Protokoll ekstraordinært årsmøte

PROTOKOLL FRA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE 2018

TORSDAG 19.4. KL. 19:00 I PETER PAN HALLEN

Dagsorden for møtet var punkt 9 og punkt 10 på dagsorden fra det ordinære årsmøtet avholdt 12.3. Det to punktene ble enstemmig vedtatt utsatt til ekstraordinært årsmøte.

Det møtte 22 stemmeberettigede medlemmer.

Jan Åge Paulsen ble valgt til dirigent, Ingri Lie til sekretær, Lars Gunnar Lingås og Hans-Erik Røneid-Hansen til å underskrive protokollen. Til telleutvalg ble valgt Kjell Rune Karlsen og Ståle Baksetersveen.

Sak 9. Behandling av klubbens organisasjonsplan.

Etter engasjerte innspill, både for og imot valgkomiteens opprinnelige forslag og styrets innstilling, la Lars Gunnar Lingås frem følgende forslag:

«Årsmøtet delegerer til Styret å oppnevne medlemmer og å gi mandat for de ulike utvalgene som er foreslått i organisasjonsplan for 2018.  Årsmøtet ber Styret vurdere hvilke av utvalgene som skal oppnevnes formelt.

Styret bes legge sin løsning fram for et medlemsmøte.»

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Sak 10. Valg av Styre

Leder Ingri Lie                                                                   Forslag for 2 år

Styremedlem Arnstein Barstad                                        Forslag gjenvalg for 2 år

Styremedlem Arild Eliassen                                            Forslag for 2 år

1. Varamedlem Sverre Meisingset                                   Forslag 1 år

2. Varamedlem Jon Øystein Strand                                 Forslag 1 år

Sverre Meisingset ønsket ikke å velges til 1. vararepresentant, derfor rykket Jon Øystein Strand opp som 1.varamedlem og Kjell Rune Karlsen ble foreslått som 2.varamedlem.

Alle ble enstemmig valgt og Styret for 2018 blir da som følger

Leder                           Ingri Lie

Nestleder                   Thor Stang

Kasserer                     Peter Häring

Styremedlem              Arnstein Barstad

Styremedlem              Arild Eliassen

Styremedlem              Hilde Thorsen

Styremedlem              Glenn Gurrich

1.varamedlem            Jon Øystein Strand

2.varamedlem            Kjell Rune Karlsen

Som revisor var følgende foreslått:

Jan Eigil Siren for 1 år

Hans Erik Dahl for 1 år og

Hans-Erik Røneid-Hansen som varamedlem

De tre ble enstemmig valgt av medlemmene

Ny Valgkomite – forslag

Leder Bjørn Arne Nordhagen, medlemmer Daniel Hushovd og Harald Tronrud, vara Reidun Thorsen

Den nye Valgkomiteen ble enstemmig godkjent.

Fungerende leder takket ordstyrer for innsatsen.

Det ekstraordinære Årsmøtet for 2018 ble avsluttet kl. 20:10.

Holmestrand 23.april 2018                                                                     

Protokollfører: Ingri Lie

               (sign.)

Undertegnede av protokollen:

Lars Gunnar Lingås                                   Hans-Erik Røneid-Hansen

(sign.)                                                                      (sign.)

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Protokoll fra årsmøte 2018

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 12. mars 2018 kl. 19:00

på Botne aktivitetssenter

 

Dagsorden

  

  1. Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer

  2. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden

  3. Valg av dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen

  4. Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg

  5. Behandling av innkomne forslag

  6. Behandling av klubbens regnskap og revisjonsberetning

  7. Fastsetting av medlemskontingent for 2018

  8. Vedtak om klubbens budsjett for 2018

  9. Behandling av klubbens organisasjonsplan

  10. Valg:

  1. Leder

  2. styremedlemmer

  3. Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan     

  4. 2 revisorer samt vararevisor

  5. Representanter til ting (5) og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet

  6. Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte

 1. Det møtte 24 stemmeberettigede medlemmer.  Årsmøtet minnet avdøde medlem Bjørn Johansen med ett minutts stillhet                     

2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.

3. Jan Åge Paulsen ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Jan Henrik Nymoen og Jon Øystein Strand ble valgt til å underskrive protokollen.

4. Klubbens årsberetning for 2017 ble opplest og gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget og årsrapport fra Hallstyret ble opplest og gjennomgått. Det forelå ingen rapport fra kiosk- og arrangementskomiteen. Årsberetning for 2017 og rapportene fra nevnte utvalg ble godkjent.

5. Innkomne forslag 

a. Forslag fra valgkomiteen ved Sverre Meisingset var utsendt med sakspapirene. Forslaget var i forkant drøftet i møte mellom forslagsstiller og styret, og forslaget ligger til grunn for styrets innstilling til organisasjonsplan, jf. Sak 9 Årsmøtet tok til orientering at det innkomne forslaget ligger til grunn for forslag til organisasjonsplan

b. Forslag fra styret: «Årsmøtet gir styret fullmakt til å revidere retningslinjene for reisestøtte med sikte på god økonomistyring og rettferdig fordeling».

Hans-Erik Røneid-Hansen fremmet følgende endringsforslag: «Årsmøtet ber styret utarbeid forslag til revisjon av retningslinjene for reisestøtte med sikte på god økonomistyring og rettferdig fordeling. Forslaget legges fram for medlemsmøte til godkjenning».

Forslaget fra Hans-Erik Røneid-Hansen ble enstemmig vedtatt

c. Forslag fra styret: «Eksisterende vandrepremier utfases. Premiering for klubbmesterskap og sesongturneringene Peter Pan-cupen og Hvitsteinscupen består heretter av diplomer og pengepremier og Flaxlodd. Styret gis fullmakt til å utforme detaljene i ny ordning».

Etter diskusjon på årsmøte ble forslaget endret slik:

«Eksisterende vandrepremier utfases.Premiering for klubbmesterskap og sesongturneringene Peter Pan-cupen og Hvitsteinscupen består heretter av diplomer og pengepremier og gavekort. Styret gis fullmakt til å utforme detaljene i ny ordning».

 Forslaget med nevnte endring ble enstemmig vedtatt.

 6.    Foreningens regnskap ble lagt fram og viste et overskudd på kr 56.649,38. Kasserer fikk ros for sin innsats. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet ble funnet i orden og revisorene anbefalte årsmøtet å godkjenne regnskapet for 2017.

Regnskapet for 2017 ble enstemmig godkjent.

 

7   Fastsetting av medlemskontingent for 2018. Styret foreslo at medlemskontingenten for 2018 ikke økes.

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

8  Styrets utsendte forslag til budsjett for 2018 ble lagt fram på årsmøtet. Etter diskusjon foreslo Lars Gunnar Lingås at post 7740 i det utsendte budsjettforslaget ble økt med 10.000 kroner og omfatter både julebord og grillfest.

Budsjettforslaget med nevnte endring ble enstemmig vedtatt som klubbens budsjett for 2018 med anslåtte inntekter på 221.000 kroner og anslåtte utgifter på 215.000 kroner

9   Styrets forslag til organisasjonsplan for 2018 ble lagt fram og diskutert.

Dirigenten inviterte forsamlingen til å se forslaget til organisasjonsplan i sammenheng med valgene og fremmet etter diskusjon følgende forslag:

«Dagsordenens punkt 9 og 10 utsettes til et ekstraordinært årsmøte, som avholdes så snart som mulig etter at klubben har funnet en ny kandidat til ledervervet. Nåværende styret fungerer fram til dette ekstraordinære årsmøte».

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Avtroppende styreleder ba om følgende protokolltilførsel: «Jeg ber om at årsmøtet aksepterer at min avgang som styreleder trer i kraft umiddelbart, og at nestleder fungerer som leder fram til ekstraordinært årsmøte». Årsmøtet tok dette til orientering

 

10. I henhold til vedtak i sak 9 ble valgene utsatt med unntak av valg av ny midlertidig valgkomite som trer i funksjon fram til ekstraordinært årsmøte. Her fremmet styret i møtet forslag om å velge følgende tre medlemmer:

Jan Åge Paulsen (leder av komiteen)

Reidun Thorsen

Bjørnar Endal

Disse tre ble enstemmig valgt.

Leder takket dirigenten for god møteledelse. Avtroppende styreleder ble takket for innsatsen av nestleder, og avtroppende leder avsluttet møte med sin evaluering av klubbens sterke og svake sider og av egen rolle som leder gjennom 4 år.

Årsmøtet for 2018 ble avsluttet kl. 21:15.

 

Holmestrand 13. mars 2018

Protokollfører:

 Lars Gunnar Lingås

 Undertegnere av protokollen:

Jan Henrik Nymoen 

Jon Øystein Sand

Protokoll fra årsmøtet 2017

 

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 13. februar 2017 kl. 19:00 i Peter Pan-hallen

 

Dagsorden

 

  1. Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer
  2. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden
  3. Valg av dirigent(er), sekretær(er), samt 2 representanter til å                   underskrive protokollen
  4. Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg og presentasjon av sponsorer
  5. Behandling av innkomne forslag
  6. Bekjentgjørelse av styrevedtak om æresmedlemskap
  7. Behandling av klubbens regnskap og revisjonsberetning
  8. Fastsetting av medlemskontingent for 2017
  9. Vedtak om klubbens budsjett for 2017

10. Behandling av klubbens organisasjonsplan

11. Valg:

  1. Nestleder
  2. Kasserer
  3. Styremedlemmer
  4. Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan       
  5. 2 revisorer samt vararevisor
  6. Representanter til ting (5) og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet
  7. Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte

Før årsmøtet ble satt minnet forsamlingen to avdøde medlemmer, Helge Abrahamsen og Arild Johan Øynes, med 1 minutts stillhet.

  1. Det møtte 21 stemmeberettigede medlemmer i sak 1-5. 20 i sak 6-9 og 22 i sak 9-11.            
  2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.
  3. Jan Åge Paulsen ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Ingri Lie og Manni Nordli ble valgt til å underskrive protokollen. Ståle Baksetersveen og Hans-Erik Røneid-Hansen ble valgt til tellekorps.
  4. Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg og presentasjon av sponsorer. Klubbens årsmelding for 2016 ble opplest og gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget og årsrapport fra Hallstyret ble opplest og gjennomgått. Det forelå ingen rapport fra kiosk- og arrangementskomiteen.

 

Årsmelding for 2016 ble godkjent og rapportene fra utvalgene ble tatt til orientering.

 

Følgende sponsorer har pr årsmøtedato 2017 tegnet kontrakt med HPK (til sammen 37.000 kroner) med løfte om å bli presentert på årsmøtet:

  • Holmestrand Fjordhotell (10 000 –hovedsponsor)
  • Holmestrand Optikk (5000)
  • Sparebanken Øst (5.000)
  • www.etikk.net (Lars G. Lingås) (5.000)
  • Apollo (Thor Stang) (3.000)
  • Holmestrand Servicesenter (3.000)
  • Limaco (3.000)
  • Tannlege Øystein Misje (3.000)

 

      5. Innkomne forslag:

Forslag fra Johnny Skjørberg:

«Det innføres vaktlister på klubbkvelder og turneringer gjennom hele sesongen».

Begrunnelse: For å få dette på plass lenge før en hektisk sesong. Få dugnadsarbeid inn som en kultur i klubben.

 

Forslaget ble enstemmig vedtatt

Forslag fra Johnny Skjørberg:

«Det må stilles visse krav til dem som får dekket startavgift til NM. Må spille minst 2 terminførte turneringer før NM»

Begrunnelse: Det er 9 arrangementer før NM. Synes det er unødvendig å bruke penger på noen som ikke har spilt turneringer før NM. Det må være i alles interesse».

Det innsendte forslaget ble presisert til ovenstående ordlyd etter innspill fra Hans-Erik Røneid-Hansen

 Forslaget ble vedtatt mot 1 stemme

 

           6. Styreleder utnevnte på vegne av styret Helge Skjørberg til æresmedlem i Holmestrand Petanqueklubb for hans mangeårige og store innsats for klubben. Han fikk tildelt diplom og pokal.

 

           7. Foreningens regnskap for 2016 ble lagt fram og gjennomgått. 

Regnskapet for 2016 ble enstemmig godkjent. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet var i orden, og kasserer fikk ros for sin store innsats.

           8. Fastsetting av medlemskontingent for 2017. Styret foreslo at medlemskontingenten for 2017 ikke økes.

 Forslaget ble enstemmig vedtatt.

 

           9. Styrets forslag til budsjett for 2017 ble gjennomgått.

Jan Åge Paulsen foreslo at post 3921 inntekster på lisens ble økt til 12.000 i samsvar med post 6865 Spillerlisens til forbundet.

Etter diverse innspill fra Hans-Erik Røneid-Hansen, Ståle Baksetersveen, Jan Åge Paulsen med flere, vedrørende forholdet mellom klubbens budsjett og budsjettet for NM 2017, fremmet styreleder følgende forslag til vedtak:

«Budsjettet godkjennes med anslåtte inntekter på 202.500 kroner og anslåtte utgifter på 194.000 kroner i tråd med endringsforslaget fra Paulsen.

Et revidert budsjett legges fram for et medlemsmøte så snart det foreligger rimelig sikre anslag for inntekter og utgifter knyttet til NM 2017».

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

 

          10. Styrets forslag til organisasjonsplan for 2017 ble lagt fram

«Årsmøtet velger medlemmer i fire underutvalg, nemlig:

Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen

Kiosk- og arrangementsutvalg: Utvalget utvides og det velges 6 medlemmer som har ansvaret for innkjøp, forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens medlemsarrangementer og turneringer (unntatt NM der oppgaven er satt ut).

Utvalget har ansvaret for forberedelser og avvikling av julebord og andre sosiale medlemsarrangementer.

Utvalget vil også ha ansvar for kioskvognen i utesesongen.

Turneringsutvalg: Det velges 4 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Banemesteren er selvskreven medlem av utvalget.

NM 2017: HPK er teknisk arrangør av NM i 2017. Styret har oppnevnt 4 medlemmer til NM-komiteen: Lars Gunnar Lingås, Daniel Hushovd, Helge Skjørberg og Ståle Baksetersveen. Disse arbeider med forberedelsene til dette arrangementet. Under selve arrangementet er det behov for dugnadsinnsats fra alle medlemmer.

«Min innsats» /Vaktlister: Det lages vaktlister for medlemmenes dugnadsinnsats for alle klubbens arrangementer, både medlemskvelder og turneringer. Komiteene har ansvar for å gjøre tydelig de oppgavene en slik innsats skal dekke før under og etter arrangementene.

Det er en prioritert oppgave å styrke dugnadsånden og lagskulturen i klubben.

Styret skal i 2017 arbeide for systematisk rekruttering av nye medlemmer med vekt på å skape bedre bredde i medlemsmassen når det gjelder alder og kjønn».

 Organisasjonsplan for 2017 ble enstemmig vedtatt

 

            11. Valg

Jan Åge Paulsen foreslo at styret suppleres med enda et varamedlem og årsmøtet godkjente dette.

Følgende valg ble foretatt, alle ved akklamasjon:

 

Styret

Leder                    Lars Gunnar Lingås       ikke på valg

Nestleder              Thor Stang                    valgt for 2 år

Kasserer               Peter Häring                 valgt for 2 år

Styremedlem         Arnstein Barstad             ikke på valg

Styremedlem         Daniel Hushovd              ikke på valg

Styremedlem         Hilde Thorsen                valgt for 2 år

Styremedlem         Glen Gurrich                 valgt for 2 år

1. varamedlem     Sissel Skjørberg Nilsen   valgt for 1 år

2. varamedlem     Ingunn Thorvik              valgt for 1 år

                       

Styret velger selv ivaretagelsen av sekretærfunksjonen

Turneringsutvalg

Leder                   Johnny Skjørberg

Medlemmer          Peter Häring

                            Bjørn Arne Nordhagen   

                            Daniel Hushovd (banemester)

 Hallkomite

Leder                   Ståle Baksetersveen

Medlemmer          Kjell Rune Karlsen

                          Harald Tronrud

Kiosk-komite

Leder                   Glenn Gurrich

Nestleder              Hans Erik Dahl

Medlemmer          Hilde Thorsen

                            Reidun Thorsen

                            Gunnar Strømmen

Manni Nordli

Revisorer

Hans Erik Dahl

Jan Egil Sirèn

Hans-Erik Røneid-Hansen (vara) 

 

Valg av representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet

        

Årsmøte delegerte til styret å oppnevne disse

 

Valgkomite (foreslått av styret)

               Sverre Meisingseth

               Reidun Thorsen

               Bjørn Arne Nordhagen

               Elisabeth Dahlen

 

Årsmøtet for 2016 ble avsluttet kl. 20:30 etterfulgt av servering og medlemsmøte. Leder takket dirigenten for god møteledelse. Nestleder takket styreleder for innsatsen i det forløpne år.

  

Holmestrand 14. februar 2017

 

Protokollfører:

Lars Gunnar Lingås

  

Undertegnere av protokollen:

Ingri Lie

Manni Nordli

Årsmøte 2016

 

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 29. februar 2016 kl. 19:00 i Peter Pan-hallen

Dagsorden

  1. Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer
  2. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden
  3. Valg av dirigent(er), sekretær(er), samt 2 representanter til å underskrive protokollen
  4. Behandling av klubbens lover (justering til lovnormer i NIF)
  5. Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg
  6. Behandling av klubbens regnskap etter revisjon
  7. Behandling av innkomne forslag og saker
  8. Fastsetting av medlemskontingent for 2016
  9. Vedta klubbens budsjett for 2016
  10.  Behandling klubbens organisasjonsplan
  11. Valg:
    1. Leder
    2. 2 styremedlemmer og 1 varamedlem
    3. Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan  
    4. 2 revisorer samt vararevisor
    5. Representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet
    6. Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte

 

1. Det møtte 22 stemmeberettigede medlemmer. 

2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.

3. Arild Øynes ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Gunnar Strømmen og Ingri Lie ble valgt til å underskrive protokollen.

4. Forslag til nye lover for Holmestrand Petanqueklubb, som er i samsvar med Idrettsforbundets lovnormer ble gjennomgått. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Styreleder fremmet følgende tilleggsforslag:

«Styret gis fullmakt til å innarbeide prinsippene i vedtak på årsmøte 2015 om rullerende valg av styremedlemmer i klubbens nye lover § 15. Vedtaket legges til grunn for valgene i 2016».

Forslaget ble enstemmig vedtatt.

5. Klubbens årsberetning for 2015 ble gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget og årsrapport fra Hallstyret ble gjennomgått. Det forelå ingen rapport fra kiosk- og arrangementskomiteen. Årsberetning for 2015 og rapportene fra nevnte utvalg ble godkjent.

6. Foreningens regnskap ble fremlagt. Regnskapet for 2015 ble godkjent. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet var i orden, og kasserer fikk ros for god økonomisk styring.

7. Innkomne forslag

Forslag fra Birger O. Hansen:

«Tirsdagsturneringen sommersesongen spilles med 3 kamper pr kveld.

Fordelene med dette er:

  1. 1.     Store deler av sesongen kan vi spille hele kamper.
  2. 2.     Det blir mindre stress.
  3. 3.     Bedre tid til å forklare/diskutere tekniske og taktiske valg, mens man spiller (viktig spesielt med nyere og urutinerte spillere).
  4. 4.     Tid til litt lengre pauser som kan resultere i mere samarbeid med å avtale lag til stevner mm».

Forslaget ble enstemmig vedtatt

8. Fastsetting av medlemskontingent for 2016. Styret foreslo at medlemskontingenten for 2016 ikke økes. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

9. Styrets utsendte forslag til budsjett for 2016 ble erstattet med et justert forslag som ble delt ut på årsmøtet. Det justerte forslaget ble gjennomgått og diskutert. Budsjettet ble enstemmig vedtatt med anslåtte inntekter på 163.000 kroner og anslåtte utgifter på 150.810 kroner

10. Styrets forslag til organisasjonsplan for 2016 ble lagt fram

«Årsmøtet velger medlemmer i fire underutvalg, nemlig:

Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen,

Kiosk- og arrangementsutvalg: Det velges 5 medlemmer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer. Utvalget har ansvaret for forberedelser og avvikling av julebord og andre medlemsarrangementer. Utvalget vil også ha ansvar for kioskvognen, inkl. transport av denne til og fra utespill.

Turneringsutvalg: Det velges 4 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Banemesteren er selvskreven medlem av utvalget.

NM 2017: HPK har søkt om å være teknisk arrangør av NM i 2017 og har fått tilslag fra NFFI seksjon petanque. Styret oppnevner medlemmer til en arbeidsgruppe som skal arbeide med forberedelsene til dette arrangementet».

 Organisasjonsplan for 2015 ble enstemmig vedtatt

11. Valg

Følgende valg ble foretatt, alle ved akklamasjon:

Styret

Leder                    Lars Gunnar Lingås               2 år
Nestleder             Thor Stang                    ikke på valg 
Kasserer               Peter Häring                  ikke på valg
Styremedlem        Hilde Thorsen                ikke på valg
Styremedlem        Glen Gurrich                 ikke på valg
Styremedlem        Arnstein Barstad              2 år
Styremedlem        Daniel Hushovd                2 år
Varamedlem         Sissel Skjørberg Nilsen        2 år                  

Styret velger selv ett av styremedlemmene som sekretær

Turneringsutvalg

Leder                   Johnny Skjørberg
Medlemmer        Peter Häring
                           Bjørn Arne Nordhagen   
                           Daniel Hushovd (banemester)

 Hallkomite

Leder                   Ståle Baksetersveen
Medlemmer           Kjell Rune Karlsen
                           Harald Tronrud

Kiosk-komite

Leder                   Gunnar Strømmen
Medlemmer           Hilde Thorsen
                           Glenn Gurrich

Styret gis fullmakt til å oppnevne to medlemmer til i komiteen                                        

Revisorer

Hans Erik Dahl 
Jan Egil Sirèn
Hans Erik Rønneid Hansen (vara) 

Valg av representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet.

Årsmøte delegerte til styret å oppnevne disse

 

 Valgkomite                Sverre Meisingseth
                                   Arild Johan Øynes
                                   Ingunn Torvik
                                   Reidun Thorsen (vara)

Leder takket årsmøtet for tilliten og ønsket nyvalgte styremedlemmer og utvalgsmedlemmer velkommen. Avtroppende styremedlemmer Kjell Rune Karlsen og Ingri Lie ble takket for innsatsen, og dirigenten ble takket for god møteledelse. Årsmøtet for 2016 ble avsluttet kl. 20:15. 

Holmestrand 3. mars 2016 

Protokollfører: 

Lars Gunnar Lingås

 

Undertegnere av protokollen:

Gunnar Strømmen

Ingri Lie

Årsmøte 2015

Protokoll fra årsmøte i Holmestrand Petanqueklubb mandag 9. februar 2015 kl. 19:00 i Peter Pan-hallen

 Dagsorden

 1) Godkjenning av stemmeberettigede medlemmer

2) Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden

3) Valg av dirigent(er), sekretær(er), samt 2 representanter til å underskrive protokollen

4) Behandling av klubbens årsmelding, herunder meldinger fra utvalg

5) Behandling av klubbens regnskap etter revisjon

6) Behandling av innkomne forslag og saker

7) Fastsetting av medlemskontingent for 2015

8) Vedta klubbens budsjett for 2015

9) Behandling klubbens organisasjonsplan

10) Valg:

                  a) Leder og nestleder

                  b) 5 styremedlemmer og minst 1 varamedlem

                  c) Øvrige valg i henhold til organisasjonsplan                        

                  d) 2 revisorer samt vararevisor

                  e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner

                      klubben er tilsluttet

                  f) Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem

                      for neste årsmøte

 

 1. Det møtte 20 stemmeberettigede medlemmer.                     

 2. Innkalling, saksliste og forretningsorden ble godkjent.

 3. Arild Øynes ble valgt til dirigent og Lars Gunnar Lingås ble valgt til sekretær. Gunnar Strømmen og Mona Sundet ble valgt til å underskrive protokollen.

 4. Klubbens årsberetning for 2014 ble gjennomgått. Årsrapport fra turneringsutvalget, årsrapport fra Hallstyret, årsrapport fra utvalg for hall/bane-prosjekt ble gjennomgått og orientering om Kiosk- og arrangementsutvalget ble gjennomgått.  Årsberetning for 2014 og rapportene fra nevnte utvalg ble godkjent.

 5. Foreningens regnskap ble fremlagt. Regnskapet for 2014 ble godkjent. Revisjonsberetningen konkluderte med at regnskapet var i orden, og kasserer fikk ros for god økonomisk styring

 6. Innkomne forslag

 Forslag fra styret om Rullerende valgordning ved valg av styremedlemmer:

 «Styrets medlemmer velges fra og med 2016 for 2 – to – år, slik at 3-4 av vervene er på valg annet hvert år.

For 2015 velges inntil halve styret for 2 år i denne rekkefølge:

Nestleder, kasserer og ett styremedlem velges for 2 år (2015-16):.

Leder, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer velges for 1 år (2015). I 2016 velges også disse vervene for 2 år»

     Forslaget ble enstemmig vedtatt

     Forslag fra hallkomiteen

«Hallkomiteen nedlegges. Arbeidet legges på is i 2015. Styret gjenoppnevner hallkomite, dersom det blir behov for det».

      Forslaget ble enstemmig vedtatt

     Forslag fra styret om Reglement for utleie av Peter Pan-hallen:

«I forståelse med eier har HPK anledning til å leie ut Peter Pan-hallen til formål som knytter seg til petanque.

All utleie administreres av leder av hallstyret, som velges av HPKs årsmøte. Alle som leier, skal navngi en ansvarlig person for leieforholdet.

Prioritet ved bruk av hallen

1. HPK og HPKs medlemmer har første prioritet ved bruk av hallen. HPKs styret, i samarbeid med klubbens turneringsutvalg, fastsetter i september hvert år HPKs egne innendørs turneringer (medlemsturneringer og nasjonale turneringer i regi av HPK). Disse får prioritet foran andre

2. Medlemmer som har betalt årsavgift kan fritt bruke hallen når som helst når den ikke allerede er booket

3. Andre interesserte (andre klubber, forbundet og andre klubbers medlemmer) bes sende sine ønskede bookinger for året i løpet av september. Disse ønskene besvares så snart som mulig

4. Andre interesserte kan booke seinere dersom det er ledig

Priser

1. Utleie til andre enn HPK og HPKs medlemmer som har betalt årsavgift koster 600 kroner pr gang uansett antall spillere.

2. Leieprisen faktureres av kasserer med 2 ukers betalingsfrist 

3. Avbooking må skje senest 1 uke i forveien for å slippe betaling

Annet

1. Hallstyret sørger for at hallen er i brukbar stand når den skal brukes eller utleies. Dette inkluderer at det er tilgjengelige kioskvarer for kjøp av brukere/leietagere

2. Brukere/leietakere v/navngitt ansvarlig skal sørge for betaling av kioskvarer, enten ved å legge igjen penger i betalingsboksen eller ved merket innbetaling til HPKs konto 1594 46 03856 (foretrekkes ved større beløp)

3. Hallen og toalettet skal forlates i ryddig tilstand»

      Forslaget ble enstemmig vedtatt

  7. Fastsetting av medlemskontingent for 2015

 Styret foreslo at medlemskontingenten for 2015 økes til 200 kroner pr medlem.

Ingri Lie foreslo at nåværende kontingent på 150 kroner blir uendret

Ved alternativ votering ble Ingri Lies forslag vedtatt med 11 mot 9 stemmer

 Jan Åge Paulsen foreslo at studenter og skoleelever skal betale halv kontingent (75 kroner)

     Forslaget ble enstemmig vedtatt

8. Styrets forslag til budsjett for 2015 ble gjennomgått og justert som følge av vedtaket i sak 7.

Budsjettet ble enstemmig vedtatt med anslåtte inntekter på 164.500 kroner og anslåtte utgifter på 170.500 kroner

9. Styrets forslag til organisasjonsplan for 2015 ble lagt fram

«Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen.

Turneringsutvalg: Det velges 4 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Banemesteren er selvskreven medlem av utvalget.

Kiosk- og arrangementsutvalg: Det velges inntil 5 medlemmer som i samarbeid med styret har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer. Utvalget har ansvaret for forberedelser og avvikling av julebord og andre medlemsarrangementer. Utvalget vil også ha ansvar for kioskvognen, inkl. transport av denne til og fra Gausen.

Hall og Bane Prosjekt-utvalget. Dette utvalget oppnevnes av styret dersom utviklingen tilsier behov for et slikt utvalg i 2015.

  Organisasjonsplan for 2015 ble enstemmig vedtatt

 10. Valg

 Følgende valg ble foretatt, alle ved akklamasjon:

 Styret

Leder                   Lars Gunnar Lingås     1 år

Nestleder             Thor Stang                 2 år

Kasserer                Peter Hæring            2 år

Styremedlem         Kjell Rune Karlsen     1 år

Styremedlem         Hilde Thorsen           2 år

Styremedlem         Glen Gurrich            2 år

Styremedlem         Ingri Lie                   1 år

Varamedlem          Sissel Skjørberg Nilsen 1 år

      Turneringsutvalg

Leder                 Johnny Skjørberg

Medlemmer         Peter Häring

                         Bjørn Arne Nordhagen  

                         Daniel Hushovd

Vara                   Jan Øyvind Lønn     

     Hallkomite

     Leder              Ståle Baksetersveen

     Medlemmer      Kjell Rune Karlsen

                            Harald Tronrud

     Kiosk-komite

Leder                    Sissel Skjørberg Nilsen

Medlemmer           Hilde Thorsen

                            Randi Jørgensen

                            Gunnar Strømmen

      Revisorer

     Hans Erik Dahl

     Jan Egil Sirèn

     Hans Erik Rønneid Hansen (vara) 

    

Valg av representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet

            Årsmøte delegerte til styret å oppnevne disse

       Valgkomite        Aina Johansen

                             Manni Norli

                             Johnny Skjørberg

                             Reidun Thorsen (vara)

 Leder takket avtroppende styremedlem Johnny Skjørberg for innsatsen, og årsmøtet for 2014 ble avsluttet.

Holmestrand 10. februar 2015

Protokollfører: 

Lars Gunnar Lingås

 Undertegnere av protokollen:

 Gunnar Strømmen         Mona Sundet