Det ble avholdt et meget kort styremøte på Hvitstein stadion 5. juni kl. 17:30

Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Kjell Rune Karlsen, Ingri Lie – noen forsinket Glenn Gurrich og Hilde Thorsen. Ikke tilstede: Jon Øystein Strand.

Det var bare èn sak på vår agenda:

 

11/18                       Ukentlig premiering i Hvitstein-cupen

Temaet  har tidligere vært diskutert og, etter forslag på e-post   fra Helge Skjørberg  24.5. – og deretter utveksling av e-poster mellom styremed-lemmene,  ble det vedtatt at  de ukentlige 1. og 2. flaxlodd-premier, skulle erstattes av pizza-premier.

Dette ble bekreftet på møtet.

Forslaget om at pizza-premiene skulle erstattes av flaxlodd om samme person ble vinner mere enn èn gang samme måned, ble nedstemt.

For å fremme nyheter og innlegg på HPKs hjemmeside, ser vi også mulighetene for å gi medlemmene referansenummer til hjemmesiden – i stedet for å liste resultatene på e-post.

Møtet ble  avsluttet  kl. 17:50

 

 

___________________________________________

Styremøte 9. mai 2018

 

Det ble avholdt styremøte onsdag 9. mai kl. 19:00 i Peter Pan hallen.

Til stede: Thor Stang, Glenn Gurrich, Jon Øystein Strand og Ingri Lie (møteleder).            Avbud: Peter Häring, Arild Eliassen, Kjell Rune Karlsen, Hilde Thorsen og Arnstein Barstad. 

5/18       Referat/dagsorden.                      Referat fra styremøte 26.april og dagsorden for dagens møte ble godkjent.

6/18       Nytt HPK diplom.            Forslaget til nytt diplom (laget av Holmestrand Trykk og Kopi) ble godkjent og vedtatt å erstatte vandrepokaler. Styret ble også enige om at Klubbmesterskapet 2017 skulle premieres med diplom pluss 3 flax-lodd for 1.plass, og at 2. og 3. plass skulle premieres med henholdsvis 2 og 1 flax-lodd .

Peter Pan Cup blir premiert med diplom for 1., 2. og 3. plass – pluss pengepremier.

7/18  Sosial sammenkomst.                       Styret har fortsatt planer om sosiale sammenkomster og håper på å finne en passende dato i august.

Vi håper å ha premieutdeling for fjorårets klubbmesterskap før spill-start 22.mai. Det avhenger av at diplomene er klare til den dato. 

8/18       Kiosk-ansvarlig.               Styret godkjente den utarbeidede liste over kiosk-ansvarlige, utarbeidet etter første spilledag på Hvitstein.  Listen vil bli sendt ut til alle medlemmer på e-post og også hengt opp i kiosken.

9/18       Bane på Dulpen.             Det arbeides fortsatt med planer for offisiell åpning av den nye petanque-banen på Dulpen. 

10/18  Eventuelt.           

Vandrepokaler.               Alle vandrepokaler må tilbakeleveres. Dette blir Peter og Hildes ansvar, da de to er de eneste som har oversikt over hvem som har levert, og hvem som fortsatt ikke har levert tilbake.

«Runde» fødselsdager. Styret ble enige om at alle medlemmer bør motta oppmerksomhet på «runde» fødselsdager, f.o.m. 50,  så 60, 70, 75, 80, 90 …..,

det være seg et kort med hilsen, blomster, eller vin. Vi starter denne nye tradisjonen fra 1.5.18, som betyr at Glenn Gurrich, som ble 60 år 4.5. fikk utlevert en flaske vin, og Reidun Thorsen, som blir 80 på styremøte-dagen, får tilsendt blomster.

Torsdags treninger. Det har hittil vært «uoffisielle» treninger på torsdager. Vi mener at denne dagen bør være åpen trening for alle («offisielt»), gjerne i samarbeide med Spiller-utviklings gruppen. I den forbindelse tenker vi også å bruke banen på Dulpen noen ganger, første gang torsdag 24. mai.

PR. Thor Stang vil diskutere mulighetene for økt PR for klubben med Helge Skjørberg.

Møtet ble avsluttet kl. 20:30

________________________________________

STYREMØTE 26. APRIL 2018

Det ble avholdt styremøte torsdag 26. april kl. 19:00 i Peter Pan hallen.
Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen, Jon Øystein Strand, Kjell Rune Karlsen og Ingri Lie (møteleder og «sekretær»)
Glenn Gurrich og Hilde Thorsen hadde meldt avbud.
Dagsorden ble godkjent.
1/18 Utvalg og komiteer (Delegert til Styret av Årsmøte 19.4.)
Etter en god diskusjon hvor alle de fremmøte kom med sine innspill, ble vi enige om følgende gruppe-ledere:

Turneringsutvalget: Johnny Skjørberg
Hall-utvalget: Ståle Baksetersveen
Bane-utvalget: Daniel Hushovd
Styret fant det rimelig at de tre selv skulle komme med forslag om hvor mange de finner det nødvendig å ha med i utvalgene, og hvem som skulle forespørres. Ingri vil ta kontakt med de tre for å diskutere dette.
Kiosk –komiteen. Glenn Gurrich er leder for denne gruppen. Styret foreslo å spørre Wenche Unni Hansen om hun kan være villig å assistere Glenn. Dette er en meget viktig oppgave, og vi trenger flest mulig til å gjøre en innsats. Vi vil diskutere med Glenn, og eventuelt Wenche Unni, om hvem som kan være med i denne gruppen.
Det er foreslått en gruppe for Spillerutvikling. Styret var enige om at dette er en meget viktig oppgave, og Kjell Rune Karlsen ble spurt og sa seg villig til å ta ansvar for denne gruppen. Han vil komme tilbake til hvem han kan tenke seg å samarbeide med.

Fremtidig spillehall. Styret finner det viktig å tenke fremover for muligheter til en spillehall, når vi eventuelt ikke kan benytte Peter Pan hallen, eller om samarbeide med andre idrettsgruppen for en ny hall kunne bli en mulighet.
Styret ble enige om å spørre Hans-Erik Røneid-Hansen om han vil være villig til å ta ansvaret for dette, og eventuelt ta med seg andre interesserte i et slikt utvalg. Ingri vil ta kontakt med Hans-Erik.

2.a/18. Reisestøtte
Peter la frem et forslag til nye regler for Reisestøtte for lengre reiser. Etter en kort diskusjon ble forslaget vedtatt.
Den nye regel 3, Reisestøtte for lengre reiser, er nå som følger:
«For lengre reiser kan klubben dekke inntil halve kostnaden for reise og opphold. Reise-støtte bør søkes på forhånd, med en estimert kostnad. Etter reisen skal søknaden kompletteres med kopi av kvitteringer. Størrelsen på støtte for reise avgjøres og utbetales i slutten av året. Størrelsen beregnes basert på budsjett og antall søknader.»
2.b./18 Reisestøtte
En tidligere mottatt søknad om reisestøtte ble godtatt.
3/18 Premieutdeling
Styret støtter tidligere forslag om å erstatte pokaler med diplom/penger.
Ingri vil undersøke muligheten til å få trykket egne diplomer med klubbens eget logo. Når dette er klargjort, vil vi fastsette dato for utdeling av premier for klubbmesterskapet i 2017.
Styret ble også enige om å bruke flax-lodd som ukentlige premier ut året.

4/18 Klubbens representanter for ting og møter
Det er lite sannsynlig at vi vil ha behov for klubb-representanter før til neste år. Imidlertid ble Ståle, Arnstein, Arild og Jon Øystein foreslått som kandidater. Dette vil vi komme tilbake til når det kreves.

Møtet ble avsluttet kl. 20:30, etter at vi var blitt enige om at neste styremøte vil bli holdt torsdag 10. mai.

Vennlig hilsen
Ingri Lie

____________________________________

Styremøte 19. februar 2018

Det ble avholdt styremøte mandag 19. februar kl. 18:00 i Peter Pan-hallen.

Til stede: Peter Häring, Arnstein Barstad, Glen Gurrich, Hilde Thorsen, Ingunn Thorvik, og Lars Gunnar Lingås (møteleder og referent)

Avbud: Thor Stang og Daniel Hushovd

37/17    Dagsorden ble godkjent og referat fra styremøte 9. januar ble godkjent

38/17    Orienteringssaker

  • Det blir ledersamling i Seksjon petanque lørdag 10. mars i Oslo. HPK kan melde på minst to, og styrets medlemmer som tar gjenvalg, må melde seg.

Vedtak: Ovennevnte sak tas til orientering

39/17    Innstillinger til årsmøte

For å få best mulig tilstedeværelse og for å få tid til å forberede alle saker ble det enighet om å utsette årsmøtet 1 uke. Sakspapirene sendes ut senest 1 uke før, dvs. 5. mars, slik lovene krever.

Styret var enig om at årsberetningen også tar inn toppresultatene fra klubbmesterskapene.

Styret gjennomgikk innsendte forslag til årsmøte fra Valgkomiteen ved Sverre Meisingset, og gikk i hovedsak inn for forslagene. Endringene går fram av styrets forslag til organisasjonsplan (sak 9 i årsmøtepapirene).

Styret drøftet retningslinjene for reisestøtte i forhold til å overholde budsjett og å sikre rettferdig fordeling av budsjetterte midler. Styret vil foreslå for årsmøte at retningslinjene justeres slik at all tildeling skjer i ettertid, for eksempel to ganger i året ut fra budsjettrammen som vedtas av årsmøtet og ut fra en rimelig fordeling av utleggsrefusjonene. Se også sak 42/17 nedenfor. Det betyr at medlemmene må legge ut selv og avvente vedtak om reisestøtte..

Vedtak:

  • Årsmøte flyttes til 12. mars og legges til Botne Aktivitetssenter

  • Utkast til årsberetning ble godkjent til utsending før årsmøtet

  • Styret slutter seg med noen endringer til forslaget til ny komitestruktur for HPK

  • Styret foreslår overfor årsmøtet en justering av retningslinjene for reisestøtte

40/17    Økonomisaker til årsmøtet.

Foreløpig regnskap ble gjennomgått. Kasserer kan ut fra sine erfaringer gjøre en opprydding i konteringssystemet, men dette kan eventuelt gjøres etter revisjon og årsmøtet.

Forslag til budsjett for 2018 og medlemskontingent 2018 ble diskutert.

Resultatene fra 2017 viser et overskudd på mer enn 56.000 kroner. Leder og kasserer lager et endelig forslag til budsjett for 2018 som er i balanse. Årsmøtet tar stilling til hvordan klubbens beholdning bør disponeres i forholdet mellom drift og framtidige investeringer

Vedtak:

  • Leder og kasserer lager endelig forslag til budsjett for 2018 (sak 8 på årsmøtet)

  • Styret foreslår ingen endringer i medlemskontingenten

41/17    Premieordningene

Vedtak: Styret foreslår at eksisterende vandrepremier utfases og at premiering heretter består av diplomer og pengepremier og Flaxlodd.

42/17    Eventuelt

Vedtak: På bakgrunn av en konkret sak vedtok styret at reisestøtte som ikke er blitt brukt etter de forutsetningen som lå i søknaden, tilbakebetales til klubben.

 

 

_____________________________________

Styremøte 9. januar 2018

Det ble avholdt styremøte tirsdag 9. januar kl. 16:30 i Peter Pan-hallen.

Til stede: Thor Stang, Arnstein Barstad, Hilde Thorsen, Ingunn Thorvik, Daniel Hushovd og Lars Gunnar Lingås (møteleder og referent)

Avbud: Peter Häring og Glenn Gurrich

31/17    Dagsorden ble godkjent og referat fra styremøte 4. september ble godkjent

32/17    Orienteringssaker

  • Styret tok til orientering at AU har gitt reisestøtte til 5 spillere som deltok i Fyrlingen i Borås

  • HPK har påtatt seg ansvar for følgende nasjonale arrangementer i 2018. Det er tatt forbehold om disponible baner

    • 26. og 27. mai: Kvalifisering EM kvinner/VM menn/internasjonal veteranturnering

    • 16. juni: Holmestrand Open

    •  11. august: «Hvitsteinsgrisen»

  • Dersom Holmestrand kommune følger Idrettsrådets anbefalinger, vil ikke arbeidene på Hvitstein stadion berøre vår bruk av nåværende baneareal sommersesongen 2018

  • Valgkomiteens leder har informert styreleder om diverse forslag som vil bli forelagt årsmøtet 2018 om ny utvalgsstruktur

Vedtak: Ovennevnte saker tas til orientering

33/17    Sponsoravtaler og oppfølging. Thor Stang redegjorde. Følgende sponsorinntekter kan forventes i 2018: Holmestrand Hotell (10.000); Holmestrand Optik (5.000); www.etikk.net (5.000): Apollo (3.000); Tannlege Misje (3.000) og Willy’s markiser (1.500); Limaco (3.000). Avtaler fra 2017 som utgår er: Sparebanken Øst, Holmestrand Servicesenter, advokat Berge og Enix Web og Data.

Vedtak: Saken tas til orientering og styret takker nestleder for innsatsen med sponsor-akkreditering

34/17    Årsmøtesaker i HPK 2018 ble gjennomgått

Vedtak:

  • Årsmøte avholdes mandag 5. mars kl. 19:00 i hallen

  • Frist for innsending av forslag fra medlemmene til årsmøtevedtak: 12. februar

  • Frist for utvalgsberetninger: 12. februar

  • Frist for utsending av årsmøtepapirer til medlemmer: 19. februar

  • Regnskap til revisjon avtaler Peter med revisorene.

  • Budsjettforslag inkludert forslag til medlemskontingent utarbeides av Peter og Lars Gunnar til neste møte (19.2)

  • Klubbens medlemstall ved årsskifte er 94.

  • Utkast til årsberetning ble gjennomgått. Endelig utgave godkjennes på neste møte (19.2)

  • Jan Åge Paulsen forspørres om å stå for møteledelse på årsmøte

35/17    Tiltak for å få orden på premier og premieutdelinger i klubben. Styret utvekslet synspunkter på nåværende premieringssystem. Det er dyrt og tungvint å administrere, og premiene er estetisk sett ikke verdsatt. Enighet om at vi foreslår for årsmøtet 2018 å fornye hele premieringsregimet.

Vedtak: Hilde utarbeider forslag til neste møte (19.2). Andre i styret gir innspill til henne.

36/17    Eventuelt

Vedtak: Neste møte for å behandle innkomne forslag til årsmøtet samt budsjettforslag avholdes mandag 19. februar kl. 18:00 i hallen

____________________________________

 Styrevedtak via mail 28. september 2017:

 

Sak 30/17           

1.       HPKs julebord 2017 legges til Holmestrand Hotell fredag 1. desember 2017 til avtalt pris for mat (325 kr) og drikke (168 kr).

2.       Æresmedlemmer får dekket deltakelsen. Øvrige medlemmer betaler 150 kr i egenandel. Partnere som ikke er medlemmer i HPK, kan påmeldes mot å dekke alle utgiftene selv.

3.       Budsjetterte utgifter på 12 000 kroner vil holde til 35 påmeldte. Styret er innforstått med at høyere deltakertall vil gi noe budsjettoverskridelse

___________________________________

 Styremøte 4. september 2017

Sak 21 b Uttak klubblag til Eurocupen 2018 for lag

Styret måtte på grunn av ferieavvikling arrangere avstemning via mail og telefon. Vedtaket fikk tilslutning fra de 6 vi fikk tak i.

Styret har lagt til grunn følgende utvalgskriterier:

1. Positivt svar på forespørsel til de 20 beste sammenlagt i Hvitsteinscupen; pluss de to som har mer enn 20 rankingpoeng nasjonalt; samt de fem beste kvinnelige spillere i Hvitsteinscupen som har lisens i HPK. 

2. Rankingpoeng nasjonalt (rankingstevner inkludert NM) 

3. Påplusset 3 poeng for hver topp 5-plassering i HPKs klubbmesterskap til nå 

4. Påplusset plassering sammenlagt etter 13 runder i Hvitsteinscupen (5 poeng for topp tre, 4 for 4-6, 3 for 7-9, 2 for 10-12, 1 for 13-20) 

Det var 10 menn og 2 kvinner som innfridde punkt 1 innen fristen 1. august. 

Beregningene ga følgende resultat;

1 Johnny Skjørberg                66 (49+12+5)

 2 Bjørn Arne Nordhagen       48 (36+9+3)

 3 Birger O. Hansen                27 (11+12+4)

 3 Odd-Reidar Gullbrandsen   27 (27+0+0)

 5 Helge Skjørberg                  25 (18+6+1)

 5 Hans-Erik Røneid-Hansen  25 (18+3+4)

 7 Roger Johansen                   24 (21+3+0)

 8 Kjell Rune Karlsen             18 (17+0+1)

 8 Arild Eliassen                      18 (8+9+1)

 10 Oddvar Pettersen                 4 (0+0+4)

 To kvinner med lisenes meldte sin aktuelle deltakelse:

 1 Heidi Skjørberg Nilsen

 2 Ingunn Thorvik

Vedtak: Vi melder på 8 (de 6 første mennene og begge kvinnene). De øvrige blir reserver ved eventuelle forfall. Helge Skjørberg oppfordres til å være lagets koordinator med fullmakt til å avgjøre hvem som spiller i ulike kamper. Laget kan eventuelt selv velge annen koordinator.

 

Referat fra styre møte 4. september 2017

 Styremøte ble avholdt på Holmestrand Hotell mandag 4. september kl. 18:00 – 20:30.

Til stede fra styret: Lars Gunnar Lingås, Peter Häring, Daniel Hushovd, Hilde Thorsen, Ingunn Torvik og Glen Gurrich (Glen fra sak 25/17)

Forfall: Thor Stang og Sidsel Skjørberg Nilsen

For øvrig var NM-komiteen og utvalgslederne invitert til møtet, og derfor møtte også: Ståle Baksetersveen, Helge Skjørberg og Johnny Skjørberg

  

Sak 22/17  Referat fra styremøte 9. mai samt vedtak pr post i juli om laguttak til

Eurocupkvalifiseringen 2018 (sak 21b/17) - se ovenfor - ble enstemmig godkjent

Sak 23/17   Styret og inviterte for øvrig drøftet og evaluerte klubbens innstas som teknisk arrangør av NM 2017. Det var gjennomgående godord for innsatsen fra ansvarlige og frivillige både når det gjaldt forberedelser og dugnad, gjennomføring, samarbeidet med HIF og samarbeidet med kommunen.

Kommunikasjonen med seksjonen kunne ha vært bedre i forkant. Det økonomisk resultat av NM ble i overkant av 20.000 kroner.

Vedtak: Saken tas til orientering

Sak 24/17    Styret drøftet prosessen rundt uttak av klubblag. For å finne bedre og mer varige løsninger på slike uttak, må årsmøtet ta stilling til kriterier og prosedyre.

Vedtak: Johnny Skjørberg, Ingunn Torvik og Peter Häring utreder saken og fremmer forslag til årsmøtet 2018. Styret tar i høst ut lag til Vinterserien blant de som melder seg

Sak 25/17   Forberedelser til «Hvitsteingrisen» 16. september

Vedtak: Det settes opp en vaktliste på 2 personer i fire vakter a 2 timer fra 10-18. Deltakere rekrutteres 5. og 12. 9. Ved mangel på folk må medlemmer pålegges vakter

 Sak 26/17  Tid og sted for julebord 2017.

Vedtak: Det innhentes tilbud fra Holmestrand Hotell og Odd Fellow på å kjøpe tjenesten i år, med tilstrekkelig egenandel i forhold til budsjettert utgift. Nestleder tar ansvar for saken.

 Sak 27/17   Diverse søknader om reisestøtte.

Vedtak: Veteranlandslaget (Helge, Hans-Erik, Odd Reidar, Johnny) innvilges støtte på 2x2000 kroner hver, til sammen 16.000 kroner.

Ståle Baksetersveen, Ingunn Torvik og Sverre Meisingset innvilges hver 2000 kroner til å delta på landsstevne i Bergen 16. og 17. september.

Kjøreutgifter til Oslo i forbindelse med kvalifiseringen til Eurocup for lag dekkes i sin helhet av klubben

 Sak 28/17   Juniorers lisens

Vedtak: HPK dekker juniormedlemmers lisensutgifter på 50 kroner

Sak 29/17  Eventuelt

29 a Vedtak: Utesesongen forlenges til og med 26. september på grunn av avlysningen 22. august

29 b Vedtak: Røykeforbudet på Hvitstein innskjerpes

29 c Vedtak: Hallen leies fast ut til Botne Aktivitetssenter hver mandag i hele vintersesongen for til sammen 10.000 kr

29 d Vedtak: Innesesongen starter 10. oktober

29 e  Klubbens økonomiske situasjon er god tross store reisetilskudd.  Overskudd fra NM, Grasrotandel, fast utleie av hallen til BAS, MOMS-refusjon og sponsorinntekter gir til sammen en god økonomi.

29 f  Neste styremøte blir 20. november. Eventuelle hastesaker før det (vedtak om julebord mm) tas på mail

29 g  Valgkomiteen gis signaler om ev. gjenvalg fra de tre som er på valg i styret.

                              

 

_____________________________________

 Referat fra styremøte 09.05.2017

Møtet ble avholdt kl. 17:00 på Hvitstein stadion:

Til stede: Thor Stang, Arnstein Barstad, Peter Häring, Glen Gurrich, Daniel Hushovd og Lars Gunnar Lingås

Referent: Lars Gunnar

17/17    Referat fra møte 13.3 ble godkjent

18/17    Orienteringssaker

  • Dugnadslister for NM ser ut til å kunne fylles opp med frivillig påmelding. Kioskdrift på Hvitstein kommer i gang fra neste tirsdag (16.5)  
  • Vi har pr i dag 32 lisenser i HPK i 2017 (så langt 7 færre enn i fjor). 11 medlemmer har ennå ikke betalt kontingent.

19/17    Vedtak: Søknad om reisestøtte til landsturnering på Stord ultimo mai. Mona Sunde og Ståle Baksetersveen innvilges etter søknad kr 1.500 hver (som i fjor) for deltakelse på Stord.

 

20/17    Vedtak: Til fire medlemmer som deltar i landslagskvalifiseringen innvilges til sammen kr 600 i startavgift.

21/17    Eventuelt.

Utfordringene med baneforholdene på Hvitstein ble drøftet.

Vedtak: Styret vedtar enstemmig at vi spiller på det gruslaget som er - uten andre tiltak enn valsing

Vedr avlysningen av Vika PKs vårturnering.

Vedtak: Styret anbefaler ikke at HPK overtar stevnet.

Referat fra utvidet styremøte mandag 13. mars 2017

Møtet ble holdt mandag 13. mars 2017 kl. 18:00 – 19:40 på Holmestrand Fjordhotell med etterfølgende middag

Til stede: Thor Stang, Arnstein Barstad, Sissel Skjørberg Nilsen, Hilde Thorsen og Lars Gunnar Lingås (fra styret); Johnny Skjørberg (fra turneringsutvalget), Ståle Baksetersveen (hallstyret og delegat til tinget), Mona Sundet (delegat).

Meldte avbud: Daniel Hushovd, Glen Gurrich (kom på slutten), Peter Häring og Ingunn Thorvik (styret); Sverre Meisingset (delegat)

Referent: Lars Gunnar Lingås

08/17    Dagsorden og referat fra møte 18.1.2017 ble godkjent

09/17    Orienteringssaker

  • Leder orienterte om arbeidet i NM-komiteen (se vedlagte oppdaterte gjøremålsliste og banekart)
  • Status vinterserien og helgeturneringene ble gjennomgått.
  • Sponsoravtaler og oppfølging (status, annonsering, motytelser, synliggjøring under NM)

Vedtak: Sakene ble tatt til orientering.

Enighet om å droppe innkjøp av kaffekrus til NM. Enighet om at leder går videre med kinotilbudet «Jätten» under NM, men at det søkes støtte/fri lokalleie

Nestleder lager plan for markering av sponsorer.

 

10/17    Fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar mellom styret og komiteene

samt klargjøring av oppgaver til medlemsinnsatser(dugnad).

 

Vedtak: Styreleder og de tre lederne (for turneringsutvalg, hallstyre og kioskkomite) lager en punktvis -  konkret og tidfestet - oversikt over oppgaver som skal ivaretas gjennom dugnad fra medlemmene. Slike oversikter skal være klar til 24. april.

 

11/17    Budsjettrevisjon, NM-budsjett

Vedtak: Utkast til revidert budsjett og prosjektbudsjett for NM ble med noen små endringer godkjent for behandling på medlemsmøte (se vedlagte justerte forslag)

12/17    Beramming av medlemsmøte for behandling av revidert budsjett, jf. årsmøteprotokoll sak 9

                Vedtak: Medlemsmøtet avholdes 24. april kl. 18:00 i HIFs klubbhus på Hvitstein stadion.

13/17    Turneringskalender sommersesongen 2017, herunder forslag om klubbmesterskap i trippel åpen klasse (vedlegg)

Vedtak: Turneringskalender for sommersesongen 20117 ble godkjent. Det arrangeres klubbmesterskap i trippel, åpen klasse i tillegg til tidligere øvelser.

14/17    Klargjøring av begrepet «aktivt medlem» jf. retningslinjer for reisestøtte, pkt. 5 og vedtak på årsmøtet 2017 sak 5 (forslag 2)

Vedtak: Leder gis fullmakt til å endre formuleringene, slik at vedtaket på årsmøtet innarbeides i retningslinjene for tilskudd. Satsene for reisetilskudd justeres pr mars 2017

15/17    Gjennomgang av saker til årsmøte i Seksjon Petanque og Tinget i NFIF

Vedtak: Styret tar til etterretning at regnskap for 2017 er forsinket av tekniske årsaker. HPK støtter seksjonsstyrets forslag til vedtak og handlingsplan.

Når ingen klubber har sendt inn forslag til årsmøtet, er det ikke rom for å foreslå nye tiltak på årsmøtet.

16/17    Eventuelt

                Det er igangsatt arbeid for å få skilting av petanquebanen på Dulpen i samarbeid med Holmestrand kommune og Holmestrand Fjordhotell. Tilbudet fra Brødrene Dahl (Borneskilt) på et stort skilt er for dyrt for HPK.

 

styrevedtak 7.- 8. februar 2017

Møte 7.2. kl. 16.30 med leder, nestleder og kasserer til stede. Etterfølgende avstemning via mail.

Referent: Lars Gunnar Lingås

 

08/17    Sponsoravtale med Sparebank Øst

Vedtak:

Styret vedtar å opprette en brukskonto i Sparebanken Øst og gir kasserer Peter Häring fullmakt til å opprette og sammen med styreleder disponere denne kontoen.

 

09/17    Innstillinger til årsmøte

Vedtak:

Sak 5: Styret innstiller overfor årsmøtet at de innkomne forslag fra Johnny Skjørberg vedtas.

Sak 8: Styret innstiller overfor årsmøtet at klubbens satser for medlemskontingent ikke endres.

Sak 9: Styret slutter seg til forslag til budsjett 2017 (fremmet av styreleder) som er sendt ut med sakspapirene til medlemmene

Sak 11 g: Styret foreslår for årsmøte å velge følgende valgkomite:

Sverre Meisingset (leder), Reidun Thorsen, Bjørn Arne Nordhagen og Elisabeth Dahlen

Referat fra styremøte 18.1.2017

Styremøte ble avholdt onsdag 18. januar kl. 16:30 i Peter Pan-hallen (før spillinga)

Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Hilde Thorsen, Daniel Hushovd, Sidsel Skjørberg Nilsen og Lars Gunnar Lingås

Avbud: Glen Gurrich og Arnstein Barstad

Referent: Lars Gunnar Lingås

01/17    Dagsorden ble godkjent og referat fra møte 15.11. 2016 ble godkjent

02/17    Følgende saker ble tatt til orientering

  • Orientering om møte med HIF 12.1.2017 ang NM 2017 og NM-komiteens arbeid
  • Årsmøte og styrevalg i Seksjon Petanque i FIF 2017

03/17    Sponsoravtaler og oppfølging

      Vi har fått følgende sponsorer:

      1.  Tannlege Misje                                              kr 3 000            

      2.  Limaco                                                          kr 3 000   (ikke betalt ennå)          

      3.  Holmestrand Servicesenter                         kr 3 000            

      4.  Apollo/Thor Stang                                         kr 3 000             

      5.  www.etikk.net/Lars Gunnar Lingås             kr 5 000 

      6.  Sparebanken Øst                                           kr 5 000 

De 5 første får avtalt annonseplass på klubbens hjemmeside. Sistnevnte er betinget av at HPK oppretter brukskonto i banken. Dette vurderes på nytt når vi ser priser og betingelser i forhold til nåværende kundeforhold til DnB.

 

Vedtak: Styret takker Thor for innsatsen så langt og tar saken til orientering. Ny behandling av ev. bankskifte tas opp på nytt når vi ser priser og betingelser. 

Styret bestemmer senere om noen av sponsormidlene skal disponeres i NM-budsjettet.    

 

05/17    Årsmøte i HPK 2017

Følgende ble vedtatt:

  •  Årsmøte: holdes mandag 13.februar kl. 19:00 i Peter Pan-hallen
  •  Frist for utsending av årsmøtepapirer til medlemmer: 30. januar
  •  Utarbeidelse av økonomisakene til årsmøtet gjøres klart til utsending 1 uke før  (6.2): regnskap til revisjon, budsjettforslag inkludert forslag til  medlemskontingent
  •  Styrets årsberetning ble godkjent med noen endringer (ny versjon vedlagt)
  •  Beretninger fra komiteene ferdigstilles innen 30.1 og styrebehandles før årsmøtet
  •  Møteledelse årsmøte. Jan Åge Paulsen forespørres
  •  Forslag til æresmedlemskap. Forslag enstemmig vedtatt (refereres ikke ennå)
  •  Valg (orienteringssak): Nestleder, kasserer og to styremedlemmer er på valg for 2 år  samt utvalgene. Thor, Peter og Hilde tar gjenvalg. Glen har ikke svart ennå

06/17    Premiering på medlemsturneringene

Vedtak: Saken tas opp på medlemsmøte

07/17    Eventuelt

Vedtak: Det holdes styremøte 7. februar kl. 16:30 i PP-hallen for å lage                 innstillinger til årsmøtet

Vedtak: Det holdes medlemsmøte i forlengelse av årsmøte 13.2. for å diskutere synspunkter på banen i hallen og premiering på onsdager.