Holmestrand Petanqueklubb

Velkommen til vår hjemmeside.



Styremøte HPK

Dato: 16/11 2022

Sted: Peter Pan Hallen, 3085 Holmestrand

Tid: 17.00

 

Innkalte: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Kjell Rune Karlsen, Are Rystad

Observatør: Hans Erik Røneid-Hansen

 

Saksliste

27/22         Godkjenning av innkalling og referat forrige styremøte

  • Ingen innvendinger.

28/22         Status økonomi

  • God kontroll

29/22         Avslutning Hvitstein cup 2022

  • Vinner: Johnny Skjørberg, Nr2: Ståle Baksetersveen, Nr3: Heidi Skjørberg Nilsen
  • Trukne vinnere: Bjørn Arne Nordhagen, Vina Naidu, Svein Erik Johansen, Hans Erik Røneid Hansen, Daniel Hushovd.

30/22         Status julebord v/ Are

  • 24 påmeldt
  • Full kontroll

31/22         Status nasjonale turnering PP hallen (Vinter 2022/23)

  • Heidi har tatt over ansvar, planlagt noe.

32/22         Krav til dekket NM deltakelse

  • 5 spillekvelder
  • 2 ranking turneringer før NM
  • Lisens
  • Minst 1 dugnad

33/22         Klubbdrakter

  • Ikke noe nytt men skal være klart til årsmøte

         

34/22         Eventuelt 

  • NM komite møte over jul.
  • Ny leverandør av hjemmeside: One.com
  • Tilbakemelding fra huseier, se egen mail. Styret velger å ikke gå videre med huseier med tanke på forlengelse eller ny avtale.

 

Svein Erik


----------------------------------------------------------------------------------------

Styremøte HPK


Dato: 25/8 2022


Sted: Hvitstein Idrettspark, 3085 Holmestrand


Tid: 20.00

Innkalte: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Kjell Rune Karlsen ( Fravær), Are Rystad

Saksliste

19/22         Godkjenning av innkalling og referat forrige styremøte

  • Innkalling og referat godkjennes uten anmerkninger.

20/22         Status økonomi

  • Bjørnar informerte kort om status på økonomien i klubben. Det rapporteres om fin utvikling på kiosksalg og generelt er det god økonomi i klubben. Ingen store endringer fra tidligere og vi styrer inn mot en fint resultat for 2022.

21/22         Evaluering NM Stokke

  • Styret valget å dele sin evaluering i to deler. En gikk på selve arrangementet som Stokke IL står ansvarlig for og en del som går på selve NM-konkurransen som forbundet står for.
  • Arrangementet ble av styrets medlemmer opplevd som veldig bra gjennomført. Alle som var involverte fra Stokke gjorde en super innsats og gjorde dagene på Stokkebanen så hyggelige som det var mulig. Det eneste negative som kan trekkes frem er at det tidvis var litt problemer med dårlig lyd på anlegget som gjorde at noen beskjeder var vanskelig å få med seg.
  • NM-konkurransen var på mange måter lik den har vært de senere årene. Utfordringene er også de samme med lange dager. Her er styret litt delt da noen opplever det som problematisk mens andre ikke har samme oppfatning rundt det å spille fra 09.00 til gjerne 21-22 på kvelden. Det ble også påpekt at det tidvis var litt dårlig informasjon knyttet til arrangementet og at det skapte noen utfordringer. Styret påpeker også at det oppleves som synd for idretten vår at finaler spilles så sent på kvelden at de fleste er dratt hjem og tilskuere er kun funksjonærer og de som samkjører med finaledeltakerne. I NM ble det benyttet Swiss spill, noe som var nytt av året. Spill måten skal være den mest rettferdige måten å spille på, men opplevdes veldig uoversiktlig og vanskelig å forstå. Dette medførte en del frustrasjon under NM og bør diskuteres for fremtidige NM.

22/22         Divisjonsspill 2023 v/ Johnny

  • Kort info fra Johnny om sommerens Hvitstein Cup og melding om at poengsystemet vil endres til neste år. Dette jobbes det med løsninger på per d.d. Det er blitt en skjev fordeling av poeng som ikke fungerer som det skal og dette vil endres neste år. Divisjonsspill fungerer ellers utmerket.

23/22         Klubbmesterskap 2023

  • Vi har på nytt hatt innspill på antall klubbmesterskap. Det oppleves som ett vell av mesterskap og «gjevheten» i det å bli klubbmester viskes litt ut. Styret vil på årets årsmøte fremme forslag om at klubbmesterskap i klasse V55 fjernes da denne ikke tjener noen misjon. Det vil være årsmøte som tar denne avgjørelsen.

24/22         Status data

  • Bjørnar og Svein Erik har kontroll på min idrett og styret sier seg fornøyd med at 2 stk kan dette systemet. I tillegg har vi andre ressurs personer i klubben som også kan dette.
  • Bjørnar har fått ansvar for å gå til innkjøp av ny ruter samt nytt trådløst nettverk ifbm vintersesong i PP hallen. Dette vil gi økt kapasitet og kostnader vil øke minimalt.

25/22         Klubbdrakter

  • Klubbdrakter ble tatt opp på årsmøtet i fjor men ikke valgt endret. Dette ble tatt opp på nytt under styremøte da draktene blir grusomt varme spesielt når det er mye sol. Svein Erik har tatt på seg ansvar for å sjekke ut mulighet for andre typer og vil gi en presentasjon og alternativ under årsmøtet.                

26/22         Eventuelt 

  • Rullestol rampe ble tatt opp og det er søkt om midler til dette. Foreløpig uten suksess men vi sjekker videre med noen lokale firmaer om disse kan lage en løsning for oss som ikke blir veldig kostbar.
  • Det ble også gitt kort info om status lys på Hvitstein. Dette er for øyeblikket en skikkelig suppe som ingen ansvarlige hverken i kommune eller hos Entreprenør greier å følge opp. Svein Erik fikk etter litt prøving kontakt med Entreprenør og har fått lovnader om tilbakemelding på hva dette vil koste og hvilken løsning som kan benyttes. Det vil komme info om dette separat så fort det foreligger noe konkret.

1/9 2022

Holmestrand

Svein Erik Johansen

Leder HPK

                                 Referat styremøte HPK 25.5.2022

Dato: 25/5 2022

Sted: Peter Pan Hallen, 3085 Holmestrand

Tid: 18.00

Innkalte: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Kjell Rune Karlsen, Are Rystad

Saksliste

15/22         Godkjenning av innkalling og referat forrige styremøte

-         Styret godkjente uten innvendinger

16/22         Status økonomi

  • Kort orientering

-         God økonomi, regnskap pr 30/4 viser positive tall men vi har en del store utgifter som venter så vi er på budsjett. Her kommer kostnader med NM blant annet.

17/22         NM 2023

  • Generell gjennomgang
  • Arrangements grupper
  • Kiosk/Mat
  • Baner/Lokasjon
  • Hva trenger vi ellers??

-         Ledere for hver gruppering i klubb blir en del av NM styre.

-         Turneringsutvalg, Baneutvalg, Kioskutvalg/ Vertskap. Aktuelle kandidater vil bli kontaktet av styre.

-         Det ble luftet forskjellig kioskløsninger og bevertning av deltakere langveisfra. Ingen endelig beslutning rundt dette ble tatt.

-         Baner er talt opp og etter konferering med forbundet ble banestørrelse på 12x3m akseptert. Dette gjør at vi kan ha hele arrangementet på Hvitstein.

-         Styret ønsker at NM styret tar en runde med forbundet ang gjennomføringen av mesterskapet. Vi ser en del i forhold til mesterskapet som ikke er forenelig med at det skal kåres Norske mestere og at denne prestasjonen bør ivaretas på en bedre måte.                    

18/22         Eventuelt 

-         Alle styremedlemmer lover å gå igjennom «min idrett». Bjørnar har laget oppskrift og sendt ut på mail til styremedlemmer.

-         Trekking av PP-Cup vinnere: Fred Olaf, Ståle, Svein Erik, Bjørnar, Jan Erik.          

Svein Erik

Referent.

Referat styremøte HPK 23/3

Dato: 23/3 2022

Sted: Ekebergveien 101, 3085 Holmestrand

Tid: 18.00

Innkalte: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Are Rystad, Kjell Rune Karlsen       

Saksliste

9/22            Godkjenning av innkalling og referat forrige styremøte

  • godkjent

10/22         Status økonomi

  • Regnskap for 2022 ( Status oppdatering)

-         Sunn økonomi, overføring av fjorårets overskudd inn på «hall» konto i mars, kiosksalg fungerer bra.

11/22         NM 2023

  • Er vi interessert? Lar dette seg gjennomføre?

-         Positivitet rundt tema. Arena kapasitet må vurderes, det meldes interesse for NM til forbundet under ledermøte 26/3 men da med betenkningstid.

12/22         Reisestøtte

-         Reisetilskudd til vinterserie og europacup revideres slik at ferge og bom også faller inn under reisegodtgjørelse.    

13/22         Ny turnering i august

-         Europacup kval for klubblag 20-21 aug.

-         Positivt svar fra styret.

14/22         Eventuelt 

-oppstart ute: 19/4 + treningskveld 5+12 april.

- Leder lager utkast til retningslinjer/regler for divisjonsspill.

- Spillerutvalg har ansvaret for å følge opp gjeldene regler.

- Klubbmesterskap tas opp på medlemsmøte 7/4 kl.18.00 Peter Pan.

- Styret informert om «grand opening».

- Gjennomgang av Klubb admin på neste styremøte. Bjørnar lager «oppskrift».  

Svein Erik

STYREMØTE I HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB

Tid/sted: Mandag 17/1 2022 i Peter Pan-hallen.

Til stede: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Arnstein Barstad, Ingri Lie

Sak nr.

1/22 Godkjenning av innkalling og referat fra forrige styremøte

 Innkalling og referat fra styremøtet 4/11/21 ble godkjent.

 

2/22 Regnskap for 2021 – Budsjett for 2022

 Bjørnar la frem regnskapet for 2021, som vi da gjennomgikk post for post. Styret er meget fornøyd med både økonomi og kontroll og fant ingen problemer. Vi ble også enige om å overføre kr. 26,000 til klubbens sparekonto. Kasserer kan nå gi regnskapet videre til Kontrollkomiteen.

Vi gikk så gjennom, og diskuterte, kasserers forslag til budsjettet for 2022. Styret ønsker flere inntekts-muligheter, og vi ble derfor enige om å undersøke mulighetene for Aktivitets-midler og ta Grasrot- andel, Spond Cash-Back og mulighetene for flere sponsorer opp på Årsmøtet til diskusjon.

 

3/22 Årsmøte – Dato – Oppgaver – Årskontingent

 Vi ble enige om at dag/dato for Årsmøtet vil være mandag 28/2 i Peter Pan-hallen.

Vi delegerte ansvaret for de forskjellige oppgavene forberedelser og møtet vil kreve.

Vi ble også enige om forslag til årskontingent og sesongkort for 2023. Dette vil bli tema på Årsmøtet.

 

4/22 Status Covid-19

 Styret følger godt med på oppdatering fra både Regjering og Kommune. Vi åpner nå PP-hallen for opptil 20 spillere pr spillekveld, men oppfordrer medlemmer, som ikke er helt i form, om å holde seg hjemme. Munnbind er også å anbefale. I tilfelle smitte-utbrudd, vil vi ta de nødvendige forholdsregler.

 

5/22 Oppdatering Innendørshall (status + planer)

 Svein Erik har hatt møte med ordføreren. Hun viste velvilje til å støtte klubbens arbeide med ny hall.

Svein Erik og Hans-Erik hadde møte med Susanne Poulsen i Kultur og Idrett. Hun viste også god vilje til støtte og anbefalte bl.a. HPK om å søke samarbeide med andre idrettsaktører.

Vi er nå blitt enige med skøyteklubb og friidrettsklubb om å arbeide samme for å finne mulighetene for å legge en petanque-hall til det planlagte bygget for skøyter og friidrett. Vi må også klargjøre hvilke utgifter vi må forberede oss på, og om vi kan akseptere slike utgifter.

 

6/22 Vestfold Cup

 Stokke Petanque har etterspurt HPKs interesse for å delta i felles petanque-arrangementer utendørs – for lavterskel-tilbud (lisensfri). Det vil da bli lørdag/søndag-cup for helger uten andre arrangementer og 1-2 turneringer per petanque-klubb i Vestfold. Styret synes dette var en god idè, men vil trenge flere frivillige til å ta ansvar. Vi vil derfor forespørre tirsdag- og onsdag-spillerne denne uken om interessen.

 

7/22 Belysning Hvitstein (kostnad)

 Vi vil sette av et beløp for kostnader Hvitstein Petanque-baner i neste års budsjett. Da vi i dag ikke er sikker på kommunens planer for videre belysning nær friidrettsbanen, er det foreløpig vanskelig å forutse hvilke belysning vi vil trenge i tillegg. Vi må eventuelt  undersøke mulighetene for å søke økonomisk støtte.

 

8/22 Eventuelt A)

 Johnny har mottatt forespørsel fra Benny i GPK om kostnader og  interessen for å leie ut PP hallen lørdag 5/2 for turnering for 16 personer. Vi synes dette var positivt og ble enige om å tilby samme pris vi tidligere har vedtatt å tilby andre klubber (kr. 600).

Eventuelt B)

 Ingri ønsket å klargjøre regler for begrensning av antall spillere per kveld. Vi ble enige om at Svein Erik setter dette ut på FB.

 

MØTET BLE AVSLUTTET  KL. 20.45.

DATO FOR NESTE MØTE (FØR ÅRSMØTE) VIL BLI BESTEMT SENERE

Ingri Lie, sekretær (signert)

 

STYREMØTE I HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB
Sted: Hos Bjørnar i Rovedalen torsdag 4/11 2021
Til stede: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Arnstein Barstad og Ingri Lie

Sak nr.
31/21 Godkjenning av innkalling og referat fra forrige styremøte
Innkalling og referat fra styremøtet 30.9.21 ble godkjent.

32/21 Status økonomi
Kasserer leverte oss kopi av regnskapet pr 31.10. og orienterte om poster av betydning. Kr. 50,000 er overført til spare-konto. Klubben har god økonomi og kasserer har god kontroll.

33/21 Status julebord
Det var enighet om at vi, i tillegg til vårt vanlige julebord, også skulle feire klubbens 20 år – noe forsinket.
Arnstein og Heidi har forberedelsene under kontroll. Leie av BAS-lokaler er i orden for lørdag 27/11. Mat er bestilt, og aktiviteter og annet er under planlegging.

34/21 Reisestøtte 2021 (gjennomgang av forespørsel)
Saken ble diskutert og Styrets beslutning vil bli presentert for medlem.

35/21 «Kjøreregler» for spill i PP-cup
Tidligere avgjørelse ble sendt ut til medlemmene før spillestart i hallen i oktober. Der ble det stadfestet at ønsket var 20 spillere per dag (maksimum 30), og at det var satt grense til én spillekveld per medlem per uke.
Styret ønsker fortsatt utfylt spilleliste over deltakerne per kveld, men mener maksimum 24 spillere er å anbefale. Derfor blir det akseptert at spillere kan spille begge dager (men poeng bokføres bare etter opprinnelig oppsatt spilledag). Oppførte spillere på listen for dagen prioriteres (derfor er det viktig å gi beskjed om frafall), deretter «første til mølla».

36/21 Utleie priser PP-hallen/treningsavgifter.
I oktober mottok Styret henvendelse fra VM-spillere om å få låne/leier PP-hallen lørdager fra 10-15. Etter en digital meningsutveksling ble Styret enig om å tilby leie til samme pris som for andre ikke-medlemmer, og dette ble godtatt.
Styret gikk nå gjennom andre utleie-bestemmelser og ble enige om å fortsette nåværende priser, inntil videre.

37/21 Kiosksalg/innkjøp
Inntekter fra kiosksalg er minimale. Mange flasker er blitt kastet etter å ha gått ut på dato. Vi tenker nå å skifte innkjøp fra Storkjøkkenet til Spar (når det er salg). Vi vil også presisere for medlemmene å betale per kjøp – og å vise vippsen til data-ansvarlig. Vi oppfordrer også medlemmer, som har anledning, til å ta med hjemme-bakst, eller annet, for salg og inntekt til klubben – og for hygge.

38/21 Sponsor profilering / aktivitet.
Vi har hatt gode fordeler av flere sponsorer, spesielt Limaco, og ønsker å utvide antall sponsor-avtaler. Svein Erik vil utarbeide et forslag til reklameskilt, som kan flyttes fra og til Hvitstein og PP-hallen. Medlemmene vil da bli oppfordret il å «kapre» flere sponsorer.

39/21 Trekning av vinnere Hvitstein-cup
1., 2. og 3. plass ble vunnet av Johnny (1.), Ståle (2.) og Odd Reidar (3.) og de vil få utbetalt sine gevinster.
Styret skrev nå navnene på hver ukesvinner på lapper og trakk 5 vinnere «fra hatten». Disse 5, Glenn, Bent, Svein Erik, Peter og Vebjørn, vil bli vippset premie fra kasserer.

40/21 Eventuelt
A Søknad om 2022 turneringer - Søknaden må bli sendt Forbundet innen desember. Johnny påtar seg ansvaret og vil søke godkjenning til Holmestrand Open i juni og Hvitstein-grisen i august.

B Rullestol-rampe og lys på petanque-banene på Hvitstein. Svein Erik vil søke Sparebankstiftelsen om økonomisk før 1. desember.

C Fremtidig innendørs-hall. Styret ønsker å arbeide med planer for fremtidig innendørshall. Ønsket ville være en hall på Hvitstein – om mulig. Svein Erik har noen kontakter, og Styret la frem ønsker om antall baner osv. Dette vil bli arbeidet videre med, og Svein Erik vil undersøke muligheter og presentere for Styret neste styremøte. Da må vi også diskutere kostnadsrammer.

Møtet ble avsluttet kl. 21:45
Neste styremøte vil bli holdt mandag 17. januar 2022.

Ingri Lie, sekretær

STYREMØTE I HOLMESTRAND PETANQE KLUBB torsdag 30.9.2021 

Sted: Hos Svein Erik i Ekebergveien

Til stede: Svein Erik Johansen, Johnny Skjørberg, Bjørnar Endal, Arnstein Barstad og Ingri Lie.

Sak nr.

21/21  Godkjenning av innkalling og saksliste.

Innkalling og saksliste ble godkjent.

Del denne siden

22/21  Oppdatering av Brønnøysund og Klubbadmin.

Bjørnar bekreftet at Klubbadmin nå er oppdatert og at styreforandringene vil bli registrerte  i Brønnøysund Registrene fredag (1.10)

23/21  Oppmerksomhet til nabo på Hvitstein som lånte oss strøm

Styret var enstemmig: Gavekort fra vinmonopolet, pyntet med en blomst, overleveres av Helge.

24/21   Status økonomi

Kasserer Bjørnar gikk gjennom de viktigste punktene. Klubben har god økonomi, og kasserer har god oversikt og kontroll. 

Bjørnar sender ut påminnelse om innbetaling av sesongkort for innendørssesongen.

Vi ble enige om å overføre kr. 50,000 til sparekonto for fremtidig innendørshall og hvert år overføre overskudd som overskrider kr 70,000 til samme konto.

25/21   Premiering Hvitstein Cup 2021 (1div + 2div)

Her ble vi enig om følgende: Sesongens totalt 3 beste spillere: 1 premie kr 1,500,  2. premie kr 1,000,  3. premie kr 500, pluss kr 1,000 fordelt på 5 uke-vinnere , ikke inkludert de 3 sammenlagt-vinnerne. Ingen kan vinne mere enn 1 gang. Styret foretar trekning av disse vinnerne på neste styremøte.

Den samme premiering vil gjelde både for ute- og inne-sesongen.

26/21  Utleie av PP hallen vinter 2021-22

Stokke IL har søkt om bruk av PP hallen innendørs-sesongen 2021-22. Vi    ble enige om å tilby klubben bruk av hallen hver torsdag, til samme pris  og samme rettigheter som BAS har, som bruker hallen hver mandag

27/21  Opplæring Klubbadmin nytt styre

Bjørnar ga kort informasjon om innlogging og bruk.

28/21   Evaluering NM Bergen (forespørsel fra Forbundet)

Bjørnar og Johnny, begge deltakere i NM, la frem både positive og negative punkter. Svein Erik tilbø seg å skrive ned de viktigste punktene og sende dem til Heidi, HPKs representant  til Forbundet, for videreformidling til Forbundet, og/eller arrangør.

29/21  Julebord/jubileumsfest

Vi ble enige om at BAS var å foretrekke fremfor hotellet. Vi vil   kontakte BAS og reservere en lørdag i slutten av november, og invitasjon vil bli sendt ut til alle medlemmer, også med tilbud om å inkludere samboer. Egenandel: 200kr/pers.

30/21  Eventuelt

Ansvar for godkjenning av betalinger, pluss ny klubb-kontakt, vil  bli overført fra Ingri til Svein Erik. Ansvaret for søknader om økonomisk støtte blir overført til ny klubbleder, med samarbeide fra sekretær.

Johnny sjekker med Frivillighetssentralen om støtte til rullestolrampe på Hvitstein.

Møtet ble avsluttet kl. 21:15.

Neste styremøte vil bli holdt mandag 15/11.          

Ingri Lie

Sekretær

Styremøte Holmestrand Petanque-klubb 15 april 2021.

Sted : Hvitstein stadion.

Til stede: Ingri Lie, Heidi Skjørberg Nilsen, Arnstein Barstad, Anne Lise Bakke.

Gjester: Helge Skjørberg, Hans- Erik Røneid- Hansen,  Ståle Baksetersveen.

Innkalling til styremøte/befaring på Hvitstein, på bakgrunn av ny korrespondanse med Holmestrand Kommune, og  tidligere søknad om stønad til kostnadene ved utvidelse av eksisterende nye baner, det ca. 3m gjenstående uberørte området bort til gjerdet.

Klubben har hatt følinger ute vedr mulige støtteordninger, men alle som tilbyr slik støtte, ser etter prosjekter for barn og ungdom under 20 år.

I tillegg til utgifter til utendørs baner, leier vi Peter Pan hallen, og bruker den 5-6 mndr på vinteren.

Fremtiden her er noe usikker, så det betyr at det vi har av midler nå, og det vi klarer å spare videre,   må prioriteres til nye innendørs baner.

Styret besluttet at vi kan, dersom det er eneste løsningen for å fullføre baneprosjektet, forskuttere det ønskede beløp med kr. 52.000,-, mot en garanti   at Kommunen tilbakefører beløpet til klubben i løpet av neste år.

Det ble også diskutert muligheten for å vurdere kostnadene med å utvide banene på dugnad. Dette vil da kreve en godkjennelse fra Kommunen – og en midlertidig tillatelse til å fjerne deler av   gjerdet mellom stadion og parkeringsplassen. Dette for å komme til med maskiner, uten å kjøre ut på den nye løpebanen.

Vi ser på dette som en nødløsning, da vi må leie utstyr og gå til diverse innkjøp.

Ingri legger dette fram for Susanne Poulsen i Kommunen, hvor de har hatt en god dialog hele veien.

Møtet sluttet etter ca. en time, med kald vind på Hvitstein.

Anne Lise Bakke

sekretær

Basert på Styrets beslutninger på møtet, sendte vi, samme kveld, e-post til Susanne Poulsen i kommunen.  Samtidig bekreftet vi at Helge Skjørberg vil være klubbens kontakt og ga henne og Ole Johan Bjørge hans telefonnummer og e-post adr. Arnstein Barstad vil samarbeide med Helge som Styrets representant.

Allerede morgenen etter fikk vi følgende svar:

                                                                                                                                 ./…2

Hei Ingri,

Takk for tilbakemelding. Skjønner at dere vil prioritere nye innendørs baner.

Jeg skal sjekke litt rundt omkring for å se om det fins fonder osv som støtter denne typen av aktivitet.

Ole Johan og jeg har blitt enige om at vi setter i gang mens Kjeldaas er på Hvitstein. Da trenger dere ikke tenke mer på dugnad. Tror det blir det mest fornuftige. Du vet at vi veldig gjerne vil prioritere mangfold i aktiviteter i Holmestrand.

Da kan du og jeg tar en prat om hvordan vi skaffer midler som vi kan legge i potten.

Fint om dere tar kontakt med Ole Johan for å sikre at banen blir stor nok i forhold til ønskene fra dere.

Med vennlig hilsen

Susanne Poulsen

Kulturkonsulent                          

Idrett & friluftsliv

Styremøte 8 april 2021, i Holmestrand Petanqueklubb.

På nett: Ingri Lie, Heidi Skjørberg Nilsen, Arnstein Barstad, Bjørnar Endal, Anne Lise Bakke.

Gjest: Johnny Skjørberg

Det ble et hastig innkalt møte, grunnet et par spørsmål fra styret i Petanque Norge.

Tilbakemelding måtte være innkommet Forbundet,  førstkommende fredag.

1)   Spørsmål til HPK, om avholding av EM-kvalifisering for veteraner. I følge terminlisten,

      skal dette skje 8-9 mai. Grunnet usikkerhet rundt gjennomføringen, pga koronasituasjonen,

      er alternativ dato 5-6 juni.  Usikkert om det er behov for å spille 2 dager, avhenger av hvor

      mange som ønsker å delta.

      HPK skal kun stille baner, Forbundet har all regi.

2)   Det planlegges også NM i Bergen i juni. Fordi koronasituasjonen er noe uviss, og det kan

       komme endringer, som gjør at NM brått kan gjennomføres, vil tiden bli knapp for Bergen, og

       Forbundet vil gjerne avlaste Bergen med en gren. Det er spørsmål om HPK, kan arrangere

       skyteøvelsen,  dagen etter trippelmixen, 5 september.

       I flg. Johnny, vil begge disse øvelsene fint kunne gjennomføres av HPK.

Styret aksepterer derfor begge forespørslene fra Forbundet.

Styremøte 12 april er utsatt inntil videre.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb , torsdag 11.03.2021.

Til stede på nett: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen,

Arnstein Barstad, Ingunn Thorvik, Anne Lise Bakke.

Sak:

16/21   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra Styremøte 01.03.

              Innkalling og saksliste, godkjent. Referat fra Styremøte 01.03, godkjent.

  5/21   HPK`S fremtid som klubb – eller med samarbeidspartner?

              Forslag HPK inn i HIF.

  17/21   Forslag fra Bjørnar om ny organisering av utvalgene.

              Andre innkomne forslag.

              Forslaget om ny organisering begrunnes i helhet med at HPK`s baneutvalg har betydelig

              mindre jobb etter at vi fikk baner på Hvitstein. Kioskutvalget har ikke lyktes i å få faste

              medlemmer, og har vært inaktiv i flere år. Styret foreslår derfor at antall utvalg reduseres

              med 2, dvs. at vi da vil ha igjen Bane-og hall-utvalg, pluss Turneringsutvalg. Forslaget er

              inkludert i årsrapporten til godkjenning.

              Innkommet forslag fra Johnny.

              Forslag fra Johnny om divisjonsspill: Forslag om å dele klubben inn i 2 divisjoner.

              Styret er enig med forslaget, som, i sin helhet, vil bli sendt ut til medlemmene til

              avstemning.

18/21   Gjennomgang av Årsrapporten.

              Evt. forandringer legges til Ingrid, som supplerer det inn i årsrapporten.

              Regnskapet er godkjent av kontrollutvalget. Budsjettet godkjent av Styret. Bjørnar

              oppdaterer etter endringer og sender Ingri, som legger det inn i årsrapporten.

19/21   Ny dato for Årsmøte? Hvilke saker bør sendes ut til medlemmene for avstemning i mars?

              Styret besluttet å utsette Årsmøtet til 7 juni, grunnet utviklingen i koronasituasjonen.

               Saker det ønskes en avstemning/uttalelse om, vil være forslaget fra Johnny om divisjons-

               spill fra kommende sommersesong. Likeledes forslag om HPK`s fremtid som selvstendig

               klubb – eller med samarbeidspartner. Ingri legger de to sakene frem for klubbens

               medlemmer , med svarfrist innen 22 mars.

20/21   Eventuelt.

          1)    HPK er i god dialog med Svele ang. ny leieavtale PP.

          2)    I referatet fra 01.03, sak 11/21,  ble det foreslått å premiere etter endt kveld på

                 klubbmesterskapene, med innsats kr. 50,- og premiering til 1 og 2 plass.

                 Det blir foreslått av Styret , at premieringen skal fordeles med 60/40, til 1 og 2 plass.

                 Ingen premiering på julebordet.

                 Legges fram som forslag på Årsmøtet.

          3)    Grunnet utsettelse av Årsmøtet, vil sittende Styre bestå fram til Årsmøtet.

          4)    Styret har mottatt Valgkomiteens innstilling. Den har noen punkter Styret har problemer

                  med å akseptere. Vi ble enige om å ta dette opp på et senere møte.

Neste styremøte er satt til 12 april, uvisst hvordan det gjennomføres m.h.t. koronasituasjonen.

Møtet avsluttet kl. 20.30.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb , torsdag 11.03.2021.

Til stede på nett: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen,

Arnstein Barstad, Ingunn Thorvik, Anne Lise Bakke.

Sak:

16/21   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra Styremøte 01.03.

              Innkalling og saksliste, godkjent. Referat fra Styremøte 01.03, godkjent.

  5/21   HPK`S fremtid som klubb – eller med samarbeidspartner?

              Forslag HPK inn i HIF.

  17/21   Forslag fra Bjørnar om ny organisering av utvalgene.

              Andre innkomne forslag.

              Forslaget om ny organisering begrunnes i helhet med at HPK`s baneutvalg har betydelig

              mindre jobb etter at vi fikk baner på Hvitstein. Kioskutvalget har ikke lyktes i å få faste

              medlemmer, og har vært inaktiv i flere år. Styret foreslår derfor at antall utvalg reduseres

              med 2, dvs. at vi da vil ha igjen Bane-og hall-utvalg, pluss Turneringsutvalg. Forslaget er

              inkludert i årsrapporten til godkjenning.

              Innkommet forslag fra Johnny.

              Forslag fra Johnny om divisjonsspill: Forslag om å dele klubben inn i 2 divisjoner.

              Styret er enig med forslaget, som, i sin helhet, vil bli sendt ut til medlemmene til

              avstemning.

18/21   Gjennomgang av Årsrapporten.

              Evt. forandringer legges til Ingrid, som supplerer det inn i årsrapporten.

              Regnskapet er godkjent av kontrollutvalget. Budsjettet godkjent av Styret. Bjørnar

              oppdaterer etter endringer og sender Ingri, som legger det inn i årsrapporten.

19/21   Ny dato for Årsmøte? Hvilke saker bør sendes ut til medlemmene for avstemning i mars?

              Styret besluttet å utsette Årsmøtet til 7 juni, grunnet utviklingen i koronasituasjonen.

               Saker det ønskes en avstemning/uttalelse om, vil være forslaget fra Johnny om divisjons-

               spill fra kommende sommersesong. Likeledes forslag om HPK`s fremtid som selvstendig

               klubb – eller med samarbeidspartner. Ingri legger de to sakene frem for klubbens

               medlemmer , med svarfrist innen 22 mars.

20/21   Eventuelt.

          1)    HPK er i god dialog med Svele ang. ny leieavtale PP.

          2)    I referatet fra 01.03, sak 11/21,  ble det foreslått å premiere etter endt kveld på

                 klubbmesterskapene, med innsats kr. 50,- og premiering til 1 og 2 plass.

                 Det blir foreslått av Styret , at premieringen skal fordeles med 60/40, til 1 og 2 plass.

                 Ingen premiering på julebordet.

                 Legges fram som forslag på Årsmøtet.

          3)    Grunnet utsettelse av Årsmøtet, vil sittende Styre bestå fram til Årsmøtet.

          4)    Styret har mottatt Valgkomiteens innstilling. Den har noen punkter Styret har problemer

                  med å akseptere. Vi ble enige om å ta dette opp på et senere møte.

Neste styremøte er satt til 12 april, uvisst hvordan det gjennomføres m.h.t. koronasituasjonen.

Møtet avsluttet kl. 20.30.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte Holmestrand  Petanqueklubb  1.mars 2021.

Sted: Hos Bjørnar i Rovedalen.

Til stede: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen.

Via nett: Arnstein Barstad, Anne Lise Bakke.

10/21  Fortsatt leie av PP- hallen.

             Ingri og Bjørnar hadde møte med Alf Johan Svele, angående ny leieavtale av PP-hallen.

            Svele ønsker en 3 års avtale, men vi ønsker 5 år. Det er også planer om å selge bygget.

            Han vil evt. da sørge for, at kjøper forplikter seg til å beholde eksisterende leieavtale ut vår

             leieperiode.

             Det ble også diskutert muligheten for å få byttet porten, slik at vi får en bedre tilgang (dør) til

             hallen. Hvis vi gjorde dette selv, kunne han diskutere reduksjon i leieprisen. Ståle er informert

             om dette. Prisen vi betaler i dag, er kr. 200,- pr m2, pr. år. Totalt kr. 42.750,-. Svele mener han

             må ha kr. 300,- pr. m2, da det er mye utgifter forbundet med utleie av hallen. For 2021 blir

             summen egentlig totalt kr. 47579,-, fordi vi allerede har betalt gammel pris 1 tert 2021, dvs.

             ut leieperioden.

             Ingri tar kontakt med Svele, overbringer styrets ønske om en ny leieperiode på fem år, og

             en leiesum på kr. 50000,- de neste fem årene. Klubben har heller ikke fått brukt hallen slik

             som ønsket i vinter, grunnet koronarestriksjoner. Ingri sender mail til styret, etter

              tilbakemelding fra Svele.

11/21   Klubbmesterskap 2021 – premiering.

              Et ønske om at premieringen  skal være slik vi hadde det tidligere, med kontant utbetaling

              på samme kveld, men til 1 og 2 plass, og med høynet innsats på kr. 50,-. Legges fram som

              forslag  på Årsmøtet.   

12/21    Regnskap 2021.        

               Bjørnar har hatt møte med kontrollutvalget. Regnskapet er i boks, og kontrollutvalget

               rapporterer til Årsmøtet.

13/21    Streaming av petanque-kamper.

               Det har vært et ønske om å kunne streame kampene i PP-hallen under corona-cupen.

               Formålet med å streame kampene, var for at flere kunne logge seg på, og følge kampene.

               Styret mente at dette ikke var av interesse for andre enn de som spilte, og ble enige om at

               Pc’en ikke skulle brukes til dette. Ellers er det svært viktig at flere lærer seg bruken, og kan

               hjelpe til med å streame større kamper.

14/21    Forsikring av inventar i PP-hallen, og kiosk-vognen.

               Styret besluttet å godta tilbudet fra IF på forsikring av innbo PP-hallen og kioskvogn.

               Kostnad ca. kr. 500,- pr. år.

15/21    Eventuelt.

            1) Diskusjonen med banene fortsetter. Det har vært mange personer i kommunen som har

                vært involvert, noe som har forsinket tilbakemeldinger. Kommunen har heller ikke midler.

                Hans Erik og Ståle og Ingri fortsetter kontakten med kommunen, og Helge fortsetter

                kontakten med HIF.

          2)  Spilling i PP- hallen.

                Hallen vil være stengt foreløpig frem til 15 mars. Helge har hatt kontakt med kommune-

                legen, som fraråder all aktivitet av flere samtidig, grunnet økende smitte, i flere kommuner.

                Styret holder seg løpende orientert, og vil komme tilbake etter 15 mars.

          3)  FB – sidene.

                Det er stadig observert en franskmann, som legger ut diverse på vår klubbside.

                Han er nå slettet av admin.

           4)  Felles policy, av varer som er gått ut på dato fra kjøleskapet.

                 Styret bestemte at det henges opp en lapp på kjøleskapet, om at utgåtte varer selges

                 til halv pris.

Det utestående som skal inn på årsrapporten, må være innkommet styret 11 mars.

Styremedlemmene får det den 11 mars kl 18.30, til godkjenning, før den skal inn på

årsrapporten.

Møtet avsluttet kl. 2100.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb 25.01.2021.

Sted: Hos Ingri Lie,  Ekebergveien.

Til stede: Arnstein Barstad, Ingri Lie, Bjørnar Endal.

Gjest: Hans-Erik Røneid Hansen

Via nett: Heidi Skjørberg Nilsen, Anne Lise Bakke.

Ikke til stede: Ingunn Thorvik.

Saker:

 1/21   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra styremøte 07/12.20.

             Godkjent innkalling og saksliste. Godkjent referat fra styremøte 07/12.20.

 2/21   Planlegge fortsatt bruk av PP-hallen-privat+klubbansvarlig.

             Styret vedtok at det kan foreløpig tillates bruk av hallen til frivillig trening, inntil 4 personer

             ad gangen, kun for medlemmer av klubben, bosatt i  Holmestrand kommune.

             Skulle kommunen bli rød, stenges hallen ned igjen.

 3/21   Årsmøte og Årsrapporter. Møte blir holdt på BAS 22.03.21.kl 18.30. Innkalling må skje

             senest 22.02. Sakspapirer må sendes ut/legges ut i hallen, senest 1 uke før (15.mars.)

             Forslag til saker sendt styret senest 8 mars. Årsrapporter, ansvar??

             Ingri sørger for å innhente rapporter fra de diverse utvalgene i klubben. Heidi lager et

             utkast til Årsrapporten, som hun tar med på neste styremøte. Bjørnar lager kapittelet om

             Økonomi. Vi vil be om at forslag fra medlemmene om saker til Årsmøtet, blir sendt Styret

             senest 28.02.

4/21   Økonomi: Status 2020 og hittil 2021.

             Ny kontoplan

             Start budsjett 2021

             Medlemskontingent via KlubbAdmin 2021.     

             Regnskap for 2020 og forslag budsjett 2021 ble gjennomgått. Bjørnar oppdaterer dette etter

             diskusjoner og korrigeringer på møtet. Enighet om endringer av navn på kontoer og sammen-

             slåing av kontoer. Endringer i kontoplan blir synlig i budsjett 2021. Bjørnar gjør ferdig

             regnskapet, og kaller inn kontrollutvalget for «revisjon» i løpet av februar.

             Bjørnar har tilrettelagt for fakturering av medlemskontingenten 2021 via KlubbAdm.

             Han regner med å være ferdig i løpet av januar. Bjørnar informerer medlemmene om

             endringene.    

5/21   HPKs fremtid som selvstendig klubb – eller med samarbeidspartner?

           Forskjellige alternativer ble diskutert, og legges eventuelt frem for Årsmøte.

6/21   Kontrollutvalget – oppdatering.

            Hans-Erik opplyserom godt samarbeide innad i utvalget, og at de holder seg informert.

            De vil komme på neste styremøte, da Bjørnar da vil legge frem det endelige budsjettet.

 7/21   Anders Jahres Humanitære stiftelse – søknad 15.03. Ansvar?

             Styret besluttet at det ikke vil være aktuelt for vår klubb. Vi har søkt flere ganger tidligere,

             men med negativ respons.

8/21   Eventuelt.

             Ingen saker.

Møtet ble gjennomført hensiktsmessig i koronatiden, med et par av styremedlemmene på nett !

Møtet avsluttet kl. 2100.

Neste styremøte er avtalt  1 mars kl. 18.30 hjemme hos Bjørnar. 

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte 7 desember 2020 i Holmestrand Petanqueklubb.

Til stede: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Arnstein Barstad, Heidi Skjørberg Nilsen, Anne Lise Bakke.

Gjest: Hans-Erik Røneid-Hansen

Sted: Hos Heidi.

Saker:

49/20   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra styremøte 6/10.  Ok.

39/20   Premiering Hvitstein Cup: 1., 2. og 3. plass sammenlagt, henholdsvis kr. 500,-, kr. 300,- og kr. 200,-, til Roger Johansen, Bjørn Arne Nordhagen og Johnny Skjørberg. Vi trekker (og fordeler kr. 3000.-) til 6 vinnere av de som kom på 1. og 2 plass hver uke,  i løpet av høstens Hvitstein Cup.
Trekningen som ble strømmet til HPK`s  FB-side, resulterte i kr. 500,- i gevinst til hver av 6 spillere: Hilde, Roger, Bjørnar, Manni, Birger og Bjørn Arne. Gratulerer!

24/20   Oppdatering av utviklingen på Hvitstein Stadion.
Det har vært en del « frem og tilbake» mellom HPK, Kommunen og Kjeldaas.
Beklageligvis er noe av arbeidet for kommende petanquebaner utført, uten «godkjenning» av klubben. Vår kontaktperson i kommunen har vært sykmeldt, og økonomi er et stort problem. Klubben er blitt informert om at saken vil bli tatt opp igjen neste år.HPK er også selv forberedt på å ta et løft – om nødvendig.

50/20   Økonomi. A) Status pr. 30.11, B) Regning til BAS for høst-sesongen, C) Forslag til ny konto-plan. 
A)  Status pr. 30.11.: Alle kjente og store utgifter betalt. – I forhold til budsjett, ligger vi etter på leieinntekter PP og startkontingent NM, alt pga koronaen. – Forventer en ny grasrotandel Norsk Tipping i desember. – Økonomien er god, og vi ligger an til et godt overskudd for 2020. 
B)  Ingri sender faktura til BAS for leie av PP hallen (halvert beløp). 
C)  Bjørnar la frem forslag til ny og forenklet kontoplan. Må kvalitetssikres mer, men det var enighet om å prøve dette for 2021.  

51/20   Peter Pan-hallen.
Fortsatt bruk av hallen i vintersesongen – som nå, inntil forandringer I korona-situasjonen? I tillegg Helges forslag til lisens-cup.
Styret ble enige om at vi bør fortsette bruk av hallen med begrenset tilgang (max 4 spillere i hallen samtidig), så lenge korona-situasjonen er slik den er nå. Vi følger med på de 3 ukentlige informasjons-meldinger på kommunens hjemme-sider. Vi vil gi positive tilbakemeldinger til Helge om hans forslag til turnering i hallen, og han vil da sende oss forslag til invitasjon som skal sendes alle HPK medlemmer. 

52/20   Nasjonale turneringer som arrangeres av HPK i 2020 – innlegg fra Johnny.

             Forbundet og HPK er enige om at klubben arrangerer:

             Holmestrand Open      19.06.

             Hvitstein-grisen            14.08, og

             NM trippel mix                4.09.

             Vi ble forespurt om vi ville ha et arrangement søndag 5.09, og vi ble enige om å

             be Johnny gi positivt svar til Forbundet.

53/20   Tilskuddsportalen, Heidi deltok på møte i Biorama – og oppdaterer oss.

              Møtet bød ikke på så mye informasjon, men det ga tips om hvordan man legger  inn

              søknad på skjema. Tilskuddsportalen legger jevnlig ut informasjon om hva som kan søkes

              på. Derfor er det viktig at vi holder oss oppdaterte, og foreløpig vil styreleder ta ansvaret.

54/20   Årsmøte 2021, hvor/når? Årsrapport?

Det ble bestemt at vil holder Årsmøte på BAS , 22 mars fra kl. 18,30. Ingri sjekker om det er

              ledig den dagen. Årsrapport vil vi ta opp på neste styremøte.

55/20   Kontrollutvalget – invitasjon til neste styremøte for oppdatering?

              Hans-Erik presenterte seg som representant for Kontrollutvalget da vi startet møtet.

              Nå redegjorde han om kontrollutvalgets oppgaver, basert på informasjonsmøte på

              Web, hvor Mette deltok. De skal følge med på økonomien i klubben og ivareta medlemmers

              interesse. De skal også se at saker fra Årsmøter bli fulgt opp. De erstatter også revisor, og

              skal derfor godkjenne regnskapet. Det er godt samarbeide mellom medlemmene i utvalget.

              Hans-Erik ba også om at Kontrollutvalget fikk være representert på neste styremøte. Styret

              sa seg enig.

56/20   Eventuelt.

            A)  Forbundet ønsker tilbakemelding på erfaring med spillende dommere i 2020.

                  Bjørnar vil videreformidle HPK`s mening til Forbundet, via Johnny.

            B) Heidi har fått spørsmål fra klubbmedlem i Oslo om å få låne hallen til trening.

                 HPK har tidligere anmodet medlemmene om å ikke spille på tvers av regioner i denne

                 koronatiden, og ønsker derfor ikke å tillate at andre enn Klubbens medlemmer bruker

                 hallen.

Neste styremøte er satt til 25 januar 2021, 18,30 hos Ingri.

Møtet avsluttet ca. 21.00.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb, 26.10.2020.

Sted: Hos Ingri Lie.

Tilstede: Ingri Lie, Arnstein Barstad, Heidi Skjørberg Nilsen, Bjørnal Endal,

                 Ingunn Torvik,  Anne Lise Bakke.

Sak nr.:

 9/21   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra styremøte 25.01.21.

             Innkalling og saksliste godkjent. Referat fra styremøte 25.01, godkjent.

 3/21   Årsmøte 22.03, Årsrapport (Heidi), forslag til dirigent og sekretær, ny valgkomitè,

             forslag til representanter på Tinget, forslag til ledere for utvalg og deres ønske om

             utvalgsmedlemmer, ansvar for avis-innlegg, sponsing, samarbeide med Kjær.

             Årsmøte avholdes den 22.03, avhengig av koronasituasjonen. Styret vil holde seg oppdatert

             når tiden nærmer seg. Årsrapporten ble oversendt styret, i forkant av møtet, og ble

             gjennomgått. Et par rapporter fra utvalgene mangler enda, og må være innkommet styret

             innen 8 mars.

             Hans Erik Røneid Hansen har sagt seg villig til å være dirigent.

             Styret tar kontakt med medlemmene for å høre hvem som kan være villige til å være i

             valgkomiteèn. Det var et ønske fra styret, at de fire som har representert Tinget, skulle

             fortsette, da de er blitt kjent der. Bjørnar legger fram en ny organisering av utvalgene, som

             legges fram som forslag på Årsmøte. Jan Åge har sagt seg villig til, å fortsette som ansvarlig

             for klubbens innlegg i avisa. Da det har vært svært vanskelig å få i havn nye sponsorer,

             uvisst hva klubben kan gi i gjengjeld, må styret ta en avgjørelse på om vi må glemme den

             delen.

             Ingri viderefører sitt samarbeide med Kjær.

 5/21    HPK`S fremtid som selvstendig klubb – eller med samarbeidspartner?

             Arnstein og Bjørnar hadde et møte med leder Trond Gurrich i HIF, den 09.02.21.

             Agenda: Muligheter for å legge HPK som gren under HIF, fordeler og ulemper.

             Bjørnar sammenfatter sine notater fra møtet, vil dele det opp i fordeler og ulemper,

             og legge dette fram for styret innen 12 mars. Det må ha styrets godkjenning, for å legge

             det fram på Årsmøtet.

                                                 -------------------------------------

41/20   Delta i turneringer i Vestbyhallen? Gjelder vedtaket fra Medlemsmøtet alle turneringene?

              Det ble vedtatt på Medlemsmøtet, at HPK ikke skal arrangere noen nasjonale turneringer i

              vinter. Fordi noen fra klubben har deltatt på diverse turneringer arrangert av klubber i andre

              regioner, ble det stilt spørsmål til, om dette er noe som var diskutert. Styret kan imidlertid

              ikke nekte spillere fra vår klubb, å delta i andre turneringer om de ønsker det, men styret

              besluttet,  å anbefale at HPK spillere ikke deltar i turneringer i andre regioner. Smitten brer

              seg, og styret ønsker at våre  spillere tar eget ansvar.

42/20   Loddsalg-korona-pause, eller andre forslag?

              Fordi et par «loddselgere» hadde trukket seg, ble dette tatt opp på nytt. Men, det er

              besluttet, at det blir loddsalg. Heidi tar tirsdagen, og Hilde tar onsdagen. Gevinst:

              gavekort på kr. 150,-, betales kun ved vipps,  husk å skrive hva det gjelder.

43/20   Opplæring og bruk av Ipad (20-årsgave) (Heidi)

              Gaven er ment å brukes til streaming ved div.mesterskap. Pr.dags dato er det kun

               3-4 fra klubben som har streamet fra sin egen telefon. Det går en del Gigabyte ved

               streaming, og det bør være et eget sim-kort til Ipaden. Sjekker dette.

               Denne står hos Heidi, og evt. bruk av denne, må avtales med henne.

               Hun vil også påta seg opplæring av andre.

               Det ble også diskutert om den kan brukes til andre formål, f.eks. opptak av skyting,

               legging etc. i læringsøyemed.

44/20   A: Økonomi. Status pr. 01.10.20.

                   Budsjett 30.09 ble lagt fram, gjennomgått, og godkjent.

              B:  Klubbens «policy» for dekning av medlemmers faktiske utgifter, til kontorrekv.o.l.

                   Den av medlemmene , som printer mye, kan komme med krav til kasserer i

                   slutten av året. Styret besluttet å dekke opp med kr. 200,- til den som har mye printing,

                   og kr. 100,- til den som bruker printeren mindre.

45/20   Spillelister, oppdaterings-rutiner og ansvar.

              Det er faste spillelister over hvem som spiller hvilke dager. Dette har til nå, fungert bra.

              Om en spiller ikke kan komme en dag, kan dette legges ut på fb til HPK, og den som ønsker

              å bruke plassen, må melde fra til Johnny, slik at man vet hvem som kommer.

46/20   Banedekket i PP-hallen, støvproblemer.

              Enkelte har hatt problemer med støvet fra grusen. Det blir vannet før kampen starter,

              men dette tørker opp, og når kulene slår ned, virvler det støv opp. Vi ble enige om, å

              vanne i pausene også, da vi antar at dette vil hjelpe. Vi vil trenge tilbakemeldinger, om

              problemet fortsetter.

47/20   Nasjonale turneringer 2021, søknadsfrist 01.12.

              Det er under kontroll, Johnny har søkt om Holmestrand Open i juni, og Hvitstein-grisen

              i august.

48/20   Eventuelt:

              a) Et ønske om oppdateringer av turnerings-resultater etc. kan komme på førstesida til HPK

                  sin hjemmeside. Bjørnar har kontakt med Peter angående dette.

              b) Et spørsmål, om vi bare kan kjøpe inn cola, som tidligere, noe det ble sagt ja, til.

                   Kjøpe inn der hvor vi har avtale om pris, eller der det er salg.

              c) Vi har fått opplyst om, at Eli i Forbundet trekker seg, og at det ønskes en ny i stillingen.

              d) Tilskuddsportalen. Kommunen vil holde kurs. Heidi vil melde seg på kurset, og Ingunn

                   vil vurdere å bli med.

Møtet avsluttet kl. 21.00.

Neste styremøte:  7 desember kl. 18.30, hos Heidi i Platåveien 1.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand petanqueklubb 3 september 2020.

Sted: Hos Bjørnar i Rovedalen.

Til stede: Arnstein Barstad, Bjørnar Endal, Ingri Li, Heidi Skjørberg Nilsen, Anne Lise Bakke.

Ikke til stede: Ingunn Thorvik.

Gjester: Johnny Skjørberg, Helge Skjørberg.

Saker:

36/20   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra styremøte 24.08.

              Begge godkjent.

23/20   Oppdatering av organisering av Jubileumsgrisen og NM i Holmestrand 12 og 13.09.

                Turneringsutvalget og Baneutvalget er enige om, at banene skal gjøres klare på fredagen før.

               Johnny, Arnstein og Jan Erik, har alt under kontroll.

               Kiosken blir holdt åpen i pausen mellom kampene, og  Arnstein har meldt seg som kiosk-

               ansvarlig lørdag. Vi må be om frivillig(e) for søndagen.     

               Det kan kjøpes pølser, toast og drikke.

               Det bli lagt liste i kiosken, hvor man kan krysse av det man kjøper , og gjøre opp, før man

               forlater banen.  Kun betaling med vipps.

               Johnny vil undersøke med Meny, hvor vi har gunstig avtale, om de har noe bannere,

              eller annen form for reklame, som vi kan sette opp ved kiosken.

              Dommere er ordnet med.

              Da det vil komme nærmere 100 spillere både lørdag og søndag, og vi ikke har plass til    

              parkering nær banene, vil Helge sende ut veibeskrivelse til parkering ved Gjøklep ung-

              domsskole.  Vi må også ha en «vakt», som omdirigerer dem som eventuelt kommer med

              bil til banene. Når det gjelder sosialt samvær på lørdagskvelden, har klubben fått tilbake-

              melding fra Forbundet, om  at ingen forventet noe, grunnet koronaepidemien.

24/20   Oppdatering av utviklingen på Hvitstein stadion (Helge, gjest)

             Vi har nå mottatt skriftlig løfte om at vi kan få disponere området mellom gjerdet og den

              nye løpebanen på stadion.  Vi håper at banene kan bli gjort spilleklare i løpet av våren 2021.

              Det er maskiner i sving på stadion i dag, og meningen er at disse skal brukes for å jevne ut

              området, og klargjøre til baner.  Hvor mye kommunen vil påta seg – og eventuelt hvor mye

              HPK må ta ansvaret for, er foreløpig noe usikkert. 

              Friidrettsklubben er interessert i et samarbeide med oss, det samme gjelder Skøyteklubben.

26/20   Klubbens kuler – anskaffelse av vesker? Andre eiendeler. (Heidi)

              Heidi har laget en liste over klubbens kuler, og andre eiendeler. Styret ble enige om, at

              vi skal koste på vesker, til hvert sett med kuler. Da vi har 17 gode sett kuler, og gamle,

              «billige» kuler, som begynner å ruste noe, foreslår Styret å gi disse til Civitan, om de er

               interessert.

37/20   Medlemsmøte på BAS 28.09, kl. 18,30 – påmelding? Saksliste (PPhallen – treningsoppsett?

              Opplegg for konkurransetrening? Annet?)

              Etter et labert oppmøte på forrige medlemsmøte, tror vi ikke det blir nødvendig med noen

              påmelding.  Vi kommer til å holde oss innenfor reglene om antall innendørs. Mat og drikke

              må  imidlertid hver og en ta med selv.  

              Treningsopplegg i PP-hallen må tas opp på medlemsmøte. Vi ble enige om å begrense

              antallet til 20 per spillekveld, (dette vil kreve påmelding) – og at hver spiller bare kan

              spille  èn gang pr uke. Vi antar det vil være tilstrekkelig med tirsdag og onsdag, hvis ikke,

              må vi benytte enda en kveld.

              Lisenscupen vil fortsette annenhver mandag. Styret ønsker at klubben vil stille minst ett

              lag til vinterserien. Alle har nytte av, å spille med andre utenfor vår egen klubb.

              Det er tidligere foreslått divisjonsspill, for neste utesesong, noe som blir et tema på medlems-

              møte.

38/20   Gratis nettbutikk – se e-post videresendt til styret 25.08. Er dette av interesse?

              Styret bestemte at dette ikke var aktuelt for vår klubb.

39/20    Eventuelt

            A)   Siste spillekveld ute, blir 29.09. 2 ukers pause, før innesesongen, som da starter opp

                  tirsdag 13.10.   Det skal ordnes litt i hallen, kjøre på noe grus, rake baner, tørke støv etc.

            B)  Spillere som kommer utenfra , og som ikke er medlemmer i klubben, skal betale kr. 50,-

                  Pr.gang.

             C)  Kiosken blir  åpen, og vi skal forholde oss til koronareglene. Bør være èn ved

                   kaffemaskinen.

              D) Ved loddsalg, kun vipps, og notere at det er for lodd. Det samme ved kiosk. Umulig for

                   den som har regnskap, og vite hva som er hva, ellers.

              E)  Det er viktig at spillere som benytter hallen utenom de faste spillekveldene, noterer

                 navn og telefonnr. – og også husker å betale for bruk av hallen.

           F)  Bjørn Arne og Johnny, skal delta på Klubbledermøte, og ønsker innspill, om klubben har

                saker vi ønsker skal tas opp.

          G)  HPK anbefaler at alle klubber bør ha to dommere. Bjørnar ønsker forbedret kvalitet på

                dommer-kurs, og at alle dommere bør ha et oppfriskningskurs.

          H)  Det skal nå være internasjonale regler for kleskode.

           I)  Hva skal vi gjøre med de «ekstra» pokalene, som er innkjøpt, og som står i hallen? Dette  

               må diskuteres videre.

          J)  Hvordan vi skal premiere etter utesesongen, vil også være et tema på medlemsmøte.

Møtet avsluttet kl, 20.30.

Neste styremøte blir 19.10. i PP-hallen.

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb 24.08.2020.

Sted: Hos Bjørnar.

Til stede: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen, Arnstein Barstad, Anne Lise Bakke.

Ikke til stede: Ingunn Thorvik

Gjester: Johnny Skjørberg og Helge Skjørberg.

Sak nr:

22/20   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra forrige styremøte.

              Godkjent.

23/20   Organisering av Jubileumsgrisen, og NM i Holmestrand 12, og 13 september.

              Baneansvarlig? Kioskansvarlig? – sosial sammenkomst m/mat om kvelden? Bør vi ha en

              offisiell åpning av nåværende baner før denne helgen? ( Johnny , gjest)

              Johnny mener vi har nok baner. Regner med 16-20 lag med trippel på lørdagen. Har ordnet

              med dommere, det trenger ikke være noen overdommer. Diskusjon rundt det med kiosk:

              Hvordan skal vi gjennomføre det? Vi bestemte at, det kan selges toast, pølser og drikke i

              pausene, hvis det, den helgen, fortsatt er lov å selge mat fra kiosk.

              På grunn av sen kveld på lørdagen, enkelte er ikke ferdig med spill før meget sent på kvelden,

              håper vi å kunne sette opp en tønnegrill, hvor deltagere som selv tar med det de vil grille,

              kan bruke denne. Dette er selvsagt væravhengig. Det er ikke lov å nyte alkohol, innenfor

              banens område.

24/20   Oppdatering av utviklingen på Hvitstein stadion (som angår HPK) + trenger vi flere data-

              kyndige? Eier HPK data-systemet vi bruker, for resultatberegning og oppdatering? Hvem

              har ansvar for oppdatering av e-post lister for utsending av resultater? (Helge , gjest)

              Ved flere møter mellom HPK og Kommunen, er det forsøkt å få til en ordning med bruk av

              område på Hvitstein stadion til baner. Slik det er i dag, låner HPK område til baner av Hydro,

              utenfor selve stadion, men dette er noe usikkert, da låneavtalen kan sies opp med 6 mnd.

              varsel. Det er et område som er aktuelt, hvor det må kjøres bort en del masse, noe som

              for øvrig nabo til eiendommen, er interessert i, så dette vil ikke by på de store kostnadene.

              En fordel for kommunen, blir at de slipper noe vedlikehold av dette område.

              Om vi kan komme inn på kommunal bane, vil vi spare utgiftene med strøm til

              kiosk,  lyskastere etc. Venter på tilbakemelding fra kommunen, om hvor mye dette

              da eventuelt vil koste HPK.  Ingri/Helge.

25/20   Oppdatering av klubbens økonomi, ubetalt medlemskontingent. Bjørnar.

              Vi ligger pr.d.d.  med et overskudd på kr. 16.400,-. Bjørnar har brukt mye tid på å sette seg

              inn i de forskjellige postene, og vil se hva han evt. vil forandre etter hvert.  Klubben sitter

              inne med en del varer i kiosken, som må selges ganske raskt. Kiosken har selvsagt vært stengt

              for annet  kjøp enn drikkevarer,  grunnet Covid-19, og har derfor heller ikke hatt noe salg av

              kioskvarer. 73 medlemmer har betalt sin kontingent, og det er bra.

26/20   Vi bør ha oversikt og dokumentasjon over klubbens eiendeler. Ansvar?

              Klubben har en del eiendeler i kiosk og i PP hallen, så som kjøleskap, PC, kule-sett osv.

              Vi ble enige om at Heidi samarbeider med Ståle om ajourføring av dette. Om noen låner

              kuler en kveld, bør dette noteres, for oversikt, og videre oppfølging.

Saker:

40/20   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra styremøte 03.09.

              Ingen bemerkninger.

              Tidligere saker:

24/20   Oppdatering av utvikling på Hvitstein stadion, samarbeide med Kjeldaas og idretts-

              rådet. (Ingri)

              Det har vært vanskelig å få kontakt med Kommunen og Kjeldaas ang. videre utbygging

              Mellom nylagt bane og gjerdet på Hvitstein. Bjørnar informerer om at han har kjennskap

              til, at Skøyteklubben har deltatt på Kommunens byggemøter, og om dette kunne være en

              mulighet for vår klubb. Arnstein tar kontakt med Skøyteklubben, for råd om hvordan vi kan

              få delta på disse møtene.    

26/20   Klubbens kuler: Liste, vesker, nummerert, regler for utlån. Tilbud til medlemmer.

              (Heidi)

              Vesker er innkjøpt hos Peter, og alle kulene er sortert, og lagt i vesker, sammen med

              informasjon om de diverse kulene. Lister henger på innsiden av skapet. Den som låner,

              skriver sitt navn og telefonnummer, og noterer også når kulene er tilbakelevert.

              Heidi har dette under kontroll.

39g/20 Anbefaling fra HPK ang. dommerkurs. (Bjørnar)

              Det er tenkt å opprette et forum, som skal videreutvikle de dommere vi allerede har.

              Ta opp vanskelige avgjørelser etc.

39i/20  Bruk av ekstra pokaler innkjøpt, står i hallen.

              Styret besluttet, at dette får ligge inntil videre.

39j/20  Premiering av Hvitstein-cup, når og hvor? Diplomer for vinnere av årets KM?

              1. 2 og 3 plass i Hvitstein-cup (Roger, Bjørn Arne og Johnny) vil bli premiert etter

              vedtaket på Årsmøtet. Vi besluttet å trekke de 6 vinnerne av 1. og 2. plass per uke

             på neste styremøte. (07.12) og prøve å streame dette, slik at de som ønsker, kan følge med.

27/20   Skal vi godkjenne patanquebanene på Hvitstein som de er? Eller bør vi legge på

             mere finkornet grus. Avgjørelsen vi tar, bør gjennomføres før 12 og 13 september. Ansvar?

              Det viktigste med disse banene, er å få vekk de største stenene, og rake banen før spill.

              Klubben er også snart ferdig med sommersesongen, og skal starte vintersesongen inne i

              Hallen. Det ble bestemt å vurdere, ikke å koste på ny grus, inntil videre, men vi må også

              ta hensyn til kommende NM arrangement.

28/20   Kurs i Klubbadmin for alle styremedlemmer? (Bjørnar). Kan vi være med på datoer

              satt opp av Forbundet, elektronisk?

              Det er mulig å logge seg på sin pc, og følge dette elektronisk, når man får en dato og

              klokkeslett. Bjørnar vil også undersøke om vi har en mulighet til å få noen til vår klubb,

              som kan instruere oss. Han skal også på et kurs i Admin.basis 31.08.

29/20   Klubbklær: Vi må fastsette standard bekledning (akseptabel for NM-deltagelse) som

              ikke stadig blir forandret. Standard «uniform», bør legges ut på vår hjemmeside.

              Man skal ha lik logo. Det er ønskelig med logo på ryggen, og foran på klubbdrakta.

              Kan ta med den trøya vi har, og få satt logo foran. Kjøper man ny, må man be om logo

              bak og foran.              

30/20   Arbeidsfordeling/samarbeide/ansvar, f.eks. vedlikehold/oversikt over klubbens eiendeler,

              varsling av dataansvar og kioskansvar, vedlikehold av medlemslisten, annet??

             Bjørnar har hatt oversikten over medlemslista. Hvem som skal overta dette ansvaret, avgjør vi      

             etter kurset i Klubbadmin. Vedr klubbens eiendeler, vil Heidi ta kontakt med Ståle for å ajour-

             føre dem.

             Hvem som skal ha ansvar for data/kiosk, står det liste i kiosken, og det skal opplyses

             tirsdagen før, hvem som har ansvaret,  tirsdagen etter.

             Bjørnar startet med å sende ut påminnelse til de det gjaldt på SMS, på mandagen før, men

             vi konkluderte med, at dette måtte medlemmene selv sjekke. Lista ligger også ute, på

             klubbens hjemmeside.

31/20   Nye idèer ang. det å skaffe sponsorer. (Heidi).

              Det er noe større utfordringer å drive oppsøkende virksomhet, i denne koronatiden.

              Blir lite personlig å sende en mail, med forespørsler. Hun har hatt kontakt med Norsk

              Lotteritilsyn, som satte som krav, at klubben måtte ha minst 10 unge. Det må imidlertid

              følges opp de vi har avtaler med, da det ikke har kommet inn noe penger dette året.

              Heidi følger opp dette. Har god kontakt.

32/20   Ledermøte 12.10 kl. 18-20, (Johnny, Bjørn Arne, Arnstein, Heidi). Innspille til temaer

              som ønskes diskutert, senest 20.09. Hva har gruppen kommet fram til? (Heidi).

              Det er Bjørn Arne og Johnny som vil delta på møtet, på nett,  kun to fra hver klubb.

              Det er foreløpig ikke kommet fram spesielle temaer som HPK ønsker å ta opp.

33/20   Oppsigelse av klubbens postboks (besparelse ca. kr. 1000/år) – konsekvenser?

              Hvem må varsles? (Bjørnar)

              Det koster kr. 1240,- pr.år å ha den boksen. Ingri har hentet posten der, som er svært

              lite. Det ble bestemt å si opp postboksen og forandre klubbens adresse til Bjørnar sin

              hjemadresse.

34/20   Baneutvalget (Jan Erik, Arnstein og Rolf) – hvilke oppgaver?

              En av de viktigste oppgaver på banen, må være å få en ordning med raking av banen

              før hver spillekveld. Det er kjøpt inn raker som står i bua på banen. I Peter Pan – hallen

              er det eget hallstyre, som ser på oppgavene der.

35/20   Eventuelt.

Det er et ønske fra Turistforeningen, om de kan få låne banen en formiddag, og få

innføring i petanque. Det er selvsagt veldig hyggelig.

      2)    Innspill fra Ingunn… Påpeker problemer i PP- hallen, når vi skal starte med vinter-

sesongen. Vanskelig å holde en meters avstand. Kan vi bare være 20 spillere? Og

hvordan skal vi gjennomføre dette. Dette må diskuteres på medlemsmøte, før

innesesongen.

3)  Ansvar for innkjøp/hvor/pris/ og hvor mye. Ståle har stått som ansvarlig fordette, men Heidi har sagt seg villig til å avlaste han. De diskuterer dette.

Vi må ha et medlemsmøte utover høsten, og møtet blir på BAS, 28.09, KL. 18.30,

hvis lokalet er ledig.

Så er det viktig med et nytt styremøte før spillehelgen 12 og 13 september, for å følge

opp diverse saker fra styremøte. Dette er satt til torsdag 03/09, kl. 18.30.

Et langt møte, med mange saker, som ble avsluttet kl. 21.15.

Johnny og Helge vil også bli invitert til neste møte.

Anne Lise Bakke,

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb 24.08.2020.

Sted: Hos Bjørnar.

Til stede: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen, Arnstein Barstad, Anne Lise Bakke.

Ikke til stede: Ingunn Thorvik

Gjester: Johnny Skjørberg og Helge Skjørberg.

Sak nr:

22/20   Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra forrige styremøte.

              Godkjent.

23/20   Organisering av Jubileumsgrisen, og NM i Holmestrand 12, og 13 september.

              Baneansvarlig? Kioskansvarlig? – sosial sammenkomst m/mat om kvelden? Bør vi ha en

              offisiell åpning av nåværende baner før denne helgen? ( Johnny , gjest)

              Johnny mener vi har nok baner. Regner med 16-20 lag med trippel på lørdagen. Har ordnet

              med dommere, det trenger ikke være noen overdommer. Diskusjon rundt det med kiosk:

              Hvordan skal vi gjennomføre det? Vi bestemte at, det kan selges toast, pølser og drikke i

              pausene, hvis det, den helgen, fortsatt er lov å selge mat fra kiosk.

              På grunn av sen kveld på lørdagen, enkelte er ikke ferdig med spill før meget sent på kvelden,

              håper vi å kunne sette opp en tønnegrill, hvor deltagere som selv tar med det de vil grille,

              kan bruke denne. Dette er selvsagt væravhengig. Det er ikke lov å nyte alkohol, innenfor

              banens område.

24/20   Oppdatering av utviklingen på Hvitstein stadion (som angår HPK) + trenger vi flere data-

              kyndige? Eier HPK data-systemet vi bruker, for resultatberegning og oppdatering? Hvem

              har ansvar for oppdatering av e-post lister for utsending av resultater? (Helge , gjest)

              Ved flere møter mellom HPK og Kommunen, er det forsøkt å få til en ordning med bruk av

              område på Hvitstein stadion til baner. Slik det er i dag, låner HPK område til baner av Hydro,

              utenfor selve stadion, men dette er noe usikkert, da låneavtalen kan sies opp med 6 mnd.

              varsel. Det er et område som er aktuelt, hvor det må kjøres bort en del masse, noe som

              for øvrig nabo til eiendommen, er interessert i, så dette vil ikke by på de store kostnadene.

              En fordel for kommunen, blir at de slipper noe vedlikehold av dette område.

              Om vi kan komme inn på kommunal bane, vil vi spare utgiftene med strøm til

              kiosk,  lyskastere etc. Venter på tilbakemelding fra kommunen, om hvor mye dette

              da eventuelt vil koste HPK.  Ingri/Helge.

25/20   Oppdatering av klubbens økonomi, ubetalt medlemskontingent. Bjørnar.

              Vi ligger pr.d.d.  med et overskudd på kr. 16.400,-. Bjørnar har brukt mye tid på å sette seg

              inn i de forskjellige postene, og vil se hva han evt. vil forandre etter hvert.  Klubben sitter

              inne med en del varer i kiosken, som må selges ganske raskt. Kiosken har selvsagt vært stengt

              for annet  kjøp enn drikkevarer,  grunnet Covid-19, og har derfor heller ikke hatt noe salg av

              kioskvarer. 73 medlemmer har betalt sin kontingent, og det er bra.

26/20   Vi bør ha oversikt og dokumentasjon over klubbens eiendeler. Ansvar?

              Klubben har en del eiendeler i kiosk og i PP hallen, så som kjøleskap, PC, kule-sett osv.

              Vi ble enige om at Heidi samarbeider med Ståle om ajourføring av dette. Om noen låner

              kuler en kveld, bør dette noteres, for oversikt, og videre oppfølging.

27/20   Skal vi godkjenne patanquebanene på Hvitstein som de er? Eller bør vi legge på

             mere finkornet grus. Avgjørelsen vi tar, bør gjennomføres før 12 og 13 september. Ansvar?

              Det viktigste med disse banene, er å få vekk de største stenene, og rake banen før spill.

              Klubben er også snart ferdig med sommersesongen, og skal starte vintersesongen inne i

              Hallen. Det ble bestemt å vurdere, ikke å koste på ny grus, inntil videre, men vi må også

              ta hensyn til kommende NM arrangement.

28/20   Kurs i Klubbadmin for alle styremedlemmer? (Bjørnar). Kan vi være med på datoer

              satt opp av Forbundet, elektronisk?

              Det er mulig å logge seg på sin pc, og følge dette elektronisk, når man får en dato og

              klokkeslett. Bjørnar vil også undersøke om vi har en mulighet til å få noen til vår klubb,

              som kan instruere oss. Han skal også på et kurs i Admin.basis 31.08.

29/20   Klubbklær: Vi må fastsette standard bekledning (akseptabel for NM-deltagelse) som

              ikke stadig blir forandret. Standard «uniform», bør legges ut på vår hjemmeside.

              Man skal ha lik logo. Det er ønskelig med logo på ryggen, og foran på klubbdrakta.

              Kan ta med den trøya vi har, og få satt logo foran. Kjøper man ny, må man be om logo

              bak og foran.              

30/20   Arbeidsfordeling/samarbeide/ansvar, f.eks. vedlikehold/oversikt over klubbens eiendeler,

              varsling av dataansvar og kioskansvar, vedlikehold av medlemslisten, annet??

             Bjørnar har hatt oversikten over medlemslista. Hvem som skal overta dette ansvaret, avgjør vi      

             etter kurset i Klubbadmin. Vedr klubbens eiendeler, vil Heidi ta kontakt med Ståle for å ajour-

             føre dem.

             Hvem som skal ha ansvar for data/kiosk, står det liste i kiosken, og det skal opplyses

             tirsdagen før, hvem som har ansvaret,  tirsdagen etter.

             Bjørnar startet med å sende ut påminnelse til de det gjaldt på SMS, på mandagen før, men

             vi konkluderte med, at dette måtte medlemmene selv sjekke. Lista ligger også ute, på

             klubbens hjemmeside.

31/20   Nye idèer ang. det å skaffe sponsorer. (Heidi).

              Det er noe større utfordringer å drive oppsøkende virksomhet, i denne koronatiden.

              Blir lite personlig å sende en mail, med forespørsler. Hun har hatt kontakt med Norsk

              Lotteritilsyn, som satte som krav, at klubben måtte ha minst 10 unge. Det må imidlertid

              følges opp de vi har avtaler med, da det ikke har kommet inn noe penger dette året.

              Heidi følger opp dette. Har god kontakt.

32/20   Ledermøte 12.10 kl. 18-20, (Johnny, Bjørn Arne, Arnstein, Heidi). Innspille til temaer

              som ønskes diskutert, senest 20.09. Hva har gruppen kommet fram til? (Heidi).

              Det er Bjørn Arne og Johnny som vil delta på møtet, på nett,  kun to fra hver klubb.

              Det er foreløpig ikke kommet fram spesielle temaer som HPK ønsker å ta opp.

33/20   Oppsigelse av klubbens postboks (besparelse ca. kr. 1000/år) – konsekvenser?

              Hvem må varsles? (Bjørnar)

              Det koster kr. 1240,- pr.år å ha den boksen. Ingri har hentet posten der, som er svært

              lite. Det ble bestemt å si opp postboksen og forandre klubbens adresse til Bjørnar sin

              hjemadresse.

34/20   Baneutvalget (Jan Erik, Arnstein og Rolf) – hvilke oppgaver?

              En av de viktigste oppgaver på banen, må være å få en ordning med raking av banen

              før hver spillekveld. Det er kjøpt inn raker som står i bua på banen. I Peter Pan – hallen

              er det eget hallstyre, som ser på oppgavene der.

35/20   Eventuelt.

Det er et ønske fra Turistforeningen, om de kan få låne banen en formiddag, og få

innføring i petanque. Det er selvsagt veldig hyggelig.

              2)    Innspill fra Ingunn… Påpeker problemer i PP- hallen, når vi skal starte med vinter-

sesongen. Vanskelig å holde en meters avstand. Kan vi bare være 20 spillere? Og

hvordan skal vi gjennomføre dette. Dette må diskuteres på medlemsmøte, før

innesesongen.

Ansvar for innkjøp/hvor/pris/ og hvor mye. Ståle har stått som ansvarlig for

dette, men Heidi har sagt seg villig til å avlaste han. De diskuterer dette.

 

Vi må ha et medlemsmøte utover høsten, og møtet blir på BAS, 28.09, KL. 18.30,

 

hvis lokalet er ledig.

 

 

Så er det viktig med et nytt styremøte før spillehelgen 12 og 13 september, for å følge

 

opp diverse saker fra styremøte. Dette er satt til torsdag 03/09, kl. 18.30.

 

 

Et langt møte, med mange saker, som ble avsluttet kl. 21.15.

 

 

Johnny og Helge vil også bli invitert til neste møte.

 

 

Anne Lise Bakke,

 

sekretær

 

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb , 30 juni 2020.

Sted: Hvitstein stadion.

Til stede: Ingri Lie, Heidi Skjørberg Nilsen, Ingunn Thorvik, Bjørnar Endal, Arnstein Barstad, Anne Lise Bakke.

Gjest: Ståle Baksetersveen.

Møtet ble holdt, grunnet en del tilbakemeldinger fra klubbens spillere, om at banen nå var i overkant vanskelig, med mye dumper og større steiner. Det har tidligere vært nedlagt masse arbeide med banene, som klubben har lånt, av Hydro. Banene heller en del, men om dette skulle rettes opp, ville det trengs minst 50 billass med masse, av diverse slag. Dette må vi bare akseptere.

Da den første dugnaden med banene ble gjennomført, ble det en del hull og dumper, etter maskinene. Det manglet en del masse den gang, for å tette/planere ut disse.

Ståle har god oversikt over dette, og det ble bestemt, dugnad 1. juli, med mannskap og maskiner,

for å legge på, og rake ut samme masse som tidligere.

Så skal det vurderes etter en 14 dagers tid, hvordan dette har satt seg.

Det er også ønskelig med raking av banene, i forkant av spillekvelder og kamper, for å rette ut en del hauger, og spre løse grus-steiner, og slette ut eventuelle kulemerker. 

Anne Lise Bakke

sekretær

Styremøte i Holmestrand Petanqueklubb , 08.06.2020.

Sted: Hos Bjørnar Endal.

Til stede: Ingri Lie, Bjørnar Endal, Heidi Skjørberg Nilsen, Arnstein Barstad, Ingunn Thorvik, Anne Lise Bakke. Gjest: Johnny Skjørberg, til sak (14/20).

Vi startet møte med å ønske Ingunn velkommen inn i styret, som ny vara, Heidi, fra vara, til ny nestleder, og Bjørnar fra nestleder, til kasserer.

Saksliste:

Sak nr.

14/20   Mandat/samarbeide med klubbens utvalg + organisering av NM i Holmestrand 13.09.

              (Johnny Skjørberg møtte som representant for Turneringsutvalget.)

              Det ble presisert hvor viktig det er å ha et godt samarbeide mellom styret og de diverse

              utvalgene, og vi ble enige om at det er spesielt viktig å ha en god informasjonsflyt, og

              holde hverandre orienterte. Johnny tar kontakt med formannen hver gang noe nytt er

              på gang, og styret tar kontakt med Johnny før hvert styremøte.

              Når det gjelder de ulike arrangementer, kan det være et problem å fordele de forskjellige

              arbeidsoppgaver.

              Dette gjelder særlig etter endte kamper, hvor alle går hjem, når de er ferdig med sine

              kamper, uten å tenke over, hva kan jeg hjelpe til med, når det gjelder rydding etc.

              Ikke å forvente at den som er tidlig ferdig, skal sitte å vente til sluttspill er endt,  for å

              hjelpe til. Forslag fra Johnny, at den som er ansvarlig for turneringsutvalget på hver HPK

              arrangert turneringsdag, lager en liste over de HPK-spillere som går videre til A og B

              sluttspill, og basert på denne listen, blir oppgavene fordelt.

              En annen sak som ble tatt opp: Det er nødvendig med en del gjennomgang av regler vi

              må følge i spillet, også når vi spiller våre ukentlige, lokale turneringer: Dette med tanke

             på at vi har en del nye i klubben, og kanskje også noen som ikke synes alle regler er like

             nødvendige, f.eks. holde seg innenfor ring, (ringene vil komme tilbake på tirsdag, med

             pålagt renhold), pussing av nedslag etc….

             Når det gjelder NM 13.09, er det hovedsakelig Forbundet sitt ansvar. HPK`s oppgaver

             kommer vi tilbake til, når dagen nærmer seg.

             Styret ønsker også informasjon til  klubbmedlemmer,  om hvem som reiser til  bortekamper,

             og en tilbakemelding om hvordan kampene har vært. Ansvaret for dette, vil kreve

             godt samarbeide mellom HPK-spillerne som deltar.

15/20   Styret redusert fra 7+2 til 5+1, dette er korrigert i klubbens lover. Er det noen spørsmål

              angående saker gjennomgått på Årsmøtet?

              Redusering av styret gikk greit gjennom på årsmøtet. Det ble diskutert en del rundt viktig-

              heten av at varamedlem er med på styremøtene. Dette er frivillig, men om et av styre-

              medlemmene melder fravær, må vara stille med dennes stemmerett, og det er viktig å

              vite hva det diskuteres på møtene, selv om referat blir lagt ut. Men ved vanlig oppmøte

              har vara ikke stemmerett.

16/20   Det er nå lovpålagt at klubben må benytte Min Idrett/Klubbadmin som automatisk

              faktureringssystem fra og med 2021. Dette betyr ekstra kostnader for klubben, og flere i

              styret må på kurs.

              Fordelen med dette, er at regninger for medlemsavgift, sendes direkte via Klub.Admin, og

              at innbetaling blir automatisk registrert.

              Alle klubber er pålagt dette, grunnet en del tidligere juks i systemet. Det er snakk om

              kr. 14,- pr. faktura. Ca kr. 1000,- for klubben. Bjørnar undersøker om vi kan få en person

              til å kurse styret med hensyn til dette systemet. Flere må kunne bruke det.

              Styret besluttet å benytte Min Idrett/KlubbAdmin som automatisk faktureringssystem

              fom 2021.

17/20   Styremedlemmers arbeidsfordeling (f.eks.oppdatering av medlemslister, kontakt med

              Idrettsrådet og annet.)  

              Bjørnar påtar seg foreløpig å oppdatere medlemslistene, som i dag ligger både i Dropbox

              (Excel) og i KlubbAdmin. Når alt er klart i KlubbAdmin skal KlubbAdmin være HPK`s eneste

              medlemssystem, og videre bli et samarbeide mellom Anne Lise og Bjørnar.

              Heidi påtar seg ansvaret å ta kontakt med Idrettsrådet for å opprettholde et nødvendig   

              samarbeide.

              Hva kan klubben søke om, i forhold til økonomisk støtte? Kommunen vil senere holde kurs,

              hvor Heidi vil delta.

18/20   Sponsing ( e-post fra Thor Stang).

              Det er ingen enkel oppgave å få firmaer til å binde seg til et visst beløp pr år, for å sponse

              klubben. Det er et tungt arbeide, og særlig i denne koronatiden, har jobben ligget i dvale.

              Men det er ikke helt dødt. Limaco as, som driver med maskinutleie, og har vært aktiv i

              forhold med å utbedre  våre nye baner, sponser oss med kr. 10.000- i året, eks. moms.

              Beløpet  gis i form av verdien av å leie div. maskiner.

              Dekkbutikken med kr. 3.000,-. Meny, Holmestrand, gir oss gode tilbud, likeledes vil

              Europris gi oss gode tilbud. Eddie har vist seg ivrig i forhold til dette, hadde masse ideèr, og

              vi tar selvsagt imot alle innspill med hensyn til jobben med å skaffe nye sponsorer.

19/20   Oppfølging av petanque for skoleungdomsklasser.

              Dette vil foreløpig ligge nede, grunnet koronaepidemien. Foreldre er ikke ivrige på å sende

              barna avgårde. Hvis forholdene endrer seg, og det blir tillatt, ser vi om det er mulig og

             interesse for, å ta dette opp igjen til høsten.

20/20   Øke spiller-avgift sommer fra kr. 300,- til kr. 500,-? (Nevnt på årsmøtet)

              Avventer foreløpig dette.

21/20   Eventuelt.

              Bjørnar, som nå har overtatt som kasserer etter Peter, skal ha et møte med han denne

              uken.  Han informerte om, at han kommer til å følge styrets ønske om økonomisk opp-

              datering på hvert styremøte.

              Gruppa, på fire,  som gjorde hovedinnsatsen med de nye banene, bør få oppmerksomhet,

              I tillegg til en stor takk. Styret ordner med dette.

Et hyggelig møte hjemme hos Bjørnar, med oppdekking av is, kaffe og brownies..tusen takk!

Neste møte ble bestemt 24.08.2020.

Møte avsluttet  kl. 21.00.

Anne Lise

sekretær