STYREMØTE 29.10. 2018

Det ble avholdt styremøte i Peter Pan hallen 29.10. kl. 18:30. Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen, Kjell Rune Karlsen og Ingri Lie. Meldt avbud: Hilde Thorsen, Glenn Gurrich og vara Jon Øystein Strand.

Før møtet orienterte Ingri om mulighetene for midlertidig utendørs bane på Gullhaug.

SAK

30/18  Godkjenning av referat fra styremøtet 19.9. og godkjenning av innkalling.

Begge ble enstemmig godkjent

Oppfølging av saker fra møtet 19.9.:

19/18  Hvordan tiltrekker vi yngre medlemmer:                                                                           Kjell Rune fortalte om planer om å invitere 7. klassinger fra Botne allerede desember/januar, lære dem litt om petanque og samtidig har det sosialt hyggelig. Dette kan føre til positiv spille-interesse. I tillegg vil Arild Skjøveland fra Stord Petanque klubb gi oss flere ideer vi kan vurdere.

20/18 Hvordan kan vi inspirere nye konkurranse-emner?

Arnstein har hatt kontakt med flere av våre dyktige spillere – alle har sagt seg villig til å instruere interesserte medlemmer. Treningene blir torsdager. Ansvarsliste vil bli sendt ut til de aktuelle på e-post.

29/18

Klubbens medlemslister.

Peter viste oss skjermdump fra Norges Idrettsforbunds KlubbAdmin. Dette vil være kostnadsfritt og kan vedlikeholdes av flere. Styret var enige i at klubben tar dette i bruk.

NYE SAKER

31/18  Økonomi – budsjettoppfølging.

Peter bekreftet at regnskapet er under kontroll. Vi forventer flere inntekter fra sponsorer og betalinger fra medlemmer for vintersesongen

32/18  Julebord, hvor/når/til hvilke pris?

Vi ønsker å arrangere julebord i begynnelsen av desember. Thor vil undersøke med hotellet om tid og kostnader.

33/18  Premiering Klubbmesterskap 2018,  1., 2. (og 3.?) premie?

Pengepremier for 1.plasser ble utbetalt turneringsdagene.  Ingri vil undersøke kostnader for diplomer, så vi eventuelt kan belønne til både 1., 2. og 3. plass i hver gruppe med diplomer. Tildelingen vil bli foretatt på julebordet.

 

34/18  Hva ønsker vi som klubb å oppnå, dvs hva fokuserer vi pø?

Full enighet i styret: En klubb for alle, et spill for alle. Klubbens visjon må fortsatt være å ivareta både de aktive og det sosiale spill.

35/18  Utlodning per spillekveld, gevinst pizza eller vin, inntektene vil gå til?

Styret besluttet å variere gevinst noe og eventuelt ta en «fri» uke per måned. Det var full enighet om at inntektene, hvis tilstrekkelig, kan  gå til anskaffelse av hjertestarter.

36/18  Hjertestarter

Arnstein vil undersøke - med ambulansetjenesten i Holmestrand  - om både  pris og opplæringskurs.

Peter vil kontakte hovedkontoret for informasjon om deres erfaringer.

37/18 Salg av toalettpapire/tørkerull.

Vedtak om «nei takk» er allerede gjort, basert på e-post utveksling med styremedlemmene.

38/18  Eventuelt

A)     Reisestøtte – nye, godkjente regler vil bli dokumentert på HPKs hjemmeside

B)     Vinterserien i Vestby – medlemmer som har meldt seg på må også stille opp og ta ansvar.  P.g.a. interesse, meldte HPK på 2 lag, nå er det litt sent å melde avbud. Her har man også forpliktelser.

C)     Klubben må ha som mål å øke interessen for data-bruk. Kurs vil bli tilbudt.

 

Møtet ble avsluttet kl. 20:25 

 

Ingri Lie

(signert)

 

 

 

STYREMØTE 19.9. 2018

Det ble avholdt styremøte i Peter Pan hallen onsdag 19. september kl. 19. Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen, Hilde Thorsen, Glenn Gurrich og Ingri Lie. Avbud: varamedlemmer Jon Øystein Strand og Kjell Rune Karlsen.

Før møtet ble offisielt åpnet, orienterte Ingri om hennes kontakt med Susanne Poulsen, Konsulent – Idrett og friluftsliv i kommunen – angående petanquebanen på Hvitstein. De to hadde tidligere på dagen blitt enige om å holde kontakten.

Sak

19/18      Hvordan tiltrekker vi yngre medlemmer.

Styret sa seg enige i medlemsmøtets forslag om å sette ned en komitè til våren. Denne kan ta ansvar for annonser i avisen for å invitere til konkurranser, osv. Styret var ikke optimistiske for at dette vil vekke ungdommens interesse, men mente det var vel verdt et initiativ.

Styret ble også enige om at Peter skal invitere Arild Skjæveland (leder i Stord PK) til neste styremøte.

20/18      Hvordan kan vi inspirere nye konkurranse-emner.

Styret mener det er viktig å involvere klubbens erfarne medlemmer for støtte, og Arnstein tok på seg oppdraget med å kontakte flere av disse for et eventuelt torsdags-opplegg – og et mulig fadder opplegg. I denne forbindelse ble det også diskutert eventuelt å redusere konkurranse-dagene, f.eks. ha èn uke i måneden med bare trening, men dette ble nedstemt.

21/18      Reisestøtte

Forslaget fra Peter og styret, ble lagt frem og godkjent på medlemsmøtet 7.9., med bare ett tilleggs-ønske: Budsjettet for reisestøtte baseres på halvårlig dekninger. Dette ble også godkjent av styret.

22/18      Antall klasser i HPKs klubbmesterskap

Styret godkjente medlemsmøtets forslag om å redusere antall klasser fra 10 til 8  (stryke veteran  singel 55+ og 65+) , og at turneringsutvalget kan bestemme at noen av veteran klassene kan arrangeres formiddager – eller helger. 

23/18      Premiering ute og inne

Styret godkjente medlemsmøtets forslag om å avslutte flax-lodd premiering og bestemte at , dersom vi fortsatt får gratis pizza fra Bryggekanten,  vil pizza  bli premie for hver ukes 1.plass ,  og kr. 50.- for ukens 2.plass.

I tillegg godkjente styret forslaget om utlodning av 1 pizza hver av uken spilledager  – og eventuelt også utlodning av vin.

24/18      Hjemmesiden på nett

Medlemsmøte uttrykte, og det var også styrets mening, at oppdatering er avgjørende viktig. Bjørnar Endal vil bli spurt om å påta seg denne oppgaven, mens resultater fortsatt er Helge og Peters ansvar. I tillegg har Jan Åge og Helge påtatt seg oppgaven  å skrive ned HPKs historie fra 12.9.2000

25/18      Regler for uttak av klubblag (Euro-kvalik)

Styret vedtok at uttaket skal baseres på resultatene på den nasjonale ranking-listen.

26/18      Skjebnen til Innsamlede pokaler

Disse vil bli plassert på hyllene i Peter Pan hallen – etter at Peter kontrollerer at ingen med 3 seire er uteglemt.

27/18      Premiering av Hvitstein Cup og Klubbmesterskap

Styret var enige i at premier for Hvitstein Cup blir utdelt ved første cup kamp i hallen, og at diplomer for Klubbmestersakp blir utdelt på årets julebord. 

28/18      Eventuelt

Diskusjonen om reisestøtte fortsatte, og styret bestemte til slutt at budsjettet for slik støtte ikke bør overskrides.

29/18      Klubbens medlemsliste, inkl. e-post adr. Liste

Thor fremhevet både skriftlig og muntlig viktigheten av at listen måtte oppdateres og vedlikeholdes. Dette var styret enige i.

Peter foreslo at klubben skulle benytte seg av gratis system fra «Min Idrett». Han vil, på neste styremøte,  vise hvordan systemet er lagt opp.

Møte ble avsluttet kl. 20:45

Ingri Lie

Styremøte 13. august 2018

Det ble avholdt styremøte i Peter Pan hallen mandag 13. august kl. 18:30. Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Arild Eliassen,  Glenn Gurrich, Jon Øystein Strand og Ingri Lie (møteleder). Avbud: Hilde Thorsen og Kjell Rune Karlsen.

12/18            Referat/dagsorden

Referat fra styremøtene 9. mai og 11. juni, pluss dagsorden for dagens møte, ble godkjent.

13/18                       Styreleder og styremedlemmers oppgaver og ansvar

Thor har ansvar for oppfølging av sponsor-støtte, til tider krevende, men overkommelig. Han er også ansvarlig for oppfølging av HPKs støtte til mandags-trening på Kjærsenteret. Denne treningen er meget populær og er en fin reklame for HPK.

Peters hovedansvar, regnskapet, er under full kontroll. Når det gjelder medlemslister og e-post adr. lister, kan det være behov for flere hender. For å forenkle dette arbeidet, vil Peter ta kontakt og undersøke pris på Nif-godkjent medlemsregister. Saken blir tatt opp på neste styremøte.

Glenns hovedansvar er kiosk, hvor den største utfordring er å få støtte fra medlemmer til de forskjellige arbeidsoppgavene.

 Både Glenn, Arild, Arnstein og Jon Øystein påtar seg gjerne oppgaver når det er nødvendig.

Alle tilstede var enige i at styreleders hovedoppgaver er ansvar, delegering og oppfølging.

14/18                       Hvilke krav kan stilles til andre medlemmer ang. oppgaver/innsats

Styremedlemmer må vise eget engasjement og så oppmuntre til dugnader – når nødvendig. Forpliktende oppdragslister over frivillige til data, kiosk og bane må sendes ut i god tid, helst så snart sesongens aktivitets-kalender er klar.

15/18                       Holmestrands-dagen/Kronprinsparets besøk

Lørdag 18.8. stiller vi stand i sentrum – etter anvisning fra Jarlsberg. Vi stiller med «mannskap» som anbefaler publikum til å prøve petanque på Dulpen. Også på Dulpen deler våre representanter på oppgaver, begge steder fra kl. 11-16.

Kronprinsparet besøker Holmestrand 4. september (fra kl 15-18). Planene for  det korte møte på Dulpen, fra 17:05 til 17:15  er allerede klare. Det vil bli arrangert general-prøve fredag 24.8. (eller 31.8.)  Jon Øystein og Ingri planlegger denne.

16/18                       Ansvar for oppfølging/oppdatering av HPK’s hjemmeside.

Dette ble utsatt til neste styremøte. Innen da vil styremedlemmer studere sidene og notere synspunkter.

17/18                       Medlemsmøte og sosialt samvær, når/hvor

Thor vil spørre Ståle om assistanse til det sosiale samværet etter medlemsmøtet. Følgende tema skal tas opp: a) Antall klasser i klubbmesterskapet. Flertallet i styret mener nåværende 10 klasser er ønskelig. Dette tas derfor ikke opp på medlemsmøte.

b)Hvordan tiltrekke yngre medlemmer (styrets forslag: be medlemmer invitere barn/barnebarn til petanque-introduksjon og moro. Våren 2019 – invitere, gjennom annonser, til 4-5 introduksjonskvelder – alle aldre).                                   c) Inspirere nye konkurranse-emner (styrets forslag: fadder-system, både for nye medlemmer og konkurranse-emner).                                                                            d) Premiering på ute- og inne-cup (styret, bortsett fra pizza-premie som nå – har ingen forslag. Hvordan premierer andre klubber lokale konkurranser?)                                                                                                                      

 Tillegg: Hjemmesiden – er oppdatering viktig?

18/18                       Eventuelt

Følgende bør også tas opp på medlemsmøte:  Ha fast bestemte regler for uttaking av klubblaget til Euro-kvalik, og:

Årsmøtet ga styret fullmakt til å revidere retningslinjer for reisestøtte, og at forslaget må legges frem for medlemsmøte til godkjenning. Forslaget er utarbeidet, og godkjenning vil bli en post på medlemsmøtes agenda.

Møtet ble avsluttet kl. 20:45.

 

Ingri Lie   (signert)

 

 Styremøte 5.juni 2018

Det ble avholdt et meget kort styremøte på Hvitstein stadion 5. juni kl. 17:30

Til stede: Thor Stang, Peter Häring, Arnstein Barstad, Kjell Rune Karlsen, Ingri Lie – noen forsinket Glenn Gurrich og Hilde Thorsen. Ikke tilstede: Jon Øystein Strand.

Det var bare èn sak på vår agenda:

 

11/18                       Ukentlig premiering i Hvitstein-cupen

Temaet  har tidligere vært diskutert og, etter forslag på e-post   fra Helge Skjørberg  24.5. – og deretter utveksling av e-poster mellom styremed-lemmene,  ble det vedtatt at  de ukentlige 1. og 2. flaxlodd-premier, skulle erstattes av pizza-premier.

Dette ble bekreftet på møtet.

Forslaget om at pizza-premiene skulle erstattes av flaxlodd om samme person ble vinner mere enn èn gang samme måned, ble nedstemt.

For å fremme nyheter og innlegg på HPKs hjemmeside, ser vi også mulighetene for å gi medlemmene referansenummer til hjemmesiden – i stedet for å liste resultatene på e-post.

Møtet ble  avsluttet  kl. 17:50